Bei der Verwaltung von Sonderveranstaltungen kann es schwierig sein, den Erfolg zu bewerten, da die Dinge selten wie geplant verlaufen und es immer Verbesserungsbedarf gibt. Eine Lückenanalyse macht die Erfolgsmessung von Sonderveranstaltungen wesentlich einfacher. Eine Lückenanalyse erstellt eine Reihe von Zielen vor dem Ereignis und vergleicht diese mit den tatsächlichen Ergebnissen. So können Sie abschätzen, wie erfolgreich eine Veranstaltung diese Ziele erreicht hat.
Schreiben Sie sich eine Liste mit Zielen auf, die Sie vor dem besonderen Ereignis erreichen möchten. Diese Ziele sollten messbar sein. Beispiele für Ziele für eine besondere Veranstaltung können die Anzahl der Teilnehmer, der Umfang der Berichterstattung in den Medien, die Ausgaben oder die erhöhte Bekanntheit der Marke sein. Unabhängig davon, welche Ziele Sie wählen, stellen Sie sicher, dass diese für den Erfolg des besonderen Ereignisses ausschlaggebend sind. Die Ziele sollten spezifisch sein. Wenn Ihr Ziel die Anzahl der Teilnehmer ist, notieren Sie sich die bestimmte Anzahl, die Sie erreichen möchten.
Schreiben Sie eine Liste der Errungenschaften nach dem Ereignis auf. Schließen Sie nur diejenigen ein, die Sie in Ihren Zielen festgelegt haben. Wieder möchten Sie bestimmte Zahlen verwenden. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten Zahlen mit Ihren Zielen vergleichbar sind. Wenn es zum Beispiel das Ziel war, bei der Veranstaltung 100 Promotion-Einheiten zu verteilen, muss Ihre Leistung in Einheiten gemessen werden (nicht in Fällen, in Pfund oder in Dollar).
Berechnen Sie den Unterschied zwischen Ihren Zielen und Ihren Erfolgen. Dies ist ein relativ einfacher Prozess: Sie nehmen einfach die für Ihr Ziel gewählte Figur und die erreichte Zahl und berechnen dann die Differenz zwischen den beiden. Wenn Sie das Ziel hatten, 3.000 Tickets für die Sonderveranstaltung zu verkaufen und die tatsächliche Zahl 2.000 betrug, haben Sie eine Lücke von 1.000 Tickets. Wenn Sie 3.000 oder mehr Tickets verkauft haben, besteht keine Lücke.
Schreiben Sie einen Bericht basierend auf den im Ereignis festgestellten Lücken. Auf diese Weise können Sie Verbesserungen bei der Organisation zukünftiger Sonderveranstaltungen vornehmen. Sie sollten alle Lücken mit möglichen Erklärungen und Verbesserungsvorschlägen sowie alle Erfolge, bei denen keine Lücken vorhanden waren, mit Erläuterungen dazu, warum das Ziel erreicht wurde, einschließen.
Verteilen Sie den Bericht an alle relevanten Parteien, einschließlich aller Personen, die an der Sonderveranstaltung mitgearbeitet haben und in Zukunft an ähnlichen Sonderveranstaltungen arbeiten werden. Auf diese Weise können sie die Leistungsdefizite der vorherigen Veranstaltung verstehen und sie beraten, wie in der Zukunft Verbesserungen vorgenommen werden können. Dadurch werden zukünftige Leistungslücken reduziert.
Tipps
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Denken Sie daran, nur messbare Ziele zu verwenden. Wenn Sie ein weniger greifbares Ziel verwenden, z. B. eine erhöhte Markenbekanntheit, benötigen Sie einen messbaren Leistungsindikator, z. B. eine 20-prozentige Steigerung der Bekanntheit der Marken unter den Teilnehmern.
Warnung
Verwenden Sie nur Daten, von denen Sie wissen, dass sie zuverlässig sind. Schätzungen oder Vermutungen liefern keine nützlichen Ergebnisse und können zu falschen Schlussfolgerungen führen.
