Wenn Sie den Mitarbeitern Löhne gezahlt und Steuern einbehalten haben, müssen Sie W-2 bei der Sozialversicherungsverwaltung einreichen. Bei bis zu 50 Mitarbeitern können Sie elektronisch über das Business Services Online-System der SSA einreichen. Der Dienst ist sicher und bietet Ihnen sofort den Nachweis, dass Sie ihn eingereicht haben. Sie haben bis zum 31. März Zeit, elektronisch einzureichen. Papieranleger haben bis zum letzten Tag im Februar. Sie können W-2s auch drucken und an Ihre Mitarbeiter verteilen.
Online-Registrierung von Business Services
Um auf BSO zugreifen zu können, müssen Sie sich zuerst registrieren. Gehen Sie zur Website für die Verwaltung der sozialen Sicherheit, Business Services Online, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Registrieren". Sie müssen bestimmte Informationen angeben, z. B. Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Nachdem Ihre Registrierung bestätigt wurde, erhalten Sie Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort.
Formulare W-2 / W-3 Online
Um W-2s zu erstellen, müssen Sie auf die Formulare W-2 / W-3 Online von BSO zugreifen. Sie müssen auch einige vorbereitende Schritte ausführen, z. B. die Auswahl eines Steuerjahres, die Eingabe Ihrer Arbeitgeber-Identifikationsnummer und die Gewährleistung, dass keine Ausnahmen oder Einschränkungen gelten. Beispielsweise können Sie die Formulare W-2 / W-3 Online nicht verwenden, wenn Sie ein Steuerjahr vor 2011 einreichen oder ein zuvor eingereichtes W-2 korrigieren. Befolgen Sie zum Erstellen von W-2 die Anweisungen auf der Lohnberichtseite des BSO. Füllen Sie jedes W-2 wie bei der Papierversion aus. Erfassen Sie Löhne, einbehaltene Steuern und geltende Leistungen der Mitarbeiter in den entsprechenden Feldern.
W-2 Drucken
Mit den Formularen W-2 / W-3 Online können Sie W-2 erstellen, speichern, drucken oder absenden. Sie können W-2s drucken und überprüfen, bevor Sie sie senden. Wenn Sie Ihre W-2s bereits eingereicht haben, können Sie Ihre W-2s, die im PDF-Format verfügbar sind, bis zu 30 Tage nach dem Einreichungsdatum herunterladen. Wenn Sie unvollständige W-2s bereits ausgefüllt haben, werden Sie vom System darüber informiert, dass die Formulare unvollständig sind. BSO sendet Ihre W-2s nur an die SSA. Sie werden nicht an die zuständigen staatlichen und lokalen Steuerbehörden gesendet. Sie müssen sie selbst weiterleiten.
Formulare W-2c / W-3c Online
Um ein eingereichtes W-2 zu korrigieren, legen Sie ein W-2c mit den Formularen W-2c / W-3c Online ein. Mit diesem System können Sie ein korrigiertes W-2 unabhängig vom ursprünglichen Einreichungsformat ablegen und drucken. Sie können eingereichte W-2s nur für Löhne korrigieren, die in den letzten drei Jahren, drei Monaten und 15 Tagen erzielt wurden. Sie können bis zu 25 W-2cs abschließen und drucken.
W-3 und W-3c Services
Ein W-3 ist ein Übermittlungsformular, das den Gesamtlohn und die Einbehaltung aller Mitarbeiter für das Jahr darstellt. Sie müssen ein W-3 hinzufügen, wenn Sie die W-2s Ihrer Mitarbeiter an die SSA senden. Um ein W-3 zu archivieren und zu drucken, rufen Sie die Formulare W-2 / W-3 Online auf. Verwenden Sie zum Ablegen und Drucken eines korrigierten W-3 die Formulare W-2c / W-3c Online.
Einreichung und Druck für mehr als 50 Mitarbeiter
Wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter haben, können Sie möglicherweise das "File Upload" -System des BSO verwenden, um W-2s zu archivieren und zu drucken. Informationen zu den Dateiformaten finden Sie auf der Website für die Verwaltung der sozialen Sicherheit, der Website für Arbeitgeber W-2 für die Einreichung von Informationen und Informationen. Wählen Sie "Publikationen und Formulare" und dann "Spezifikationen für die elektronische Einreichung der Formulare W-2 und W-2c". Wählen Sie den entsprechenden Link für die Spezifikationen aus.
