Das Protokollieren von Besprechungsprotokollen erfordert ein hohes Maß an Organisation und Liebe zum Detail. Da Sitzungsprotokolle häufig zu rechtlichen Dokumenten werden, ist es wichtig, die Diskussionen genau zusammenzufassen. Erstellen Sie eine Sicherungskopie, bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf und verteilen Sie zusätzliche Kopien an die entsprechenden Parteien. Mit etwas Übung wird es viel einfacher, Sitzungsprotokolle genau und präzise zu dokumentieren.
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Kopie der Geschäftsordnung von Robert
Protokollierung der Sitzungsprotokolle
Kommen Sie früh an, um Ihren Laptop einzurichten und loszulegen. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Ort und Liste der Teilnehmer. Zeichnen Sie so viel Gesprächsbesprechung auf, wie es für Ihre Schreibgeschwindigkeit möglich ist. Machen Sie sich keine Gedanken über Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Wenn Sie einen wichtigen Schritt verpassen, z. B. das Übergeben einer Bewegung oder eines Aktionselements, können Sie die Teilnehmer der Besprechung bitten, den Wortlaut zu klären. Speichern Sie das Dokument gelegentlich, um Datenverlust zu vermeiden.
Bearbeiten Sie Ihr Meeting-Protokoll so schnell wie möglich nach dem Meeting, wenn Ihre Erinnerung an die Diskussion noch frisch ist. Korrigieren Sie etwaige Rechtschreib- oder Grammatikfehler und stellen Sie sicher, dass die Formatierung im gesamten Dokument konsistent ist. Fügen Sie ein "Entwurfs-Wasserzeichen" ein, um die Leser darüber zu informieren, dass das Protokoll noch nicht genehmigt und offiziell gemacht wurde. Speichern Sie die Datei mit einem Dateinamen, der später leicht zu identifizieren und zu unterscheiden ist, beispielsweise "StrataCouncilMinutesDecember5".
Senden Sie das Protokoll an den Besprechungsleiter oder an eine andere Person, die die Besprechung überprüfen soll. Bearbeiten Sie die Minuten erneut, basierend auf dem erhaltenen Feedback. Achten Sie beim Bearbeiten darauf, dass die Minuten unversehrt bleiben. Fügen Sie keine Diskussionen hinzu, die nicht aufgetreten sind, oder entfernen Sie keine Diskussionen, die aufgetreten sind. Speichern Sie die Datei erneut.
Behalten Sie das Wasserzeichen "Entwurf" im Dokument, bis das Protokoll formell genehmigt wird. Dies geschieht normalerweise in späteren Sitzungen desselben Ausschusses.
Wenn das Komitee die Protokolle genehmigt, entfernen Sie das Wasserzeichen "Entwurf" und speichern Sie die Datei erneut. Verteilen Sie gegebenenfalls die genehmigten Protokolle an die Ausschussmitglieder.
Tipps
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Lassen Sie sich eine Kopie der Geschäftsordnung von Robert (oder was auch immer Ihr Ausschuss verwendet) als Referenz für die Sitzung verwenden. Dies kann Ihnen helfen, Besprechungsvorgänge korrekt aufzuzeichnen.
Einige Leute ziehen es immer noch vor, das Sitzungsprotokoll zuerst mit der Kurzschreibweise zu dokumentieren und die Notizen später einzugeben. Diese Methode kann genauso gut funktionieren wie die Verwendung eines Laptops. Das hängt von Ihren persönlichen Vorlieben ab.
Bei sehr wichtigen Besprechungen sollten Sie die Verwendung eines Tonbandgeräts für eine Audioaufzeichnung des Verfahrens in Betracht ziehen.
