Die Geschäftskorrespondenz endet nicht, sobald der Vertrag unterzeichnet ist. Möglicherweise haben Sie mehrere zusätzliche Gelegenheiten, um die Angelegenheit durch Briefe zu besprechen. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einer Universität als Tenure-Track-Professor abgeschlossen haben, erhalten Sie mehrere zusätzliche Korrespondenz, die sich auf Ihren Vertrag bezieht, z. B. wann Ihre Leistungen beginnen, und viele andere Angelegenheiten, die Sie zu Beginn ansprechen müssen Arbeit. Als Supervisor müssen Sie häufig Briefe schreiben, in denen der ursprüngliche Vertrag so zitiert wird, dass der Mitarbeiter oder der Kunde daran erinnert wird, wo er die Informationen finden kann.
Teilen Sie dem Empfänger mit, was er wissen muss, und weisen Sie dann auf den Vertrag oder den Bereich des Vertrags hin, der die wesentlichen Informationen enthält. Zum Beispiel: "Ihre Leistungen beginnen zwei Wochen nach Ihrem Startdatum, wie in Zeile 5a auf Seite 2 Ihres Vertrags angegeben." Sie benötigen keinen formalen Zitierstil wie den American Psychological Association (APA), um den Vertrag zu zitieren. verweisen Sie einfach auf den jeweiligen Vertrag und die Seitennummer.
Überlegen Sie, ob Sie Vertragsabschnitte angeben müssen, anstatt nur darauf hinzuweisen. Wenn der Vertrag langwierig oder sehr komplex ist, sollten Sie den entsprechenden Abschnitt angeben und erläutern, auf welcher Seitennummer und Abschnittsnummer sich die Informationen befinden.
Teilen Sie dem Empfänger mit, dass Sie gerne ein weiteres Exemplar des Vertrages als Referenz zur Verfügung stellen würden, falls er das Exemplar verloren hat. Geben Sie ihm Ihre Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an, wenn Sie Fragen haben oder eine zusätzliche Kopie des Vertrags anfordern möchten.
