Unter bestimmten Umständen stellt das Sitzungsprotokoll einer Organisation ein juristisches Dokument dar, das nicht ohne eine Stimme des Verwaltungsrats geändert werden kann. Eine fehlerhafte Änderung des Protokolls kann dazu führen, dass Abstimmungen, Verträge, Einstellungen und andere während der Sitzung ergriffene Maßnahmen ungültig werden oder storniert werden. Verwenden Sie ein einfaches Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Protokolle korrekt ändern.
Stellen Sie fest, ob das Protokoll bereits durch eine Abstimmung des Verwaltungsrats förmlich genehmigt wurde oder ob es nur einem Vorsitzenden oder einem Exekutivausschuss zur Überprüfung vorgelegt wurde. Protokollentwürfe, über die kein Board abgestimmt hat, können ohne Board-Abstimmung geändert werden.
Wenn die vorgeschlagenen Änderungen an einer Person oder an Personen vorgenommen werden, die die Minuten vor dem Protokoll überprüfen, gehen Sie zur Vollpension, schlagen Sie die gewünschten Änderungen vor. Vergleichen Sie den endgültigen Wortlaut mit dem ursprünglich eingereichten Protokoll. Erklären Sie den Grund für die Änderungen. Wenn alle einverstanden sind, lassen Sie die ursprünglich eingereichten, nicht genehmigten Protokolle von einer Sekretärin abändern.
Wenn die vorgeschlagenen Änderungen für Protokolle vorgenommen werden, die noch nicht vom Board und auf einer Boardsitzung genehmigt wurden, gehen Sie wie folgt vor:
Lassen Sie den Vorsitzenden einen Antrag zur Genehmigung des Sitzungsprotokolls stellen. Warten Sie, bis der Antrag abgesetzt ist. Lassen Sie den Vorsitzenden die Angelegenheit zur Diskussion stellen. Lassen Sie die Person, die die Änderung vorgeschlagen hat, den Grund für die Änderungen angeben. Lassen Sie die Person, die die Änderungen vorgeschlagen hat, einen Antrag zur Änderung des Protokolls stellen und den genauen Wortlaut der Vorschläge angeben. Warten Sie, bis der Antrag abgesetzt ist. Lassen Sie den Vorsitzenden die Diskussion schließen und die Frage stellen oder stimmen Sie ab. Schreiben Sie die Abstimmung auf, einschließlich der Namen der Befürworter, die sich dagegen aussprechen und sich der Stimme enthalten.
Wenn die vorgeschlagenen Änderungen für vom Verwaltungsrat zuvor genehmigte Minuten vorgenommen werden, gehen Sie beim Ändern des Protokolls, das zum ersten Mal dem Verwaltungsrat vorgelegt wird, nach demselben Verfahren vor.
Lassen Sie die Protokolländerungen vom Protokollführer oder der Protokollführerin des Protokolls vornehmen. Beachten Sie, dass sich das Protokoll oben in dem Dokument befindet, das das Datum enthält, an dem die Protokolle ursprünglich erstellt wurden. Geben Sie das Datum der Änderungen und den Namen der Person an, die das Protokoll ändert.
