Wenn es Zeit ist, einen Vertrag mit einem Kunden oder Lieferanten zu verlängern, müssen Sie zunächst einige Nachforschungen anstellen. Durchkämmen Sie Ihren ursprünglichen Vertrag und notieren Sie sich alles, was geändert werden muss oder obsolet geworden ist. Möglicherweise möchten Sie die Bedingungen des ursprünglichen Vertrags zurücksetzen oder die Preisgestaltung und andere wichtige Details aktualisieren. Wenn Sie dann noch verlängern möchten, ist es an der Zeit, einen offiziellen Brief zur Vertragsverlängerung zu schreiben.
Was zu überprüfen?
Hier sind einige Punkte, die Sie beim Blick auf den ursprünglichen Vertrag beachten sollten:
- Laufzeit und Verlängerungsbedingungen: Wie lange hat der ursprüngliche Vertrag gedauert? Hat das Timing für Ihr Unternehmen funktioniert, oder möchten Sie diesmal einen längeren oder kürzeren Vertrag?
- Ziele / Leistungen: Wurden die Ziele im ursprünglichen Vertrag erreicht? Nehmen wir an, dies ist ein Anbieter, der wöchentlich Kaffee in Ihre Büros liefern sollte. Wurde die richtige Menge jede Woche rechtzeitig geliefert?
- Preisgestaltung: Der Preis des Kaffees ist seit dem ursprünglichen Vertrag gestiegen. Da Sie ein zuverlässiger Kunde sind, sollten Sie den gleichen Preis oder Rabatt anfordern. Ein Vorteil des Aufbaus einer vertraglichen Beziehung zu einem Lieferanten ist die erhöhte Chance auf ermäßigte Tarife.
- Andere mögliche Anbieter: Wenn es Zeit ist, einen Vertrag zu verlängern, ist dies Ihre Gelegenheit, die Preise anderer Anbieter zu ermitteln und zu vergleichen. Sie sind zwar mit Ihrem Verkäufer zufrieden, aber wenn Sie anderweitig niedrigere Preise finden, lohnt es sich möglicherweise, den Anbieter zu wechseln. Sie können aber auch die Preise des anderen Anbieters an Ihren aktuellen Händler heranführen, und dieser kann den Preis senken.
Muster für Vertragsverlängerungsschreiben
Ein Vertragsverlängerungsschreiben kann kurz und prägnant sein. Dies ist nicht der Vertrag selbst, der länger ist und mehr Nachdenken erfordert. Es ist nur der Brief, der um Erneuerung bittet. Ziel ist es also, eine Kommunikationslinie zu eröffnen. Legen Sie es wie ein Geschäftsbrief aus.
Ihr Name und Ihre Adresse Datum Name und Anschrift des Verkäufers
Liebe X:
Geben Sie das Datum an, an dem Ihr Vertrag unterzeichnet wurde, und notieren Sie sich das Ende des Vertrags: Unser am 15. April 2017 unterzeichneter Vertrag über die Lieferung von Kaffee an X-Standorten läuft am 15. April dieses Jahres aus.
Verlangen Sie zu verlängern und fordern Sie neue Bedingungen: Wir sind an einer Verlängerung dieses Vertrages interessiert, haben jedoch einige Anfragen. Wir möchten die Vertragsdauer auf zwei Jahre verlängern. Aufgrund dieser Erweiterung und unseres fortgesetzten Engagements für Ihr Unternehmen fordern wir einen Rabatt auf die monatliche Zahlung.
Fordern Sie ein Meeting oder einen Anruf an: Um diese neu vorgeschlagenen Bedingungen durchgehen zu können, möchte ich mich, falls möglich, nächste Woche zusammensetzen. Lassen Sie uns die Details aussuchen und einen neuen Vertrag unterschreiben lassen. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Mit freundlichen Grüßen,
X
Immer überprüfen, bevor Sie erneuern
Die Verlängerung von Verträgen ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Es ist verlockend, Verträge jedes Jahr einfach zu erneuern, wenn alles reibungslos läuft. Es ist jedoch immer eine gute Idee, die Bedingungen genau zu betrachten und zu verbessern. Möglicherweise haben Sie das Gefühl, dass Sie bei jedem Vertrag keine Zeit haben, dies zu tun, aber die Zeit, die Sie für die Überprüfung Ihrer Vertragsbedingungen bei jedem Anbieter benötigen, wird sich langfristig auszahlen.
