Verträge haben sich über viele Jahrhunderte hinweg als universelle Methode etabliert, um eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien zu treffen. Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung der Beziehungen zwischen den Entitäten, wie Kunden, Partnern, Lieferanten oder Mitarbeitern. Die Verfahren enthalten Details zur Durchführung von Verhandlungs-, Implementierungs-, Beendigungs- und Erneuerungsaktivitäten.
Verfahrenselemente
Ihr Ziel im Vertragsmanagement ist es, den Gewinn zu maximieren und das Risiko zu minimieren. Klar definierte Verfahren erleichtern die Koordination zwischen den beteiligten Parteien. Kaufmännische Verträge umfassen Rechnungen, Bestellungen und Partnerschaftsvereinbarungen. Implementieren Sie Vertragsverwaltungsverfahren mithilfe von Computersoftwaresystemen oder einfach als Handbuch dokumentiert.
In Ihren Verfahren sollten Sie festlegen, wie die Anforderungen an die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen festgelegt werden. Die Einhaltung der Kontraktspezifikationen bildet häufig die Grundlage für die Qualitätsbestimmung. Unterschiedliche Geschäftsanforderungen führen zu Vertragsänderungen, wie dies in den Vertragsverwaltungsverfahren zulässig ist. Setzen Sie umfassende Vertragsverwaltungsverfahren ein, damit Streitfragen und nicht erfüllte Verpflichtungen schneller gelöst werden, da Ihre Verträge robust sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Statuten und Vorschriften befolgen, die die Vertragssprache und die Rechte und Pflichten der Beteiligten regeln. Während früher ein einfacher Handschlag als rechtlich bindend galt, verlassen sich moderne Unternehmen heute auf eine Reihe gesetzlicher Dokumente, um Geschäfte abzuwickeln. Dokumentieren Sie, wie Sie vier Haupttypen von Verträgen generieren können: Festpreise, erstattungsfähige Kosten, teilweise definierte Verträge und Briefverträge. Verfahren zur Vertragsentwicklung und -verwaltung für jeden Typ sollten angeben, wie der Preis aufgelistet, der Umfang festgelegt, der Lieferplan festgelegt, das Risiko für jede Partei bewertet und gegebenenfalls laufende Geschäftsbeziehungen beschrieben werden.
Bereiten Sie sich auf die Handhabung verschiedener Szenarien vor. Für Festpreisverträge sollten in zusätzlichen Verfahren abweichende Bedingungen festgelegt werden, z. B. die Erstellung des Vertrags, wenn die genaue Materialmenge nicht bekannt ist oder sich die Tätigkeit über einen langen Zeitraum erstreckt. Einige Branchen, wie die Bauindustrie, enthalten Anreize für Verträge, um die betriebliche Effizienz zu motivieren. Verfahren im Zusammenhang mit Kostenerstattungsverträgen legen fest, wie Bedingungen festgelegt werden, damit der Käufer das finanzielle Risiko des Verkäufers übernimmt, indem er einen Preis vereinbart, der (typischerweise) alle Kosten deckt, zuzüglich einer Gebühr. Die Regeln für die Überwachung dieser Art von Verträgen (die normalerweise von gemeinnützigen Agenturen oder Geschäftspartnern verwendet werden, bei denen der finanzielle Gewinn nicht das vorrangige Ziel ist) beinhalten klare Erwartungsaussagen. Richten Sie auch Verfahren für teilweise definierte Verträge und Briefverträge ein. Zeit und Mühe in die Entwicklung umfassender Verfahren zu investieren, gewährleistet einen reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens.
