Kein eingestelltes Faxformat passt in jede Situation. Befolgen Sie jedoch einige allgemeine Richtlinien, damit der Empfänger des Faxes Informationen schnell im Fax finden kann. Diese Richtlinien stellen auch sicher, dass der Empfänger beim Faxempfang keine Probleme hat und dass Sie Probleme beim Senden vermeiden.
Halten Sie Ihr Fax unter 10 bis 12 Seiten. Viele Faxgeräte in kleinen Büros können nicht zu viele Seiten gleichzeitig verarbeiten. Große Faxe binden auch Telefonleitungen, die mit Faxgeräten geteilt werden. Teilen Sie Ihr Fax in mehrere Stapel auf, wenn Sie mehr als 10 bis 12 Seiten senden müssen. Sagen Sie dem Empfänger, dass er mehr als ein Fax von Ihnen erwartet.
Passen Sie die Seitenränder oder die Schriftgröße an, um weniger Seiten zu erhalten. Denken Sie jedoch daran, dass kleinere Schriftgrößen möglicherweise nicht so leicht zu lesen sind und kleine Ränder wie in einem Lebenslauf unprofessionell aussehen können. Verwenden Sie mindestens eine 11-Punkt-Schrift.
Schreiben Sie nach Möglichkeit Faxe im Geschäftsbriefformat. Die Ränder sollten auf der linken und rechten Seite einen Zoll und wenn möglich auf dem oberen und unteren Rand eineinhalb Zoll betragen. Einzelne Leerzeichen für Ihren Brief, doppelter Abstand zwischen den Absätzen. Fügen Sie vor der Anrede eine Datumszeile oben und Adressblöcke für Sender und Empfänger ein. Der Adressblock des Absenders geht zuerst.
Legen Sie Ihrem Fax ein Deckblatt bei. Das Deckblatt muss nicht einem bestimmten Layoutformat entsprechen, es sollte jedoch sowohl die Kontaktinformationen des Absenders als auch des Empfängers enthalten, wie viele Seiten das Fax enthält, und eine Betreffzeile, aus der hervorgeht, worum es sich beim Fax handelt. Fügen Sie ein paar Zeilen für persönliche Kommentare zum Fax hinzu. Die Kontaktinformationen können die Namen von Einzelpersonen und Unternehmen, Abteilungsnamen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten. Das Anschreiben sollte gut lesbar sein, damit der Empfänger schnell Informationen darüber finden kann.
Senden Sie möglichst kein Fax mit Grafiken. Sie brauchen zu viel Zeit, um zu senden und zu empfangen, und sie verschwenden viel Tinte. Außerdem werden sie in der Regel aufgrund schlechter Druckqualität nicht besonders gut auf Faxen angezeigt.
