Bevor E-Mails populär wurden, war die Faxübertragung die einzige Möglichkeit, schriftliche Kommunikation schnell zu versenden. Sie könnten in wenigen Minuten Papiere und Ausdrucke über Hunderte oder Tausende von Meilen bereitstellen. Seit E-Mail weit verbreitet ist, haben einige Unternehmen die Faxgeräte vollständig aufgegeben. Trotzdem bieten Faxe einige Vorteile gegenüber der E-Mail-Kommunikation.
Papierprobleme
Da Faxübertragungen Papier und E-Mail nicht verwenden, ist die Faxkommunikation durch Probleme mit dem Papier nachteilig. Wie Drucker können auch bei Faxgeräten Papierstaus auftreten. Im Gegensatz zu Druckern können diese Papierstaus auf einem von zwei Geräten auftreten, die zum Abschließen einer Faxübertragung erforderlich sind. Das Originaldokument kann im sendenden Faxgerät einen Papierstau verursachen, wodurch das Dokument möglicherweise unbrauchbar wird, wenn der Papierstau stark genug ist. Auf der Empfangsseite kann sich das bedruckte Papier im Faxgerät stauen und den gesamten Vorgang unterbrechen. Dem empfangenden Gerät könnte auch das Papier ausgehen, und der Benutzer an diesem Ende erkennt möglicherweise nicht, dass das Papier für einige Zeit leer ist. Diese Verzögerung kann dazu führen, dass zeitkritische Kommunikationen Stunden oder sogar Tage unbeantwortet bleiben.
Einstufiger Prozess
Eine der größten Stärken der Faxübertragung liegt vor, wenn eine Person mit einem signierten Dokument oder einem Dokument handelt, das nur in Papierform vorliegt. Wenn diese Person das Dokument per E-Mail senden möchte, muss das Dokument mit einem Scanner oder Multifunktionsdrucker erstellt werden. Der Benutzer muss dann das gescannte Bild bearbeiten, bevor er eine Stelle auf der Festplatte des Computers auswählen kann, um das gescannte Dokument zu speichern. Wenn die Person die E-Mail sendet, muss die Scandatei an die E-Mail angehängt werden. Im Gegensatz dazu legt eine Person, die ein Faxgerät verwendet, das Dokument lediglich in das Gerät ein und drückt einige Tasten, um es an den Empfänger zu senden.
Bearbeitung
Dokumente, die per E-Mail gesendet werden, können von einem Benutzer bearbeitet werden, Dokumente, die per Fax gesendet werden, können dies jedoch nicht. In Situationen, in denen die beiden Parteien an einem Projekt zusammenarbeiten, erleichtert die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten, diese Zusammenarbeit und erleichtert beiden Benutzern die schnelle Durchführung von Änderungen. Wenn die beiden Parteien in einer kontradiktorischen Beziehung stehen, kann eine Faxübertragung attraktiver sein. Aufgrund der Beschaffenheit des Faxdokuments in Papierform ist es schwieriger, das Dokument zu ändern, um den anderen Teilnehmer zu diffamieren oder zu manipulieren.
Kombination
Viele Computer und Drucker können heute sowohl Faxe als auch E-Mails senden. Dies bedeutet, dass digitale Dateien von einem Computer an ein Faxgerät gesendet werden können, wo sie als Papierdokument zugestellt werden. Diese Computer und Drucker können auch Faxsendungen von Faxgeräten empfangen, was die Vorteile von Fax und E-Mail bietet.
