Die effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern ist eine der Herausforderungen, um Manager zu sein. Im Gegensatz zu einem persönlichen Gespräch, in dem die Nachricht auf die Person zugeschnitten werden kann, die sie empfängt, müssen Sie, wenn Sie mit den Mitarbeitern insgesamt sprechen, in einem für alle geeigneten Stil sprechen. Dies kann besonders schwierig sein, wenn Sie ein negatives Memo schreiben - eine kritische Nachricht oder eine schlechte Nachricht. Um ein solches Schreiben zu schreiben, muss der Manager direkt, aber auch taktvoll sein. Das Ziel sollte sein, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Handlungen zu ändern, ohne schlechte Gefühle zu erzeugen.
Liefern Sie zuerst die schlechten Nachrichten. Wenn Sie ein negatives Memo schreiben, ist es in der Regel am besten, die schlechte Nachricht sofort zu erhalten. Das Einbeziehen einer erheblichen Menge an Vorlauf in die Nachricht hat mehrere Nachteile: Erstens kann es klingen, als würden Sie stecken bleiben; Zweitens hören einige Mitarbeiter möglicherweise auf zu lesen, bevor sie an den Punkt der Notiz gelangen. und drittens, wenn die Nachricht erwartet wurde, überspringen viele Mitarbeiter die Einführung trotzdem. Der Ton dieses Abschnitts sollte klar sein und die Fakten klar dargelegt werden. Versuchen Sie, Ärger oder übermäßige Negativität zu vermeiden.
Ermutigung anbieten. Nachdem Sie die schlechten Nachrichten verteilt haben, verschieben Sie den Ton und den Fokus Ihres Memos so, dass es etwas optimistischer ist. Wenn Ihr Brief kritisch war, sprechen Sie ihn mit Lob und Ermutigung aus. Wenn Sie unangenehme Nachrichten übermittelt haben, betonen Sie das Positive. Das Ziel Ihres Jobs als Manager ist es, eine Aufgabe zu übernehmen, die niemals wichtiger ist als in schwierigen Zeiten.
Präsentiere eine Lösung. Eines der Dilemmas, mit denen Angestellte häufig konfrontiert sind, wenn sie ein negatives Memo erhalten, ist es nicht zu wissen, welche Aktion ihr Vorgesetzter jetzt wünscht. Skizzieren Sie im dritten und letzten Teil des Schreibens eine klare Vorgehensweise, die die Mitarbeiter ergreifen können, um die Situation zu verbessern. Diese Anweisung sollte den Mitarbeitern klare Schritte bieten und in einem optimistischen Ton geliefert werden.
Lesen Sie es laut vor. Bevor Sie das Memo versenden, sollten Sie es noch einmal durchsehen und es dann laut vorlesen. Lesen Sie es sich zuerst vor sich selbst und dann an mindestens eine andere Person vor, die Feedback geben kann. Hören Sie sorgfältig auf Ihre Wortwahl und versuchen Sie, jede Sprache zu hören, die möglicherweise falsch interpretiert wird. Nachdem Sie diese Korrekturen vorgenommen haben, sollte der Brief auf Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung geprüft werden, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie den Brief sorgfältig geschrieben haben.
