Ein Event-Planungskomitee kann nützlich sein, wenn Sie für eine große oder komplizierte Tätigkeit verantwortlich sind. Das Komitee sollte früh gebildet werden, damit es von Anfang bis Ende an der Planung teilnehmen kann. Übernehmen Sie die Führungsrolle bei der Festlegung von Fristen und der Einstellung von Ausschussmitgliedern.
Beginnen Sie mit der Planung der Ausschussmonate im Vorfeld der Veranstaltung. Legen Sie fest, wie oft das Komitee zusammenkommen soll, und halten Sie die Sitzungen auf ein Minimum, damit sich die Leute nicht langweilen. Planen Sie zusätzliche Meetings, wenn die Veranstaltung näher rückt.
Legen Sie die Zuständigkeiten der Ausschussmitglieder fest und planen Sie alle Unterausschüsse, bevor Sie sich an die Mitglieder wenden, um dem Ausschuss beizutreten.
Leute einladen, dem Ausschuss beizutreten. Konzentrieren Sie sich auf Personen, die Interesse an der Veranstaltung gezeigt haben oder Erfahrung mit der Planung ähnlicher Veranstaltungen haben. Fragen Sie persönlich und geben Sie der Person alle Details, die Sie bis dahin geplant haben. Senden Sie ihnen E-Mails, in denen sie sich dafür bedanken, dass Sie Ihrem Ausschuss beigetreten sind und sie an die Details Ihres ersten Treffens erinnern.
Lassen Sie jedes Mitglied beim ersten Treffen ein kurzes Formular mit Kontaktinformationen ausfüllen. Überprüfen Sie die Besprechungszeitpläne und geben Sie Details zum Ereignis sowie zu aktuellen Assets oder Problemen an. Zeigen Sie auf, wo Sie Hilfe benötigen und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Rufen Sie die Unterausschüsse auf und lassen Sie die Gruppe bestimmen, welche Mitglieder für sie verantwortlich sind. Weisen Sie die Unterausschussvorsitzenden bis zum Ende der ersten Sitzung zu.
