In den Vortragspapieren werden wichtige Fakten und Ideen zu einem bestimmten Thema oder Ereignis aufgeführt. Die in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation ausgiebigen Diskussionspapiere helfen denjenigen, die dafür verantwortlich sind, mit der Öffentlichkeit zu sprechen, klare, genaue und konsistente Informationen zu liefern. Vortragspapiere werden sowohl zur Information der Öffentlichkeit als auch zur Beantwortung öffentlicher Anfragen in Krisenzeiten verwendet. Durch "Sprechen mit einer Stimme" unter Verwendung eines gemeinsamen Diskussionspapiers kann eine Organisation die Effizienz ihres Kommunikationsprogramms steigern.
Verfassen von Talking Points Paper
Bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Diskussionspapier beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über genaue Informationen verfügen. Suchen Sie diejenigen, die am engsten involviert sind. Wenn Sie beispielsweise Gesprächspunkte zu einem Budgetproblem erstellen müssen, sprechen Sie direkt mit einem leitenden Angestellten, der das Budget überwacht. Verlassen Sie sich nicht auf Mundpropaganda. Stellen Sie detaillierte Fragen zu Ihrer Quelle und bitten Sie sie, die Details nicht zu "schleudern" oder zu veredeln. Machen Sie sich detaillierte Notizen.
Ihr Diskussionspapier besteht aus einer Reihe von Aufzählungspunkten mit jeweils einem oder mehreren Sätzen. Es ist keine Einführung oder sonstiger Text erforderlich. Titel it: "Informationen für die Öffentlichkeit." Kennzeichnen Sie Ihr Diskussionspapier nicht als "vertraulich". Sie versuchen nichts zu verbergen, und die Informationen auf dem Diskussionspapier sind für die Öffentlichkeit bestimmt.
Beginnen Sie mit Fakten: wer, was, wo und wann. Versetzen Sie sich in die Lage einer Person, die kein Wissen über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, ihre Geschichte oder die jüngsten Aktivitäten hat. Ihr erster Punkt sollte einfach die Fakten der Situation angeben. Zum Beispiel: "Am 1. Juli wird das Unternehmen X in den Werken in Oregon und Idaho 30 Prozent seiner inländischen Arbeitskräfte abbauen." Diese grundlegenden Informationen werden in den Gesprächspunkten bereitgestellt, damit diejenigen, die die Informationen übermitteln, nicht versehentlich einen sachlichen Fehler machen, was zu Verwirrung führt.
Die nächsten Aufzählungspunkte sollten detailliertere Informationen zum Prozess oder zur Aktivität enthalten. Wenn Ihr Diskussionspapier auf ein negatives Ereignis reagiert, geben Sie positive Informationen weiter, versuchen Sie jedoch nicht, die Negativen zu unterschätzen. Medien und Öffentlichkeit möchten Informationen zu den Details. Zum Beispiel: "Wie werden die Arbeiter benachrichtigt, wenn sie gekündigt werden? Wird es Abfindungszahlungen geben oder eine Umschulung durchführen?" Versuchen Sie, diese Fragen zu antizipieren und halten Sie die Antworten bereit. Denken Sie daran, dass der von Ihnen gewählte Wortlaut für jeden dieser Punkte von denjenigen verwendet wird, die die Nachrichten übermitteln.
Die letzten Aufzählungspunkte des Diskussionspapiers sollten sich auf die wesentliche Botschaft konzentrieren, die Ihr Sprecher hinterlassen soll. Dies kann eine Schlüsselfaktor, ein Plan oder eine Vision sein. Zum Beispiel: "Wir sind traurig über die Probleme, mit denen sich die Familien aufgrund dieser Entscheidung konfrontiert sehen, hoffen jedoch mit der wirtschaftlichen Erholung, dass es sich um kurzfristige Kürzungen handelt." Nehmen Sie auf keinen Fall in Ihren Diskussionspunkten Papierpunkte auf, die Ihr Sprecher nicht machen soll. Gesprächspunkte sind keine privaten Dokumente und können von den Medien gelesen werden.
Wenn Sie Ihr Diskussionspapier fertiggestellt haben, treffen Sie sich mit den Beteiligten und mit leitenden Führungskräften in Ihrer Organisation zur Überprüfung. Bauen Sie jegliches Feedback ein und entwickeln Sie eine Verteilerliste, die diejenigen enthält, die wahrscheinlich gebeten werden, Informationen zu sprechen oder Informationen mit der Öffentlichkeit zu teilen. Dazu gehören die verantwortliche Führungskraft oder der Leiter, ein Sprecher, andere Personen, die an der Kommunikation in Ihrer Organisation beteiligt sind, und Mitarbeiter, deren Rollen die Öffentlichkeit betreffen.
Tipps
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Sei ehrlich und klar. Halte deine Punkte kurz. Weniger Punkte sind besser. Die Sprecher können sich jeweils nur wenige Punkte merken.
Warnung
Stellen Sie niemals Informationen in die Gesprächspunkte, die Sie nicht veröffentlichen möchten. Überfordern Sie nicht das Positive.
