Wenn Sie ein Unternehmer sind, ist es wichtig, eine aktuelle Liste Ihres Inventars zu führen. Inventarposten gelten als Geschäftsvermögen und sollten in Ihren Finanzunterlagen als solche aufgeführt werden. Sie benötigen diese Informationen auch, um genau zu berechnen, wie viel Versicherung Sie im Falle eines Diebstahls, eines Brandes, einer Überschwemmung oder eines anderen Vorfalls benötigen, der Ihr Inventar beeinträchtigen könnte. Wenn ein Vorfall auftritt, hilft Ihnen Ihre Bestandsliste, wenn Sie einen Versicherungsanspruch geltend machen.
Artikel, die Sie benötigen
-
Computer
-
Software
Entscheiden Sie, welche Art von Computersoftware Sie zum Aufzeichnen und Aktualisieren Ihres Inventars verwenden möchten. Viele Unternehmen verwenden eine Excel-Tabelle, um ihre Inventarartikel aufzulisten.
Geben Sie Informationen ein, z. B. eine Beschreibung jedes Elements. Stückzahlen; Seriennummern auf dem Gerät; der Name des Herstellers; Kaufpreis; und Kaufdatum. Jede Art von Geschäft wird andere Dinge enthalten. Eine Anwaltskanzlei verfügt möglicherweise nur über Büroausstattung. eine Baufirma könnte Bulldozer, Lastwagen, Anhänger und Werkzeuge haben; Ein Lebensmittelgeschäft könnte über Registrierkassen, Regale, Kühlschränke, Gefriergeräte und die von ihnen verkauften Lebensmittel verfügen. Ein großer Laden oder ein Unternehmen muss möglicherweise täglich Artikel inventarisieren. Ein kleines Büro muss nur einmal im Jahr die Ausrüstung inventarisieren. Nicht alles muss inventarisiert werden. Büromaterial wie Papier, Stifte und Büroklammern müssen nicht inventarisiert werden (es sei denn, Sie verfügen über ein Geschäft für Bürozubehör). In der Regel sollten Sie alles inventarisieren, was Sie in einen Versicherungsbericht aufnehmen würden.
Fügen Sie gescannte Kopien der Quittungen Ihres ursprünglichen Einkaufs in Ihre Computerunterlagen ein.
Fügen Sie gescannte oder digitale Kopien von Fotos Ihres Inventars in Ihre Computeraufzeichnungen ein. Machen Sie beispielsweise Fotos von Computern, Kopierern, Autos, Lastwagen, Schmuck (wenn Sie ein Juweliergeschäft besitzen), Maschinen usw.
Speichern Sie Ihre Computeraufzeichnungen an einem sicheren Ort, an dem ein Kennwort für den Zugriff erforderlich ist. Geben Sie das Passwort nur den Personen an, denen Sie diese Informationen anvertrauen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine bestimmte Anzahl von Kopien Ihres Inventars an einem sicheren Ort aufbewahrt haben. Stellen Sie Ihrem Anwalt, Steuerberater und Versicherungsvertreter eine elektronische Kopie Ihres Inventars zur Verfügung.
Erwägen Sie bei Ihrer Bank ein Schließfach, in dem Sie gedruckte und elektronische Kopien Ihres Inventars aufbewahren können.
