Kaizen ist eine japanische Geschäftsphilosophie, die sich auf das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung, den überwachten Fortschritt einer Organisation in Bezug auf ein vorgegebenes Ziel, konzentriert. Während einige Kaizen-Praktizierende, wie Masaaki Imai, bestimmte Methoden zur Anwendung dieser Philosophie vorstellten, gibt es keine schrittweise Methode, die erläutert, wie ein Kaizen-Meeting durchgeführt wird. Vielmehr liegt der Schwerpunkt der Kaizen-Methode auf der Wiederherstellung des Wertes gemeinsamer Prinzipien - Teamarbeit, Kommunikation, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Aufwand und Qualität. Durch den Prozess dieser kollektiven Bestätigung kann eine schlanke Produktion erreicht werden.
Bestimmen Sie den Zweck der Besprechung. In Kaizen sind Meetings entweder für die Projektplanung vorgesehen, die Zielsetzung und Aufgabenteilung umfasst, oder Projektüberprüfung, bei der Teammitglieder dem Team über Erfolg und Schwierigkeiten berichten.
Laden Sie das gesamte Team zum Meeting ein. Lassen Sie kein Peripheriepersonal von der Teilnahme aus. Ihre Einbeziehung hilft, alle Ihre Kollegen auf dem Laufenden zu halten.
Laden Sie Projektmanager aus verwandten Projekten dazu ein, an Ihrem Meeting teilzunehmen, um eine horizontale Integration und Gemeinschaft im Unternehmen zu fördern.
Begrüßen Sie die Teilnehmer zum Meeting. Stellen Sie bei Bedarf Namensschilder und Sitzplatzzuweisungen bereit. Buchen Sie unbedingt einen Ort, an dem die Interaktion von Angesicht zu Angesicht maximiert wird. Für eine kleine Gruppe ist ein runder oder ovaler Tisch am besten.
Posten Sie die Besprechungsziele an prominenter Stelle. Lesen Sie die Ziele der Gruppe vor und beantworten Sie die zur Klärung erforderlichen kurzen Fragen.
Bitten Sie die Gruppe um Eingaben zum Ziel. Wurde zum Beispiel ein wöchentliches Ziel erreicht oder übertroffen? Stellen Sie den Teilnehmern mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um ihren Beitrag zu geben; Ideen können über Handzeichen, mündliche Kommentare, schriftliche Statements oder ein Brainstorming-Diagramm geteilt werden.
Sammeln Sie die Eingabe und geben Sie sie der Gruppe wieder. Lassen Sie keine negativen Kommentare weg und betonen Sie das Positive nicht. Negative Kommentare können aufschlussreich sein und auf die Bereiche aufmerksam machen, die verbessert werden müssen.
Legen Sie kurzfristige Ziele fest oder bestätigen Sie diese. Schreiben Sie Aufgaben und Unterziele auf die Notizkarten auf. Geben Sie jedem Teilnehmer eine Notizkarte, auf der er seine persönlichen Ziele und Pflichten kennt.
Beantworten Sie eventuelle Bedenken oder Fragen.
Tipps
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Führen Sie die Besprechungsdiskussion so, dass alle Bedenken angesprochen werden, auch wenn Ihre Perspektive als Projektleiter es schwierig macht, die Gültigkeit dieser Sorgen zu erkennen.
Es gibt vier Hauptphasen in einem Kaizen-Prozess: Wahrnehmung, Ideenentwicklung, Entscheidungsfindung und Implementierung. Meetings können an und zwischen diesen Phrasen stattfinden und auf jeden dieser Prozesse zugeschnitten sein. Ein Meeting zu Beginn eines Projekts könnte sich beispielsweise auf die Überprüfung der bestehenden Probleme und die Auswirkungen der Unternehmenskultur konzentrieren.
