Anrufer können aus verschiedenen Gründen Nachrichten in Ihrer Voicemail hinterlassen. Einige der Mitteilungen können freundliche Erinnerungen an wichtige Geschäftsinformationen und Kontakte sein. Was Sie in Ihrer Voicemail-Nachricht sagen, egal ob es sich um persönliche Voicemail oder geschäftliche Voicemail handelt, spielt eine wichtige Rolle bei der Art von Informationen, die Sie von Anrufern erhalten. Es gibt einige grundlegende Informationen, die Sie immer in Ihre Voicemail aufnehmen sollten.
Ausgehende Nachricht
Wenn Sie eine abgehende Nachricht hinterlassen, sollten Sie als Erstes Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre Telefonnummer angeben. Das zweite, was Sie tun sollten, ist Ihre Verfügbarkeit. Beispielsweise möchten Sie vielleicht sagen, dass Sie nicht verfügbar sind, und die Uhrzeit und den Tag angeben, zu dem Sie zurückkehren. Geben Sie schließlich an, welche Art von Informationen Sie in der Voicemail wünschen, z. B. Name, Firma, Nummer und möglicherweise eine Nachricht. Eine typische ausgehende Voicemail könnte wie folgt klingen: „Ich bin Bob Smith von Sampson, Inc., 555-555-5555. Ich bin heute bis 4 Uhr nicht erreichbar. Bitte geben Sie Ihren Namen, Firma und Telefonnummer an, und ich werde Ihren Anruf umgehend zurückrufen. Danke. ”Denken Sie daran, kurz zu sein und dem Anrufer klare, präzise Anweisungen zu geben.
Probleme vermeiden
Anrufer können manchmal falsche Nummern anrufen. Wenn Sie in Ihrer ausgehenden Nachricht nicht Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre Telefonnummer angeben, erhalten Sie häufig Nachrichten, die nicht für Sie bestimmt sind. Durch Angabe dieser Informationen stellen Sie sicher, dass der Anrufer weiß, dass er die richtige Person erreicht hat oder die richtige Nummer gewählt hat. Möglicherweise möchten Sie Ihren Anrufer nicht dazu ermutigen, eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn Sie sie nicht dazu auffordern, eine Nachricht zu hinterlassen, ist es für Sie schwierig, die Wichtigkeit des Anrufs zu beurteilen. Wenn Sie zahlreiche Voicemailnachrichten erhalten, sind diese Nachrichten wichtig, um zu bestimmen, welche Telefonanrufe umgehend zurückgegeben werden sollen und wie Sie sich auf den Rückruf vorbereiten. Wenn Sie Mitteilungen ermutigen, sollten Sie den Anrufer bitten, sich kurz zu fassen oder die Mitteilung zusammenzufassen. Sprachnachrichten mit langen Nachrichtenerklärungen können umständlich werden oder könnten nicht erforderlich sein, wodurch Zeit verschwendet wird.
E-Mail, Social Media hinzufügen
Da so viele Informationen über soziale Medien ausgetauscht werden, sollten Sie wahrscheinlich in Ihre ausgehende Nachricht Online-Kontaktinformationen hinzufügen. Die Herausforderung beim Verlassen von Kontakten in sozialen Medien besteht darin, den Anrufer zu verstehen, wo er ihn verlassen muss. Es kann erforderlich sein, dass Sie Ihren Namen buchstabieren und nicht davon ausgehen, dass der Anrufer es weiß. Wenn Sie möchten, dass ein Anrufer eine Nachricht an Ihre E-Mail-Adresse sendet, möchten Sie vielleicht sagen: "Sie können mir eine E-Mail-Adresse bei Bob Smith bei Sampson dot com geben" oder "Sie können eine Nachricht beim Bobsmith hinterlassen at sampson dot com. ”Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen, geben Sie jedoch Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens an, damit der Anrufer die richtigen Informationen erhalten kann. Es ist nicht ratsam, URL-Adressen wie Facebook oder Twitter anzugeben, da diese verwirrend sein können. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies die besten Orte sind, an denen Sie Nachrichten hinterlassen können, sagen Sie in Ihrer abgehenden Nachricht: "Sie können mir auch eine Nachricht auf meiner Facebook-Seite hinterlassen."
