Ein Teil des Jobs eines Managers besteht darin, Mitarbeiter zu disziplinieren, die sich nicht an die Regeln halten. Während eine einfache verbale Warnung zum ersten Mal ausreicht, sind geringfügige Verstöße, schwerere oder wiederholte Verstöße eine dokumentierte schriftliche Warnung erforderlich. Dies hilft dem Mitarbeiter nicht nur zu erklären, was er falsch gemacht hat und was von ihm erwartet wird, sondern ermöglicht Ihnen auch, eine Kopie der Warnung für die Mitarbeiterakte aufzubewahren, die später nützlich sein kann. Das Schreiben einer solchen Warnung kann wie eine erschreckende Aufgabe erscheinen, aber mit einer schriftlichen Warnvorlage kann der Prozess ziemlich einfach sein.
Tipps
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Eine schriftliche Warnung sollte einer Standardvorlage folgen und Informationen enthalten, z. B. welche Regeln verletzt wurden, eine detaillierte Beschreibung der Straftat und wie sich der Mitarbeiter verbessern muss.
Warum eine schriftliche Warnung verwenden?
Eine schriftliche Mahnung kann sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen nützlich sein. Für den Mitarbeiter kann die Warnung klare Anweisungen und Anweisungen dazu geben, was das Unternehmen von ihr erwartet und wie die Arbeitsleistung verbessert werden kann, um weitere Warnungen zu vermeiden. Für das Unternehmen kann die schriftliche Mahnung den Nachweis erbringen, dass Maßnahmen ergriffen wurden, sodass weitere Schritte unternommen werden können, wenn das Problem weiterhin besteht. Sie dient auch als Dokumentation des Problems, falls der Mitarbeiter später einen Rechtsstreit einleitet, beispielsweise einen unrechtmäßigen Kündigungsfall.
Wann werden diese Warnungen verwendet?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Probleme mit verschiedenen Mitarbeitern, basierend auf den eigenen Regeln des Unternehmens und der Art der Menschen, die dort arbeiten. Allerdings ist der häufigste Grund, warum Mitarbeiter in allen Branchen hochgeschrieben werden, eine übermäßige Verspätung.
Normalerweise wird ein Warnschreiben an einen Mitarbeiter ausgegeben, nachdem eine mündliche Warnung abgegeben wurde. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Wenn ein schwerer einmaliger Verstoß vorliegt, ist es sinnvoll, eine mündliche Warnung zu umgehen und sofort eine schriftliche Warnung zu erhalten, die in die Akte des Mitarbeiters aufgenommen werden kann. Es sei darauf hingewiesen, dass alle mündlichen Warnungen nachträglich dokumentiert werden sollten, einschließlich des Zeitpunkts und des Datums der Warnung. Diese sollten in die Mitarbeiterakte eingetragen werden, damit keine Verwirrung darüber entsteht, ob der Mitarbeiter gewarnt wurde oder nicht ein besonderes Problem.
Verwendung eines Verweisungsschreibens
Es empfiehlt sich, Vorlagen für eine schriftliche Verwarnung und einen Disziplinarbrief zu prüfen, bevor Sie sie benötigen. Diese sollten auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und für den Einsatz vorbereitet werden, bevor Sie einen Mitarbeiter tatsächlich aufschreiben. Jeder Mitarbeiter, der eine Verwarnung oder ein Disziplinarverfahren erhalten hat, sollte das gleiche Formular mit Informationen erhalten, die für das zu dokumentierende Problem relevant sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter fair und gleich behandelt werden.
Füllen Sie jedes Leerzeichen auf einem vorgedruckten Warnschreiben aus.Wenn etwas nicht zutrifft, können Sie "N / A" schreiben, so dass klar ist, dass es nicht zutreffend war und dass Sie beim Ausfüllen des Formulars nicht nachlässig waren. Wenn Sie tatsächlich einen Brief mit einer Vorlage schreiben, müssen Sie dies nicht tun, aber den Brief dennoch so detailliert wie möglich schreiben. Diese Schritte können Sie schützen, wenn später rechtliche Probleme auftreten. Verwenden Sie aus diesem Grund immer die Formalsprache und vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen oder Jargon.
Während Sie mit einer Vorlage arbeiten sollten, sollte der spezifische Ton, der in einem Verweisschreiben verwendet wird, je nach Schwere des Verstoßes variieren. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise ein paar Mal zu spät kam, können Sie sich einfach auf die Korrektur des Verhaltens konzentrieren und einen positiveren Ton einstellen, um ihn zu ermutigen, rechtzeitig zu erscheinen. Wenn ein Mitarbeiter auf einen Kunden flucht, möchten Sie möglicherweise einen viel ernsteren Ton, der sich auf potenzielle Strafen konzentriert, falls er sich erneut irrt.
Geben Sie den Brief persönlich an den Mitarbeiter, nicht per E-Mail und nicht einfach auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters. Sie können wählen, ob ein Zeuge anwesend sein soll oder nicht, aber Sie behandeln die Angelegenheit nicht öffentlich vor dem Rest des Personals. Dies kann schwierig und unbequem sein, aber es ist wichtig, dies zu tun. Es kann tatsächlich von Vorteil sein, mit dem Angestellten über die Situation zu sprechen, da sie der Meinung ist, dass der Brief mehr oder weniger streng klingt, als Sie beabsichtigten, und sogar Ihre Anwesenheit kann dazu beitragen, den Tonfall hervorzuheben, den Sie in dem Brief beabsichtigen wollten. Sie können den Brief brechen, indem Sie dem Mitarbeiter positives Feedback geben, aber niemals, wenn dadurch Verwirrung über die Schwere der von Ihnen ausgegebenen Warnung verursacht wird.
Holen Sie sich immer eine Unterschrift vom Mitarbeiter, wenn Sie anwesend sind. Wenn er sich weigert, es zu unterschreiben, bitten Sie ihn, einen Brief zu unterzeichnen, in dem er angibt, dass er die Warnung nicht unterschreiben möchte. Bewahren Sie die unterschriebene Kopie für die Akte des Mitarbeiters auf. Wenn der Mitarbeiter einen Brief unterschrieben hat, der besagt, dass er die Warnung nicht unterschreiben möchte, heften Sie ihn an den Brief. Geben Sie dem Mitarbeiter auch eine Kopie für seine Unterlagen.
Beispiel für ein Mitarbeiter-Schreiben
Ein schriftliches Abmahnungsschreiben sollte mit den grundlegenden Formalitäten beginnen, z. B. Betreff, Datum, Uhrzeit, Name, Berufsbezeichnung, Namen des Mitarbeiters und Berufsbezeichnung sowie den Namen aller Personen, die eine Kopie des Memos erhalten. Sie können das Logo Ihres Unternehmens oben in das Formular einfügen. Dies ist jedoch optional.
Wenn Sie über ein Mitarbeiterhandbuch verfügen, sollten Sie zuerst angeben, gegen welchen Teil der Unternehmensrichtlinie verstoßen wurde. Sie können entweder die spezifischen Richtlinien ausschreiben oder einfach einen Verweis auf den entsprechenden Abschnitt des Handbuchs einfügen. Wenn Sie kein Handbuch haben, schreiben Sie einfach eine kurze Zusammenfassung der geltenden Unternehmensregeln.
Geben Sie an, ob es sich um die erste oder letzte Warnung handelt, und wenn es sich um einen schwerwiegenden Verstoß handelt, notieren Sie dies auch. Die Warnung sollte einen Zeitrahmen haben, dh wenn die Zeit verstrichen ist, wird die Warnung aus dem Datensatz des Mitarbeiters entfernt und nicht als Vorwarnung gewertet. Mit anderen Worten, eine vorherige schriftliche Mahnung wegen Verspätung sollte nicht gegen den Mitarbeiter gelten, wenn sie erst drei Jahre später erscheint. Der Brief sollte jedoch immer noch in der Personalakte des Mitarbeiters enthalten sein. Im Allgemeinen dauert eine erste Warnung sechs Monate, eine schwere Straftat acht Monate und eine letzte Warnung ein Jahr. Dies kann jedoch je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens variieren.
Beschreiben Sie als Nächstes genau, was passiert ist, einschließlich Datum, Uhrzeit und Namen aller beteiligten Personen. Geben Sie keine subjektiven Details an, wie beispielsweise, dass der Mitarbeiter einem anderen Mitarbeiter gemein war. Geben Sie stattdessen genau an, was der Mitarbeiter getan hat, was als gemein angesehen werden kann. Sie können sich dazu entscheiden, Ihre Beschreibung der Ereignisse, die Beschreibung der Angestellten des Angestellten und alle Zeugnisbeschreibungen der Ereignisse zu schreiben, falls diese Konten variieren. Wenn Sie ein vorgedrucktes Formular verwenden und nicht genügend Platz zum Schreiben aller relevanten Details vorhanden ist, können Sie ggf. ein zweites Blatt anbringen.
Um den Mitarbeiter zu verbessern, verfolgen Sie die Details dazu, wie sich das Verhalten des Mitarbeiters ändern muss und wie schnell er solche Änderungen vornehmen soll. Verfolgen Sie dies mit detaillierteren Informationen darüber, welche Konsequenzen sich ergeben, wenn sie ihr Verhalten nicht korrigiert. Denken Sie daran, dass die schriftliche Mahnung keine Disziplinarmaßnahme ist. Geben Sie daher unbedingt an, welche Disziplinarmaßnahmen bei einem weiteren Problem eintreffen werden. Unterschreiben und datieren Sie den Brief, legen Sie ihn dem Mitarbeiter vor und bitten Sie ihn und alle Zeugen des Treffens, ihn zu unterschreiben und zu datieren.
