Projektkoordination bezieht sich im Allgemeinen auf die gleichzeitige Planung und Verwaltung mehrerer Aufgaben. Koordination ist für ein Unternehmen, das sich mit zwei oder mehr verwandten Projekten befasst, unerlässlich. Projekte variieren je nach Geschäftszielen, können jedoch die Einführung eines neuen Produkts oder die Ausweitung von Dienstleistungen in neue Bereiche umfassen. Ein Projektkoordinator hat oft unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, abhängig von Branche, Unternehmensgröße und Projektziel. Beispielsweise können Unternehmen getrennte Projektkoordinatoren für die Abwicklung nationaler und internationaler Angelegenheiten benennen. in der Erwägung, dass kleine Unternehmen grundlegende Aufgaben der Projektkoordination in eine Führungsrolle verwandeln könnten. Projektkoordinatoren können als Entscheidungsträger oder Assistenten für die Leitung von Managern fungieren.
Grundlagen
Der Projektumfang (z. B. die Integration von Projekten mit verschiedenen Teams oder die Berücksichtigung alternativer Optionen) und der Zeitrahmen (sowohl kurzfristig als auch als Gesamttermin) stellen wesentliche Merkmale dar - zumal eine erfolgreiche Koordinierung eine langfristige Planung in Verbindung mit einer nahtlosen Ausführung erfordert. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise beabsichtigt, einen neuen Standort zu eröffnen, müssen Sie genau vorhersagen, wie lange es dauert, ein Geschäft zu errichten, die erforderlichen Genehmigungen einzuholen, Möbel oder Ausrüstungen zu kaufen sowie ausreichend Personal einzustellen und zu schulen. Daher kann eine Verzögerung bei der Beschaffung wesentlicher Vorräte ein ganzes Projekt betreffen, z. B. durch zusätzliche Projektkosten.
Angestellte
Um die Effizienz zu erhalten, sollten Sie eine Person oder ein Team als Projektkoordinator bestimmen. Projektkoordinatoren müssen über starke Fähigkeiten zur Problemlösung verfügen, um unerwartete Verzögerungen oder Situationen antizipieren und darauf reagieren zu können. Darüber hinaus sollten sie mit verschiedenen Arten von Menschen interagieren und verhandeln können. Wenn ein Projekt mit einem Unternehmen in Mexiko zusammenarbeitet, sollten Koordinatoren erkennen, dass sich die Geschäftsgewohnheiten in Mexiko von den Vereinigten Staaten unterscheiden. Wenn Sie keine unabhängige Projektkoordinatorrolle erstellen können, passen Sie die Aufgaben des Projektkoordinators als Assistent des Führungsteams an. Ein Projektassistent könnte beispielsweise Meetings planen, Agenden vorbereiten und den Fortschritt mit dem übergeordneten Ziel der Unterstützung der Projekteffizienz bewerten.
Software
Integrieren Sie Softwareprogramme, um die Effizienz zu steigern, z. B. um Projektdateien zu verwalten und wichtige Informationen zu verwalten. Bei bestimmten Projekten funktionieren Tabellenkalkulationen, Diagramme oder Wanddiagramme effektiv. Sie verwenden auch Programme wie Microsoft Excel oder Project oder entwickeln sogar proprietäre Software. Sie könnten beispielsweise ein Programm entwerfen, das sich auf einen wichtigen Aspekt konzentriert, beispielsweise auf die angefallenen Gesamtkosten des Projekts oder auf Fragen der Qualitätskontrolle. Stellen Sie sicher, dass die Projektinformationen für die wichtigsten Teilnehmer leicht zugänglich sind.
Überlegungen
An einigen Projekten arbeiten Personen aus verschiedenen Organisationen oder Unternehmen, die zusammenarbeiten, um ein ähnliches Ziel zu erreichen. Analysieren Sie fortlaufend Projektrisiken, z. B. wenn ein Teammitglied keine Genehmigung erhalten oder Lieferungen nicht rechtzeitig liefern kann. Die Projektkoordination muss Notfallpläne enthalten, die bei Bedarf schnell umgesetzt werden können.
Verwaltung
In der Projektkoordination werden in der Regel ein Gesamtziel erstellt, wichtige Aufgaben geplant sowie das Projekt ausgeführt und gesteuert. Entwickeln Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen) oder eine STEP-Analyse (sozial, technologisch, wirtschaftlich und politisch) in verschiedenen Phasen, um den Projektfortschritt zu bewerten.
