Das effektive Schreiben von Geschäftsberichten hat eine Reihe von Eigenschaften. Manager sollten beispielsweise ihre Berichte im Voraus skizzieren, sodass sie alle erforderlichen Informationen enthalten. Darüber hinaus sollten Manager spezielle Begriffe oder Wörter erläutern, die außerhalb der Wissensbasis des typischen Lesers liegen. Fünf Hauptmerkmale unterstreichen jedoch die effektivsten Geschäftsberichte.
Vollständigkeit
Die Berichte müssen vollständig sein, was sie zu vermitteln versuchen. Um vollständige Berichte zu verfassen, können Sie am besten sicherstellen, dass Sie alle Ihre Ziele erreichen. Die Ziele eines Marktforschungsberichts können beispielsweise darin bestehen, die Kundenzufriedenheit mit Produkten, Preisen und Kundenservice zu ermitteln. Darüber hinaus kann es Ihr Ziel sein, herauszufinden, warum einige Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht mehr kaufen. Die Struktur eines typischen Geschäftsberichts umfasst eine Einführung, einen Körper und eine Schlussfolgerung. Sie sollten auch eine Zusammenfassung für Manager oder Kollegen hinzufügen, die nur Zeit haben, die Ergebnisse Ihres Berichts zu überprüfen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte in Ihrer Kurzzusammenfassung und heben Sie nur die wichtigsten Punkte oder Ergebnisse hervor.
Richtigkeit
Ihre Berichte sollten immer genau sein, wenn Sie Fakten oder Zahlen angeben. Marketingmanager möchten beispielsweise Finanzinformationen in ihren Berichten streuen. Der Finanzmanager kann dem Marketing Research Manager vierteljährliche Umsatz- und Gewinnzahlen für zwei verschiedene Jahre zur Verfügung stellen. Es ist Sache des Marketing Research Managers, diese Umsätze und Gewinne genau zu melden, wenn sie in einen Bericht aufgenommen werden. Ebenso müssen Sie einige Ihrer Aussagen mit Referenzen sichern. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Aussagen eines anderen Autors vollständig verstehen, bevor Sie darauf verweisen.
Einfache Sprache verwenden
Die Nachricht in Ihrem Bericht sollte laut der Website Entrepreneur einfach sein. Sie sollten Ihre Berichte so schreiben, als würden Sie sich an jemanden mit einer höheren Bildung wenden. Verwenden Sie einfache Wörter und Erklärungen für abstrakte Ideen oder Themen. Ein Manager sollte auch vermeiden, technische Begriffe zu verwenden, wenn er sich an Publikum außerhalb seines Bereichs richtet. In Marktforschungsberufen sollten zum Beispiel Wörter wie "Multiple Choice" und "Ausfüllen" verwendet werden, anstatt die Begriffe der Marktforschung "offen" bzw. "geschlossen" zu verwenden. Halten Sie die Sätze kurz und auf den Punkt.
Richtige Rechtschreibung, Interpunktion und Verbform
Es gibt einfach keine Entschuldigung dafür, Berichte mit Rechtschreib- oder Grammatikfehlern auszugeben. Führen Sie Ihre Berichte immer über die Rechtschreibprüfung auf Ihrem Computer aus. Lassen Sie Ihren Bericht von jemand anderem auf mögliche Grammatikfehler oder die Verwendung falscher Zeitformen überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie an den richtigen Stellen in allen Berichten Kommas, Punkte, Fragezeichen und Ausrufezeichen angeben.
Verwenden Sie eine aktive Stimme
Active Voice ermöglicht es Ihnen, mit Autorität in Ihren Berichten zu schreiben, im Gegensatz zu Passiv. Verwenden Sie Wörter oder Ausdrücke wie ausgeführt, verwaltet und untersucht anstelle ihrer passiven Entsprechungen: Ausführen, Verwalten und Vermessen. Verwenden Sie Wörter, die auf "ed" enden, da sie eine aktivere Stimme darstellen.
