Freiwillige bieten ihre Dienste ihren bevorzugten Wohltätigkeitsorganisationen, Kirchen und anderen Organisationen kostenlos an. Während die Freiwilligen ihre Zeit freiwillig geben, möchten viele Organisationen nicht, dass ihre Freiwilligen dafür zahlen müssen, weil sie ihr eigenes Benzin und ihre eigenen Fahrzeuge verwenden, um zu ihrer freiwilligen Arbeit zu gelangen, und manche nutzen sogar ihre persönlichen Fahrzeuge, um die Arbeit auszuführen. Wenn eine Organisation es sich leisten kann, erstattet sie den Freiwilligen oft die Reisekosten. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass für den Freiwilligen keine Steuerpflicht entsteht.
Formular W-9
Das Formular W-9 ist eine Anfrage nach einer Steuerzahler-Identifikationsnummer. Bei Freiwilligen wären dies ihre Sozialversicherungsnummern. Es fragt auch nach der Anzahl der Ausnahmen, die der Freiwillige hat. Wenn die Organisation Freiwilligen Erstattungen anbietet, muss dieses Formular ausgefüllt werden. Wenn die Erstattungen nicht besteuert werden können, werden die Informationen nur in der Buchhaltung der Organisation benötigt, um zu zeigen, an wen die Erstattungen gezahlt wurden.
Rückerstattung
Um nicht als Einkommen betrachtet zu werden, müssen die Erstattungen die tatsächlichen Reisekosten sein, die im Rahmen eines verantwortlichen Plans dokumentiert werden können. Dies bedeutet, dass die Freiwilligen einen Nachweis über die Ausgaben vorlegen müssen und dass eine Erstattung der tatsächlichen Kosten erstattet wird. Die Dokumentation muss Zeit, Ort, Geschäftszweck und Höhe der Ausgaben angeben.
Transportkosten
Die Transportkosten beziehen sich auf die lokalen Reisekosten. Obwohl dies in der Regel in einem Auto geschieht, kann dies Flugkosten, Bustickets, Shuttle-Kosten und Taxikosten umfassen. Auch alle Maut- und Parkgebühren. Bei Reisen mit einem persönlichen Fahrzeug kann es schwierig sein, die tatsächlichen Kosten für einen Ölwechsel oder eine Benzinfüllung zu ermitteln. Es ist einfacher, den freiwilligen Helfer pro Meile bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Meilenerstattungsgebühr zu erstatten.
Reise Abzüge
Die Bundesregierung legt die Erstattungssätze für geschäftliche, gemeinnützige, ärztliche Ernennung und für die Laufleistung jedes Jahr auf der Grundlage der Kosten für den Betrieb eines Fahrzeugs fest. Wenn Freiwillige mehr als den Bundessatz erstattet bekommen, gilt der Selbstbehalt als Einkommen. In diesem Fall wären die Informationen auf dem Formular W-9 erforderlich. Wenn der Freiwillige zu einem niedrigeren Satz erstattet wird, kann der Freiwillige auch die Differenz zwischen dem tatsächlichen Erstattungssatz und dem Bundessatz als Abzug der Bundeseinkommensteuern geltend machen.
