Briefing Papers, die normalerweise im öffentlichen Sektor verwendet werden, sind kurze Dokumente, die Zusammenfassungen eines bestimmten Themas und die vorgeschlagenen Vorgehensweisen enthalten. In einem Geschäftsumfeld kann ein leitender Assistent ein Briefing Paper verwenden, um den CEO über ein Thema zu informieren, das beispielsweise auf der nächsten Vorstandssitzung erörtert wird. In diesem Fall möchte der CEO möglicherweise den Hintergrund und den Kontext des Problems sowie die nächsten Schritte erfahren, damit er die Einzelheiten mit den Vorstandsmitgliedern besprechen kann. Wenn Sie ein Briefing Paper für jemanden in Ihrem Unternehmen schreiben möchten, halten Sie es bitte genau und präzise.
Format eines Briefings
Wie der Name vermuten lässt, sollen die Kurzberichte kurz sein. Im Allgemeinen müssen Sie Ihr Papier unter zwei Seiten halten, damit es leicht zu lesen und zu lesen ist. Zweck eines Informationspapiers ist es, den Empfänger über ein komplexes Thema zu informieren, den Kontext auf hoher Ebene bereitzustellen und Empfehlungen für das weitere Vorgehen zu geben. Dies hilft ihm, die Highlights zu kennen, um notwendige Entscheidungen zu treffen oder damit zusammenhängende Aufgaben zu erledigen. Die Arbeitspapiere sind in einer klaren, einfachen Sprache verfasst und enthalten häufig Aufzählungspunkte anstelle von dichten Absätzen, so dass sie leicht zu scannen sind.
Der Beginn des Briefing-Dokuments
Geben Sie den Namen der Person an, für die Sie das Briefing-Dokument verfassen, das aktuelle Datum und den Betreff des Briefings oben. Viele Kurznotizen beginnen mit einem Abschnitt "Zweck", in dem der Grund für die Notiz angegeben wird. Dies wird den Leser darüber informieren, warum diese Informationen für ihn wichtig sind.
Der Zweck dieses Dokuments besteht darin, den Präsidenten über die Einzelheiten des Vorfalls der Polizei in unserem Büro in Saint Louis am 3. September zu informieren. Da der Vorfall zu einer nationalen Nachricht geworden ist, erhält der Präsident möglicherweise Fragen von Mitgliedern der Medien.
Alternativ beginnen einige Kurznotizen mit einem Abschnitt "Probleme", in dem Sie alle anstehenden Probleme angeben können, die gelöst werden müssen.
Der Hauptteil des Briefings
Der Hauptteil des Informationspapiers sollte einen Abschnitt mit den wichtigsten Überlegungen enthalten, in dem Sie den Kontext oder Hintergrund des Problems sowie alle relevanten Informationen beachten können, die der Leser wissen sollte.
Zu beachten: Der Täter ist und war nie Angestellter dieser Firma. Er handelte alleine, ohne Hilfe von jemandem in unserer Einrichtung. Während die Mitarbeiter sichere Türen öffneten, wurden sie unter Zwang und gemäß den Sicherheitsvorschriften geöffnet. Drei Angestellte werden von der Polizeibehörde von Saint Louis für ihre Tapferkeit bei der Unterdrückung des Täters ausgezeichnet.
Beschreiben Sie als Nächstes die vorgeschlagenen Maßnahmen in einem Abschnitt "Nächste Schritte". Hier können Sie mögliche Ergebnisse und Szenarien basierend auf den verfügbaren Lösungen hinzufügen.
Hilfe bei der Beantwortung
Einige Kurzvorträge enthalten auch "Sprechende Notizen". Hier können Sie bestimmte Punkte angeben, die der Leser ansprechen sollte, wenn er eine Rede hält oder eine Besprechung hält, die sich auf das jeweilige Thema bezieht. Anstatt eine Rede zu schreiben, die sie lesen sollten, ist es besser, den Aufzählungspunkten kurze Aufzählungspunkte hinzuzufügen. Dies wird ihnen helfen, die Angelegenheit mit ihren eigenen Worten zu erklären.
Fügen Sie am Ende Ihres Briefings Ihre Kontaktinformationen hinzu, damit der Leser Sie bei Fragen problemlos erreichen kann.
