Ein Business Meeting-Programm wird verwendet, um wichtige Angelegenheiten zu kommunizieren, die in einem Meeting besprochen werden. In diesem Dokument können sich alle Teilnehmer angemessen auf die Besprechungsthemen vorbereiten.
Ein Business Meeting-Programm muss bestimmte Fragen beantworten: Welches Thema steht zur Diskussion? Warum sollte darüber diskutiert werden? Wer wird an der Diskussion teilnehmen? Wer ist für bestimmte Themen zuständig? Wie lange wird das Thema in der Besprechung diskutiert?
Artikel, die Sie benötigen
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Erstellen Sie ein neues Dokument mit Meeting Agenda als Titel und Dateiname. Zur Vereinfachung können Sie Ihren Dateinamen auf folgende Weise formatieren: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. Wenn Sie in Ihre Ordner schauen, ist auf diese Weise eine bestimmte Agenda leicht zu finden.
Geben Sie das Datum der Besprechung, den Ort und die Namen der Personen ein, die an der Besprechung teilnehmen. Diese Informationen werden sich als entscheidend erweisen, insbesondere bei der Verfolgung des Fortschritts eines bestimmten Themas, Projekts oder Problems.
Erstellen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten mit dem Titel "Business Meeting Agenda am (Datum des Meetings)".
Geben Sie als ersten Titel der Spalte "Thema" ein. Geben Sie dann jedes zu besprechende Besprechungsthema ein.
Geben Sie als zweite Spalte „Ziele / Ziele“ ein. Geben Sie während des Meetings kurz das gewünschte Endergebnis für jedes Thema an.
Geben Sie "Team" als Titel der dritten Spalte ein. Beachten Sie die Personen, die für die Präsentation des Themas verantwortlich sind oder in seinem Namen sprechen. Wenn ein Thema einen Teamleiter hat, sollten Sie dies auch beachten.
Schlüssel "Strategie" als Titel der vierten Spalte. Listen Sie auf, wie Sie das Thema ansprechen möchten. Beispiele sind „Brainstorming“ zur Generierung von Ideen, „Überprüfung“, um ein ausgewähltes Ergebnis oder Projekt zu überprüfen, „Entscheidung“, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, oder „Information“, wenn allgemeine Informationen ausgetauscht werden müssen.
Geben Sie "Time" als Titel der fünften Spalte ein. Geben Sie an, wie viele Minuten jedes Thema für die Diskussion zur Verfügung steht. Dies ist notwendig, um einen guten Ideenfluss im Besprechungsraum aufrechtzuerhalten und Ihrem Meeting eine Struktur zu geben.
Speichern Sie Ihr Dokument, nachdem Sie alle bekannten Informationen in jede Zeile eingegeben haben.
Tipps
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Eine Tabelle ist nur eine grundlegende Methode, um die Themen für die Diskussion in einem Meeting zu organisieren. Sie können Ihr Business Meeting-Programm anders formatieren, sofern alle angegebenen Elemente enthalten sind.
Es ist wichtig, dass Sie genügend Zeit für die Diskussion Ihrer ausgewählten Themen einplanen, aber nicht zu viel Zeit, da andernfalls die Diskussion fortgesetzt wird. Fragen Sie die Moderatoren, wie viel Zeit sie benötigen, um sich zu ihren Themen zu präsentieren.
Stellen Sie sicher, dass jeder, der am Meeting teilnimmt, mindestens einen Tag vor dem vorgeschlagenen Meeting die Tagesordnung erhält. So haben alle Zeit, sich vorzubereiten und gegebenenfalls Änderungen an der Tagesordnung vorzunehmen.
