Die Aufgabentrennung ist eine Taktik, um das Risiko eines zufälligen und vorsätzlichen Geldverlusts von Mitarbeitern zu verringern. Die Person, die am ehesten Geld aus einem Unternehmen stiehlt, ist ein langjähriger Mitarbeiter in einem Arbeitsumfeld, in dem die Aufgabentrennung fehlt. Die Aufgabentrennung von Zahlungsmitteln ist am häufigsten in größeren Unternehmen anzutreffen, aber kleine Unternehmen können auch von einer minimalen Aufgabentrennung profitieren oder von einem Manager, der die Barabgaben sorgfältig überwacht und überprüft. Die ordnungsgemäße Aufgabentrennung in einem Bargeldgeschäft erfordert Autorisierung, Verwahrung, Aufzeichnung und Abstimmung.
Genehmigung
Die Zulassung ist der erste Schritt in der Chain of Custody. Nur eine Person ist zur Ausübung einer Aufgabe befugt. Zum Beispiel kann eine Person Post und Schecks erhalten, sie sollte die Schecks jedoch nicht in Verwahrung behalten, sie nicht aufzeichnen oder das Ledger, auf dem die Schecks erfasst wurden, abgleichen. Außerdem kann er Einzahlungen genehmigen oder vorbereiten, aber er kann nicht zur Bank gehen, um das Geld einzuzahlen. In einem kleineren Unternehmen kann die Person, die eine Prüfung autorisiert, diese nur dann abstimmen, wenn ein anderer Mitarbeiter oder Vorgesetzter sie hinterlegt und aufgezeichnet hat.
Gewahrsam
Die Dauer der Verwahrung hängt von der Pflicht ab. Zum Beispiel sollte eine Kassiererin, die in einer achtstündigen Schicht mit Geld umgeht, in den meisten Fällen ihre eigene Kassenschublade nicht abstimmen. Es wäre für sie akzeptabel, die Tagesendergebnisse zu zählen und aufzuzeichnen, aber ein Vorgesetzter sollte die Gesamtbeträge abgleichen, um das Bargeld mit den Einnahmen zu verifizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass das gesamte Geld verbucht wird und kein Geld fehlt.
Aufzeichnung
Bei der Erfassung handelt es sich um die Barleistung, bei der ein Vorgesetzter oder Angestellter eine physische oder elektronische Erfassung des Gesamtbetrags in den Geschäftsbüchern des Unternehmens vornehmen muss. Diese Barabgabe gewährleistet einen Papierweg, der dem Geld folgt. In unserem vorherigen Beispiel sollte der Manager, der die Kassenschublade abgeglichen hat, einen anderen Manager dazu auffordern, das Bargeld für die Einzahlung oder das Bargeld aufzubewahren. Wenn mehrere Personen mit Bargeld umgehen, ist es wichtig, die Pflichten in der gesamten Lieferkette zu trennen.
Versöhnung
Die Überleitung ist der letzte Schritt in der Trennung von Bargeld und Chain-of-Custody. Es stellt sicher, dass jeder, der mit dem Geld umgegangen ist, das Bargeld, das Einchecken oder die Einzahlung korrekt abrechnet. Wenn ein Manager oder Mitarbeiter die Bargeldbeträge für den Tag oder die Woche abgeglichen hat, bietet das Unternehmen die Möglichkeit, Fehler in der Buchhaltung zu erkennen oder einen potenziellen internen Diebstahl zu erkennen. Das Unternehmen sollte immer eine andere Person versöhnen lassen als diejenige, die das Geld erhalten, bearbeitet oder aufgezeichnet hat.
