Die Einkaufsabteilung in den meisten Organisationen ist von entscheidender Bedeutung, da sie einen großen Prozentsatz der Gesamtausgaben für die gesamte Organisation ausmacht und die Organisation mit den Waren und Dienstleistungen versorgt, die sie für ihren Betrieb benötigt. Die Kosten für Ineffizienzen und / oder fehlerhafte Prozesse können sehr hoch sein, da sie sich auf die gesamte Organisation auswirken. Auch die Einkaufsfunktion kann besonders anfällig für Betrug sein, da es sich um Barauszahlungen handelt. Betriebliche Audits der Einkaufsabteilung können dazu beitragen, Verschwendung, Ineffizienz und Betrug zu vermeiden und so den Gewinn der Organisation zu steigern.
Verwenden Sie einen Risikobewertungsansatz für die Einkaufsabteilungsfunktionen, anstatt zu versuchen, alle Funktionen jährlich zu prüfen. Identifizieren Sie die Einkaufsabteilungsfunktionen und bewerten Sie die damit verbundenen Risiken. Die Verwendung einer Risikobewertung ist von entscheidender Bedeutung, da die begrenzten Ressourcen für die interne Revision in den Bereichen liegen, in denen sie am dringendsten benötigt werden.
Bewerten Sie die interne Kontrollstruktur des Einkaufs. Verwenden Sie das COSO Integrated Framework für die Bewertung. Dieses Modell wird dazu beitragen, Kontrollen in die richtige Perspektive zu rücken und spezifische Kontrollen mit bestimmten Geschäftsaktivitäten in Beziehung zu setzen.
Testen Sie diese Kontrollen in Bezug auf die zu prüfenden Geschäftsaktivitäten mit hohem Risiko.Besorgen Sie sich Prozesskarten der getesteten Steuerelemente oder bereiten Sie diese vor und führen Sie einen Überblick über die einzelnen Steuerelemente durch, um ihre Funktionsweise zu überprüfen. Wählen Sie eine Datenprobe für die geprüften Geschäftsaktivitäten aus und testen Sie die Einhaltung der zugehörigen Kontrollen.
Analysieren Sie die Ergebnisse des Kontrolltests, um Schwachstellen oder Fehler zu identifizieren. Das Management sollte auf diese Art von Situationen aufmerksam gemacht werden, damit Korrekturmaßnahmen so schnell wie möglich ergriffen werden können.
Führen Sie ausführliche Tests der detaillierten Daten für die geprüften Geschäftsaktivitäten durch. Diese Tests sollten Analyseverfahren sowie Dokumentation der Testquellen umfassen. Da Einkaufsabteilungen, die Beträge in Bargeldauszahlungen einleiten, ein großes Problem sind, sollten Prüfer im Rahmen der Analyse nach Betrugsindikatoren und / oder Anomalien in den Daten suchen.
Führen Sie eine Exit-Konferenz mit den Einkaufsabteilungsleitern durch. Geben Sie eine Liste der Ergebnisse und Probleme an, die gelöst werden müssen, und Empfehlungen, wie diese gelöst werden können. Wenn Betrug gefunden wird, sollte er außerhalb der Einkaufsabteilung dem oberen Management gemeldet werden. Geben Sie den Einkaufsabteilungsleitern die Möglichkeit, zusätzliche Informationen und / oder Nachweise zur Verfügung zu stellen, die die Prüfergebnisse ändern könnten, und einen Plan für Korrekturmaßnahmen vorzulegen, um die verbleibenden Prüfergebnisse und -probleme zu lösen.
Schreiben Sie den Prüfbericht an die entsprechende Führungsebene und / oder an den Verwaltungsrat. Fügen Sie den Korrekturmaßnahmenplan der Einkaufsabteilungsleiter in den Bericht ein.
