Muss ich jedes Jahr ein neues W9 von einem Lieferanten erhalten?

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Das Formular W-9 für interne Einnahmen wird verwendet, um die Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen für eine Einzelperson oder eine Gesellschaft zu erhalten. Unternehmen nutzen dieses Formular, um TINs für neue Anbieter zu erhalten. Nach Erhalt eines ersten IRS-Formulars W-9 müssen Unternehmen keine aktualisierten Formulare für etablierte Anbieter anfordern. Die Anbieter sind dafür verantwortlich, ein aktualisiertes Formular W-9 bereitzustellen, wenn sich bestimmte Informationen ändern.

Aktualisieren von W-9-Informationen

Ein Lieferant ist verpflichtet, ein Unternehmen mit einem neuen Formular W-9 auszustatten, wenn sich der Name oder die TIN des Lieferanten ändert. Wenn die Geschäftsstruktur des Lieferanten seine Steueranforderungen ändert, sollte außerdem ein neues Formular W-9 bereitgestellt werden.

Verwendung von W-9

Die IRS schreibt vor, dass Unternehmen ein Formular 1099 einreichen müssen, um Zahlungen an bestimmte Anbieter im Wert von über 600 USD zu melden. Das Formular W-9 stellt sicher, dass das Unternehmen über ausreichende Informationen verfügt, um gegebenenfalls eine Abgabe des Formulars 1099 vorzunehmen.

Ersatzformulare

Der IRS ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen Formulare anstelle von Formular W-9 zu verwenden, wenn sie im Wesentlichen ähnliche Informationen anfordern. Ein Unternehmen kann beispielsweise ein eigenes Formular zur Einrichtung eines Lieferanten erstellen und es an alle neuen Anbieter senden. Dieses Formular kann sowohl firmenspezifische Lieferanteninformationen als auch die im Formular W-9 enthaltenen Informationen enthalten.

Informationen zum Formular W-9

Das Formular W-9 fordert den Namen des Verkäufers, die Postanschrift, die Steuerklasse und die Sozialversicherungsnummer oder die Arbeitgeberidentifikationsnummer an. Das Formblatt W-9 oder ein gleichwertiger Vertreter muss außerdem verlangen, dass der Verkäufer bestätigt, dass die angegebene Steueridentifikationsnummer korrekt ist, dass der Verkäufer ein US-amerikanischer Staatsbürger ist und dass der Verkäufer keinem Sicherungshindernis unterliegt.

Strafen

Wenn ein Unternehmen ein Formular W-9 von einem Verkäufer anfordert und der Verkäufer dies nicht einhält, kann der Verkäufer mit einer Geldstrafe von 50 US-Dollar bestraft werden, es sei denn, der Ausfall ist auf einen triftigen Grund und nicht auf Vorsatz zurückzuführen. Ein Verkäufer kann auch zivil- und strafrechtliche Sanktionen verhängen, wenn falsche Angaben gemacht werden.

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Wie viel verdient ein Zimmerlehrling jedes Jahr?

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