Ein Dokument zum Projektumfang ist wichtig, um die Ergebnisse eines Projekts zu klären, unabhängig davon, ob das Projekt Software entwickelt oder ein Yard gestaltet. Das Dokument zum Projektumfang wird häufig von einem Projektmanager oder einem Analyst erstellt, der eng mit dem Kunden und anderen Mitgliedern des Projektteams zusammenarbeitet. Wenn der Umfang abgeschlossen ist, sollte er gemeinsam mit dem Kunden, dem Team und dem Management überprüft werden, um sicherzustellen, dass er korrekt ist. Alle interessierten Parteien stimmen dem zu und die Ergebnisse des Projekts werden den Kundenanforderungen entsprechen. Der Umfang sollte vom Kunden und von Mitgliedern Ihrer Organisation entsprechend Ihrem Entwicklungsprozess genehmigt werden.
Bereiten Sie sich auf die Überprüfung des Projektumfangs vor
Erstellen Sie eine Liste aller Kunden und Teammitglieder, die das Scope-Dokument überprüfen müssen. Überprüfen Sie die Projektinitiierungsdokumente oder wenden Sie sich an den Projektmanager, um diese Informationen zu erhalten.
Richten Sie ein Meeting ein und laden Sie alle Teammitglieder ein. Die Besprechung kann persönlich oder virtuell sein, je nach Struktur und Technologie Ihres Unternehmens.
Senden Sie das ausgefüllte Scope-Dokument an die Liste. Senden Sie es einige Tage vor dem Meeting, um den Teilnehmern ausreichend Zeit für die Überprüfung zu geben.
Erstellen Sie Kopien des Dokuments, um sie zu einem physischen Meeting zu bringen. Selbst wenn Sie eine elektronische Kopie auf einem Overheadprojektor oder einem ähnlichen Gerät anzeigen möchten, ist es für einige Ihrer Teilnehmer möglicherweise angenehmer, von einer gedruckten Kopie aus zu arbeiten.
Durchführen einer Überprüfung des Umfangs mit Kunden und Teammitgliedern
Treffen Sie sich mit den Kunden und dem Team. Lesen Sie das Dokument durch, insbesondere die Bereiche, die komplexer sind oder einer Interpretation unterliegen. Obwohl Sie das Dokument vorzeitig verschickt haben, können Sie davon ausgehen, dass die meisten Teilnehmer es nicht geschrieben haben.
Erfassen Sie alle offenen Fragen oder Änderungen am Dokumentumfang.
Aktualisieren Sie den Gültigkeitsbereich mit den Antworten auf Fragen und andere Änderungen und senden Sie ihn an die Kunden und Mitglieder des Projektteams, indem Sie die Abmeldung und Genehmigung des Dokuments anfordern.
Tipps
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In einigen Organisationen kann es schwierig sein, Meetings zu planen, an denen alle teilnehmen können. Finden Sie die Personen heraus, die unbedingt persönlich anwesend sein müssen, und legen Sie einen Kalender fest. Folgen Sie anderen, die nicht per E-Mail oder Telefonanruf anwesend sein können, um zu sehen, ob sie Kommentare zu dem Scope-Dokument haben.
