Viele Leute lesen keine Anweisungen außer als letztes Mittel. Wenn die Leute sie einmal gelesen haben, sind sie nur dann hilfreich, wenn sie in einer klaren, kurzen Sprache geschrieben sind. Wenn Sie Ihr Publikum verstehen, sind Sie besser bereit, eine Einführung vorzulegen, gefolgt von den Anweisungen.
Studieren Sie Ihr Publikum
In der Regel erfahren Anweisungen, wie ein Produkt oder eine Prozedur ausgeführt, gebaut, betrieben oder gewartet wird. Qualifizieren Sie zunächst Ihre Zielgruppe, um zu wissen, wie gut sie das Thema verstehen. Wenn Sie beispielsweise Anweisungen für neue Mitarbeiter schreiben, sollten diese in Klartext verfasst sein, während Anweisungen für das höhere Management möglicherweise mehr Fachsprache enthalten. Verwenden Sie eine für die Leser geeignete Sprache und geben Sie so viele Details an, wie sie für die Ausführung der Aufgabe benötigen.
Erstellen Sie eine Einführung
Oft überspringen die Leser eine narrative Einführung und gehen direkt in die Anweisungen ein. Eine Möglichkeit, Leser durch die Einführung zu führen, besteht darin, eine Erklärung oder einen Grund für die Anweisungen in eine nummerierte Liste anstatt in ein Absatzformular zu schreiben. Leser lesen die Liste eher. Geben Sie den Zweck der Anweisungen an, wer das Dokument lesen soll und was darin enthalten ist, jeweils unter einer eigenen Überschrift. Diese Einführung gibt den Lesern auch einen Hinweis darauf, was nicht behandelt wird.
Verwenden Sie Active Voice
Verwenden Sie keine Passivstimme wie „Der weiße Draht sollte in Stecker A eingesteckt werden.“ Schreiben Sie stattdessen Anweisungen als Befehle, die eine aktive Stimme erfordern, wie „Stecken Sie den weißen Draht in Stecker A ein.“ Ob Sie eine Liste schreiben B. eine Erzählung oder ein Booklet, zerlegen Sie lange Sätze mit mehreren Schritten in kurze Anweisungen, die unter Überschriften aufgeführt sind. Zerlegen Sie Sätze, die das Wort "und" enthalten, in kürzere separate Sätze. Statt zu schreiben: "Das Kabel sollte gespleißt und in die rote Steckdose gesteckt werden", schreiben Sie zwei Sätze, die mit Aktionsverben beginnen, z. B. "Das Kabel spleißen". Stecken Sie das gespleißte Kabel in die rote Steckdose. “Eine klare, mutige Überschrift könnte so etwas wie„ Haken an den Drähten “heißen.
Separate Aktionen von erklärenden Informationen
In vielen Fällen benötigen Anweisungen auch Erklärungen. Schreiben Sie erklärende Kommentare auf zwei Arten. Machen Sie die eigentlichen Anweisungen so, dass sie auffallen, oder geben Sie in einer separaten Spalte Erläuterungen zum Nachschlagen. Eine Taktik besteht darin, die Schritte auf einer Seite des Dokuments zu platzieren, wobei die Erklärungen in einem kurzen Absatz nebeneinander stehen. Eine andere, effektivere Möglichkeit besteht darin, die eigentlichen Anweisungen in Fettschrift darzustellen und den Schritt durch Schreiben der Erklärung abzuschließen. Zum Beispiel: “Drücken Sie die rote Taste drei Sekunden lang (Fettdruck). Dadurch kann das Licht aktiviert werden. “
