Das Sitzungsprotokoll soll die wichtigsten Punkte des Treffens zusammenfassen. Ziel des Treffens ist es, dass eine Gruppe zusammenkommt und Entscheidungen trifft. Das ultimative Ziel des Sitzungsprotokolls besteht darin, die während des Treffens getroffenen Entscheidungen genau zusammenzufassen. Die Sitzungsprotokolle werden in Form von Notizen erstellt und später in voller Länge niedergeschrieben. Um den Prozess etwas zu vereinfachen, bitten Sie die Leiter der Besprechung um eine Agenda oder eine Zusammenfassung der Besprechungsereignisse. Erstellen Sie eine Gliederung für Protokollnotizen für Besprechungen basierend auf der Tagesordnung der Besprechung.
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Beachten Sie die während der Diskussion getroffenen Entscheidungen. Notieren Sie alle Informationen, die sich auf die endgültige Entscheidung beziehen.
Nutzen Sie die Zeit, in der die Leute über die Entscheidung debattieren, um sich Notizen zu den wichtigsten Themen zu machen, die anscheinend in die Debatte eingebunden sind. Mach dir keine Sorgen darüber, wer was gesagt hat.
Lesen Sie die Notizen anschließend durch und markieren Sie die Punkte, die für die Mitglieder am relevantesten sind. Gehen Sie zurück und sehen Sie sich die Notizen nach relevanten Informationen an, die sich auf den Führungsaspekt der Gruppe beziehen. Die Diskussion kann sich auf eine wichtige Angelegenheit auswirken, z. B. Schreibarbeit oder rechtliche Bedenken. Trennen Sie diese Informationen und senden Sie sie an die Gruppenleiter.
Fassen Sie die Punkte zusammen, die für Freiwillige und andere Partner benötigt werden. Schreiben Sie eine Liste mit Aufzählungszeichen aller Aufgaben, die basierend auf der in der Diskussion getroffenen Entscheidung erledigt werden müssen. Wenn die Entscheidung z. B. fiel, eine Spendensammlung zu organisieren, um ein für ein anderes Projekt benötigtes Budgetdefizit zu verringern, sollten Sie beachten, dass Freiwillige benötigt werden, um die Spendensammlung zu planen, Freiwillige einzustellen, zu werben usw.
Verwenden Sie die Zusammenfassung der Sitzungsprotokolle für E-Mails für Mitglieder und Newsletter.
Erstellen Sie ein Standardformat für das Sitzungsprotokoll gemäß den üblichen Verfahren. Speichern Sie sie, da die darin enthaltenen Informationen später nützlich werden können. Die Gruppe könnte sich später in einer ähnlichen Situation befinden, zum Beispiel, wenn die Personen, die die ursprüngliche Spendenaktion organisiert haben, nicht mehr Teil der Organisation sind. Die neuen Mitglieder können das Sitzungsprotokoll verwenden, um Lösungen für Probleme zu finden, die für sie neu sind.
Notieren Sie sich zu jedem Eintrag Datum und Uhrzeit des Meetings sowie eine Zusammenfassung des Zweckes des Meetings.
Schreiben Sie das Sitzungsprotokoll in kurzen Blöcken von ein bis drei Sätzen, so dass es sich wie ein Zeitungsartikel liest. Dadurch werden die grundlegenden Punkte des Meetings für die Leser verständlicher.
