Da Ihr kleines Unternehmen auf dem Vormarsch ist, werden Sie nicht nur gleichermaßen in Verantwortung und Zufriedenheit schwimmen. Sie werden sich auch durch eine ganze Menge Jargon waten. Die am wenigsten spaßige Sprache ist die Art, die sich auf Geschäftsausgaben bezieht - Sie wissen, Begriffe wie Investitionsausgaben, nennenswerte Vermögenswerte, Abschreibungen, gesicherte Schulden und Fremdfinanzierung.
Wenn jemand in einem Geschäftsjargon "Bargeldauszahlung" sagt, bedeutet dies nur einen einfachen Geldabfluss. In den meisten Fällen - wenn Sie Ihr Leben einfacher machen möchten - können Sie dies sogar einfach als Zahlung bezeichnen, aber die genaue Definition wird etwas genauer.
Was genau ist Barauszahlung?
Wir wissen also, dass die Barauszahlung der Geldabfluss oder die Zahlung von Geld ist. Aber was könnte dieser Abfluss abdecken?
Barauszahlungen werden häufig für Betriebsausgaben, Güter und Dienstleistungen verwendet, die für das Unternehmen und die Konten erforderlich sind, die Sie für normale Geschäftstätigkeiten zahlen, sie können jedoch auch Zinsen für Kredite zahlen. Ebenso kann es sich um eine Dividendenzahlung oder um die Gewinnausschüttung an die Aktionäre handeln. Das sind die großen Schläge, aber im Alltag eines kleinen Unternehmens sind einige der häufigsten Arten von Barauszahlungen geringfügige Barauslagen und sogar Rückerstattungen an Kunden, die direkt von der Kasse aus gemacht werden.
Obwohl es sich nach dem Begriff selbst wie ein Oxymoron anhört, müssen Barauszahlungen nicht in Form von Papiergeld erfolgen. Eine Barauszahlung kann auch in Plastik, Schecks oder elektronischen Überweisungen erfolgen.
Der Auszahlungsprozess
In der Regel verwenden Unternehmen ein Kreditorensystem (einschließlich der verschiedenen Arten von Kreditorensoftware, die häufig von kleinen Unternehmen eingesetzt werden), um Barauszahlungen auszuzahlen. Ebenso kann das Abrechnungssystem Ihres Unternehmens Barzahlungen leisten. Einige Unternehmen können den Barauszahlungsprozess an ihre Bank auslagern.
Am entgegengesetzten Ende des Spektrums können Barauszahlungen einfach mit Portokasse von einer Hand zur anderen ausgezahlt werden. Portokasse wird in der Regel von Mitarbeitern für kleine geschäftliche Einkäufe wie kleinere Büromaterialien, Mittagessen mit einem Kunden oder eine Lyft-Fahrt zur Baustelle verwendet. Bei diesen kleineren Käufen ist es nicht erforderlich, einen Scheck zu schreiben oder eine elektronische Geldüberweisung zu tätigen.
Schützen Sie sich mit Kontrollverfahren
Bargeldauszahlungen sind zwar so einfach wie das Anlegen von Bargeld in die Hand eines Mitarbeiters, sie erfordern jedoch Kontrollverfahren wie das Auszahlen von Bargeld per Scheck oder Banküberweisung. Der Begriff "Kontrollverfahren" mag ein wenig einschüchternd klingen, in diesem Fall bedeutet dies jedoch nur, dass Sie die Barauszahlungen Ihres Unternehmens konkret erfassen und die Aufzeichnungen über ein physisches Auszahlungsjournal oder eine digitale Buchhaltungssoftware (oder beides) führen sollten. Dies gibt Ihnen einen Papierweg und hilft, die Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens in der Steuersaison zu sichern, während Sie Ihr Budget das ganze Jahr über verfolgen.
Vergewissern Sie sich, dass der Empfänger für Bargeld eine Quittung für geschäftliche Einkäufe erhält, und bewahren Sie diese Quittung zusammen mit einem Bargeldgutschein auf, der den Namen des Spenders und eine Beschreibung des Kaufs enthält. Im Allgemeinen sollte jede Barauszahlung, unabhängig davon, ob sie digital oder in einem analogen Verfahren der alten Schule eingereicht wird, neben einem Bericht erfolgen, der Informationen wie Art der Ausgaben, Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Zahlungsweise und ein Memo enthält, das alle anderen relevanten Informationen beschreibt Einzelheiten. Wenn Sie eine Barauszahlung als Dividendenzahlung ausgezahlt haben, tragen Sie diese in Ihrem Journal oder in Ihrer Software als Minderung des Firmenkapitals ein. In ähnlicher Weise sollten Barerstattungen von der Kasse als Umsatzminderung erfasst werden.
Es ist am besten, die Barauszahlungsaufzeichnungen sieben Jahre lang aufzubewahren, um Ihren Schutz im Falle einer Steuerprüfung zu maximieren. Sicher, es kann ein bisschen Bürofläche (oder Festplattenspeicher oder Cloud-Speicher) beanspruchen, aber es ist mehr als das Gewicht wert, wenn es um Ruhe geht.
