Alle Finanztransaktionen für eine Organisation werden auf die eine oder andere Weise im Hauptbuch verbucht. Wenn ein Computerprogramm für die Buchhaltung verwendet wird, werden die meisten Finanzdaten in einem Nebenbuch (z. B. Kreditoren oder Debitoren) gebucht, das automatisch im Hauptbuch gebucht wird. Einige Einträge müssen jedoch direkt im Hauptbuch gebucht werden. Transaktionen, die häufig direkt im Hauptbuch verbucht werden, sind Investitionsaufwendungen, Zinsabgrenzungen, Kumulation von Abschreibungen, Anpassungen, die in der nächsten Abrechnungsperiode aufgelöst werden, und andere Kontoanpassungen, die nicht über ein Nebenbuch vorgenommen werden können. Bei der Buchung im Hauptbuch muss besonders sorgfältig vorgegangen werden, da die Korrektur von Fehlern mit mehreren Hauptbucheinträgen zu unordentlichen Buchhaltungssätzen führt. Abgesehen davon ist die Buchung im Hauptbuch jedoch nicht kompliziert.
Stellen Sie alle Dokumente zusammen, die sich auf die Einträge beziehen, die Sie im Hauptbuch buchen möchten. Dazu können Kaufverträge, Leasing- oder Darlehensverträge, Amortisationspläne und Abschreibungspläne gehören.
Bereiten Sie auf Ihrem Computer oder auf Papier eine Kalkulationstabelle vor, in der alle zu buchenden Hauptbucheinträge detailliert beschrieben werden. Fügen Sie eine vollständige Beschreibung des Hauptbucheintrags, das genaue zu belastende Konto und den Betrag sowie das entsprechende Guthabenkonto und den Betrag hinzu. Behalten Sie Ihre Sollbeträge in einer Spalte links und die Gutschriften in einer Spalte rechts.
Summieren Sie die Lastschriften und Gutschriften für alle Ihre Buchungen im Hauptbuch und stellen Sie sicher, dass Ihre Soll- und Guthabensummen gleich sind. Wenn Sie Ihre Tabelle auf Ihrem Computer vorbereitet haben, drucken Sie sie als Referenz aus, während Sie die Daten in Ihr Hauptbuchmodul eingeben.
Greifen Sie auf Ihr Hauptbuchmodul in Ihrem Buchhaltungsprogramm auf Ihrem Computer zu. Stellen Sie sicher, dass das Datum für Ihr Hauptbuch auf den Zeitraum eingestellt ist, in dem Sie Ihre Buchungen buchen möchten. Dies ist wichtig, da Buchungen nach Ablauf der Periode häufig in das Hauptbuch gebucht werden. Während der aktuelle Monat tatsächlich Februar sein kann, können Sie beispielsweise für Januar Hauptbucheinträge buchen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihr Hauptbuchdatum auf Januar eingestellt ist.
Geben Sie Ihre Hauptbucheinträge gemäß Ihrem Benutzerhandbuch für die Buchhaltungssoftware in Ihr Hauptbuchmodul ein.
Drucken Sie einen Bericht über Ihre nicht gebuchten Hauptbucheinträge. Korrekturlesen Sie Ihre Buchungen im Hauptbuch, prüfen Sie sie anhand Ihrer Tabellenkalkulation (und fügen Sie ggf. Maschinenbänder hinzu), die Sie bereits vorbereitet haben. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an Ihren Hauptbucheinträgen vor. Noch nicht ins Hauptbuch buchen.
Machen Sie eine Computersicherung Ihrer Hauptbuchdaten. Kennzeichnen Sie die Sicherung Ihrer Hauptbuchdaten eindeutig und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf.
Veröffentlichen Sie Ihre Hauptbucheinträge gemäß der Bedienungsanleitung Ihrer Buchhaltungssoftware. Drucken Sie eine vollständige Aufzeichnung der Einträge, die Sie in Ihr Hauptbuch gebucht haben. Bewahren Sie diese in den entsprechenden Akten oder Kontenbüchern als Teil Ihrer permanenten Buchhaltungsunterlagen auf.
Tipps
-
Dokumentieren Sie alle Eingaben, die Sie im Hauptbuch buchen, immer gründlich, da Sie nie sicher sein können, dass Sie Ihre Hauptbucheinträge später erläutern können. Bewahren Sie Ihre Dokumentation sicher als Teil Ihrer permanenten Buchungsunterlagen auf. Wenn Sie keinen Computer verwenden, sondern Ihre Buchhaltung nur auf Papier durchführen, erfassen oder buchen Sie die Buchungen der Hauptbucheinträge manuell in einem allgemein akzeptierten Buchhaltungsformat, und stellen Sie sicher, dass die Salden aller betroffenen Konten aktualisiert werden. Dokumentieren Sie Ihre Buchungen im Hauptbuch immer sorgfältig und bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen an einem sehr sicheren Ort auf.
