Wenn Sie als Sekretär oder Verwaltungsassistent arbeiten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Die Rolle der Sekretärin und der Verwaltungsassistentin hat sich in den letzten Jahren rasch gewandelt, und die Fähigkeiten, die diese Personen benötigen, haben sich ebenfalls weiterentwickelt. Wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten und Fähigkeiten am wichtigsten sind, kann Ihre Jobsuche einfacher und erfolgreicher werden.
Computerfähigkeiten
Die meisten Sekretariatsarbeiten werden jetzt auf Computern erledigt, daher müssen Sekretäre solide Computerkenntnisse besitzen. Diese Fähigkeiten umfassen die Möglichkeit, gängige Bürosoftwarepakete wie Microsoft Office zu verwenden. Zukünftige Sekretäre sollten sich mit verschiedenen Versionen von Microsoft Office vertraut machen, da nicht alle Unternehmen die neueste Version verwenden.
Gute Kommunikationsfähigkeiten
Sekretäre müssen über solide Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sowohl schriftlich als auch mündlich. Sekretäre werden häufig aufgefordert, im Namen ihrer Vorgesetzten zu kommunizieren, und sie müssen sich und ihre Arbeitgeber im besten Licht präsentieren können. Sekretäre werden häufig gebeten, Briefe mit nur minimalen Anweisungen von ihren Chefs zu verfassen. Das bedeutet, dass sie über ausgezeichnete Englischkenntnisse verfügen und ein gutes Verständnis der Geschäftsetikette und der richtigen Geschäftskommunikationsformate besitzen müssen. Das Bedürfnis nach exzellenter Kommunikation erstreckt sich auf alle Bereiche, von relativ informeller Kommunikation wie E-Mail und Instant Messaging bis hin zu Geschäftsvorschlägen und förmlichen Schreiben.
Schreib- und Verwaltungsfähigkeiten
Sekretäre müssen über sehr gute Tippfähigkeiten verfügen, da ein Großteil ihres Tages mit dem Schreiben von Briefen, Memos, E-Mails und anderen schriftlichen Mitteilungen verbracht wird. Viele Arbeitgeber verlangen von Sekretariatsbewerbern, dass sie einen Typing-Test ablegen. Seien Sie daher vorbereitet und üben Sie Ihre Schreibfertigkeiten vor dem Interview. Viele Sekretäre erledigen auch administrative Funktionen wie die Grundbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung. Starke mathematische Fähigkeiten sind in Sekretariatsberufen wichtig, daher ist es sehr wichtig, diese Fähigkeiten zu verbessern.
Soziale Kompetenz
Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sind für jede Sekretärin oder Verwaltungsassistentin unerlässlich. Diese Personen arbeiten routinemäßig mit verschiedenen Abteilungen zusammen und müssen in der Lage sein, mit allen Mitarbeitern der Organisation auszukommen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Sekretäre arbeiten auch mit Personen außerhalb der Organisation zusammen, die oft als Stellvertreter für ihre Vorgesetzten dienen. Eine freundliche Einstellung und die Fähigkeit, mit anderen auszukommen, ist für diesen Job unerlässlich.
