Die Vorstandsmitglieder müssen bei der Verwaltung der geschäftlichen Angelegenheiten eines Unternehmens angemessene Sorgfalt walten lassen. Dazu gehört auch, dass Sie die Finanzen einer Organisation auf dem Laufenden halten. Dazu verwenden sie Berichte des Schatzmeisters der Organisation und erhalten Berichte zu einem Zeitplan, der von der Satzung der Organisation oder den Anweisungen des aktuellen Vorstands abhängt.
Aufgaben des Vorstands
Ein Verwaltungsrat ist das offizielle Organ, das die Angelegenheiten eines gewinnorientierten oder gemeinnützigen Unternehmens überwacht. Ein Verwaltungsrat kann eine Managementfirma oder Führungskräfte anstellen, um seine Geschäfte zu betreiben, der Verwaltungsrat legt jedoch die allgemeinen Ziele und Aufgaben für die Organisation fest. Die Verwaltungsräte müssen sich im Rahmen ihrer Aufgaben über die finanzielle Leistung, die Mitgliederzahlen und die Aktivitäten der Organisation informieren. Sie ernennen einen Schatzmeister, der die Finanzen der Organisation überwacht, indem sie entweder die Bücher direkt führen oder einen Auftragnehmer oder Angestellten führen.
Aufgaben des Schatzmeisters
Der Schatzmeister eines Vorstands ist die Person, die die Finanzen der Organisation überwacht. Bei kleineren Organisationen, insbesondere bei gemeinnützigen Organisationen, kann der Schatzmeister die Bücher führen, Einzahlungen vornehmen, Schecks schreiben und mit einem Steuerprüfer zusammenarbeiten, um die Steuern der Organisation zu erheben. In größeren Organisationen kann der Schatzmeister nur die Arbeit eines bezahlten Buchhalters, Buchhalters, Executive Directors oder Chief Financial Officer überprüfen. Einige Schatzmeister leiten einen Finanzausschuss, der aus mehreren Vorstandsmitgliedern oder Vorstandsmitgliedern besteht.
Berichtsanforderungen
Schatzmeister legen ihren Vorständen regelmäßig Finanzberichte vor. Dies geschieht häufig bei offiziellen Vorstandssitzungen, die monatlich oder vierteljährlich stattfinden. Der Bericht des Schatzmeisters ist in der Regel einer der ersten Aufträge bei einer Vorstandssitzung. Der Vorstand nimmt sich Zeit, um den Bericht zu besprechen, wenn er detailliert ist, oder er akzeptiert eine Zusammenfassung des Schatzmeisters, falls dies nicht der Fall ist. Der Schatzmeister legt dem Verwaltungsrat jährlich das Budget des kommenden Jahres, einen Leistungsbericht zum Jahresende sowie die Steuererklärungen der Organisation vor. Wenn es sich um ein börsennotiertes Unternehmen handelt, gibt der Schatzmeister die Informationen an, die in den Jahresbericht des Unternehmens aufgenommen werden.
Berichtsinhalt
Die Berichte des Schatzmeisters können einfach oder komplex sein, abhängig von den Wünschen des Verwaltungsrats und der Notwendigkeit des Verwaltungsrats, seine treuhänderische Verantwortung für die Verwaltung der Angelegenheiten der Organisation wahrzunehmen. Kleine Organisationen fordern den Schatzmeister möglicherweise nur auf, den Kontostand der letzten Sitzung und den aktuellen Kontostand zu lesen, sodass die Vorstandsmitglieder nach erheblichen Unterschieden fragen können. Größere Organisationen fragen möglicherweise nach detaillierten Finanzberichten, Erläuterungen zu großen Transaktionen und Prognosen für das kommende Quartal. Je mehr Kontrolle ein Vorstand über seine Finanzen hat, desto weniger Informationen benötigt er möglicherweise bei Vorstandssitzungen. Wenn der Verwaltungsrat beispielsweise einen Schatzmeister bestellt, einen Finanzausschuss hat und einen für die Verwaltung eines Buchhalters verantwortlichen Exekutivdirektor anstellt, muss der gesamte Verwaltungsrat möglicherweise nicht in jeder Sitzung die Finanzen der Organisation gründlich prüfen.
