Der Autor und Kolumnist Harvey MacKay sagte einmal: „Wenn Sie nicht planen, dann planen Sie, zu scheitern.“ Nirgends trifft dies mehr zu als im Projektmanagement. Ein erfolgreicher Projektleiter muss in der Lage sein, viele Bälle zu jonglieren, während er sich mit einem abwechslungsreichen Team auseinandersetzt. Strategische Planung, Bewertung und Messung stehen dabei im Mittelpunkt. Wenn Sie einen sorgfältigen Plan erstellen, klar mit Ihrem Team kommunizieren und den Fortschritt auf dem Weg messen, ist der Weg zu einem erfolgreichen Projekt fast sicher.
Definieren Sie Ihre Ziele. Bevor Sie mit der Leitung eines Projekts beginnen können, müssen Sie eng mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie sich auf der gleichen Seite befinden, wenn es darum geht, was aus der endgültigen Lieferung erwartet wird, und dass die Erwartungen des Kunden angemessen sind. Erstellen Sie ein Projektdefinitionsdokument, das einen Gesamtüberblick bietet, die vereinbarten Ziele angibt und den Projektumfang, alle Annahmen und Risiken, die Art und Weise, wie Sie an das Projekt herangehen möchten, welche Teile Ihrer Organisation eventuell am Projekt arbeiten werden, sowie die geschätzten Kosten und Laufzeitschätzungen. Beginnen Sie kein Projekt ohne dieses Dokument, das von den Sponsoren oder Kunden und anderen wichtigen Interessengruppen unterzeichnet wurde.
Planen, planen und planen Sie mehr. Jack Gido und James Clements, Autoren von "Successful Project Management", sagen: "Die Zeit zu nehmen, um einen gut durchdachten Plan vor dem Start des Projekts zu entwickeln, ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts." Beginnen Sie mit Ihrer Planung indem das Projekt in eine Reihe von kleineren Buckets unterteilt wird, um die Aufgaben innerhalb jedes einzelnen zu identifizieren. Beziehen Sie klare Meilensteine in die Planung mit ein. So können Sie beurteilen, ob Sie im Zeitplan des Projekts auf Kurs sind oder nicht. Berücksichtigen Sie die Kosten, die Ihnen bei jedem Schritt entstehen, und die geschätzten Arbeitsstunden für jede Aufgabe.
Stellen Sie ein Team zusammen, um an dem Projekt zu arbeiten, basierend auf den Arbeitsstunden und den erforderlichen Fähigkeiten, die Sie während des Planungsprozesses ermittelt haben. Kommunizieren Sie klar die Gesamtziele, Ziele, den Umfang und das Budget sowie deren individuelle Rollen im Projekt. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied über das Budget und die Ressourcen verfügt, um die Arbeit zu erledigen. Verwenden Sie RACI-Diagramme nach Bedarf, damit klar ist, wer für jeden Meilenstein verantwortlich oder verantwortlich ist, wer die Beitragszahler sind und wer über den Fortschritt informiert werden muss.
Erstellen Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Kommunikation mit dem Team. Für langfristige Projekte kann ein formelles Teammeeting pro Monat ausreichen, das sich im Verlauf des Projekts einmal pro Woche bewegt. In den letzten Wochen eines Projekts kann es vorkommen, dass tägliche Meetings erforderlich sind. Seien Sie für jedes Teammitglied jederzeit erreichbar, um Fragen zu beantworten.
Messen Sie den Fortschritt des Projekts regelmäßig. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt rechtzeitig, im Rahmen des Budgets und den Erwartungen der Stakeholder abzuschließen. Viele Projekte leiden jedoch unter Budgetschwellungen. Jason Westland, Autor und CEO der Projektmanagement-Firma Method123, sagt, dass das Projektbudget ein lebendiger Teil des Projekts sein sollte, das Sie während der gesamten Projektlaufzeit kontinuierlich mit dem Team und den wichtigsten Stakeholdern überprüfen. Wenn Sie den Fortschritt regelmäßig bewerten und effektiv mit Ihrem Team kommunizieren, sollten Sie Probleme mit Budget und Umfang frühzeitig erkennen und die erforderlichen Korrekturen vornehmen können.
