Sitzungsprotokolle sind wichtige juristische Dokumente für gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden, Gesellschaften und Unternehmen. Sie dokumentieren den Entscheidungsprozess. Das Protokoll unterscheidet sich vom Diktat. Sie sind kein Wort für Wort von dem, was auf der Sitzung passiert ist. Stattdessen dokumentieren sie, wer teilgenommen hat, was diskutiert wurde, welche Stimmen abgegeben wurden und was beschlossen wurde. Das Protokoll wird mehrere Jahre aufbewahrt.
Bereiten Sie sich darauf vor, genaue Minuten aufzuzeichnen
Überprüfen Sie die Besprechungsagenda. Auf diese Weise können Sie wichtige Tagesordnungspunkte planen, zu denen Sie Notizen machen müssen. Sie erhalten auch ein Gefühl dafür, wie viele Teilnehmer Sie erwarten.
Erstellen Sie ein Teilnehmerblatt. Dies kann so einfach sein wie ein Blatt Papier mit dem Titel der Besprechung und dem Datum oben mit mehreren nummerierten Zeilen. Sie verteilen diese zu Beginn des Meetings, damit die Teilnehmer unterschreiben können.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Aufnahmegerät ordnungsgemäß funktioniert. Sie können sich die Notizen auf einem Laptop oder mit Stift und Papier notieren oder die Besprechung aufzeichnen. Wenn die Besprechung vertrauliche Informationen enthält, besprechen Sie die Aufzeichnung mit dem Vorsitzenden und erklären Sie Ihre Absicht, die Aufzeichnung nur zu verwenden, um die Genauigkeit des Protokolls sicherzustellen.
Erstellen Sie ein Besprechungsprotokoll für die Aufzeichnung
Machen Sie sich während des Meetings Notizen. Konzentrieren Sie sich auf das Thema jeder Diskussion und lassen Sie einen Kommentar aus. Beachten Sie beispielsweise, dass die Mittelzuweisung für ein neues Gebäude besprochen wurde. Beachten Sie jedoch nicht, dass die Diskussion "emotional und hitzig" war. Notieren Sie sich, wer jeden Antrag vorgeschlagen hat und was gelöst wurde.
Erstellen Sie ein Dokument, das das offizielle Sitzungsprotokoll sein wird. Es sollte dasselbe Format wie das vorherige Sitzungsprotokoll haben. Erwägen Sie die Verwendung von sechs Abschnitten: Anruf auf Bestellung, Anruf, Genehmigung der letzten Besprechungsprotokolle, offene Ausgaben, neue Geschäfte und Vertagung. Geben Sie jeweils eine kurze und neutrale Zusammenfassung der Diskussion oder Aktivität an. Wenn es eine Stimmenzählung gab, schließen Sie die Zählung mit ein. Wenn die Stimmen nicht gezählt wurden, geben Sie nur an, dass ein Antrag "getragen" oder "nicht bestanden" wurde. Erstellen Sie einen Raum für die Protokolle, die von Ihnen als Notizenbeauftragter und dem Vorsitzenden unterzeichnet werden sollen, der die Protokolle genehmigt.
Verteilen Sie das Protokoll innerhalb einer Woche nach der Sitzung an die Vorstandsmitglieder und legen Sie sie - sofern die Sitzung öffentlich war - als öffentliche Unterlagen ein. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen und Korrekturen vor. Verweisen Sie auf Ihre eigenen Notizen oder auf Ihre Aufzeichnung der Besprechung, wenn eine Klarstellung erforderlich ist.
Speichern Sie die Sitzungsprotokolle in Firmenakten
Protokollieren Sie die Protokolle der Besprechungen. Sie können die Protokolle in einer Mappe aufbewahren, die nach Ausschüssen oder Ausschüssen in chronologischer Reihenfolge angeordnet ist. Da das Sitzungsprotokoll rechtlich dokumentiert ist, bewahren Sie sie in der Zentrale auf.
Löschen Sie die Aufzeichnung, die Sie von der Besprechung gemacht haben, es sei denn, es ist die Richtlinie Ihrer Organisation, diese Aufzeichnung aufzubewahren. Sobald Ihre Minuten endgültig sind, besteht normalerweise keine Notwendigkeit, diese Sicherung aufzubewahren, und der Inhalt kann vertraulich oder vertraulich sein.
Kopieren Sie das Besprechungsprotokoll und verteilen Sie es zu Beginn des nächsten Meetings. Diese werden als erster Geschäftspunkt genehmigt.
Tipps
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Überprüfen Sie ggf. die Meetingvorlagen. Informieren Sie sich darüber, wie ältere Protokolle aufbewahrt wurden, oder suchen Sie online nach "Vorlagen für Besprechungsprotokolle".
