Due Diligence ist im Wesentlichen eine intensive Untersuchung, die einer bedeutenden Transaktion oder Entscheidung vorausgeht. Due Diligence tritt beispielsweise auf, wenn Sie ernsthaft am Kauf eines Unternehmens interessiert sind oder eine Verkaufspräsentation für einen wichtigen Outsourcing-Vertrag entwickeln müssen. Obwohl der Prozess zeitaufwändig sein kann und häufig im Hintergrund ablaufen muss, sind die Informationen, die Sie sammeln und in einem Due-Diligence-Bericht beschreiben, entscheidend für eine gute Entscheidung oder die Erstellung einer effektiven Präsentation.
Struktur und Fokus
Wie bei den meisten anderen formellen Berichten umfasst ein Due-Diligence-Bericht ein Ziel, eine Zusammenfassung, die wichtigsten Ergebnisse, einen Abschnitt mit Empfehlungen und einen oder mehrere Anhänge. Was einen Due-Diligence-Bericht von anderen unterscheidet, ist jedoch Zweck, Fokus und Informationsgrad. Wenn Sie die aktive Phase der Due Diligence abgeschlossen haben - nach Fakten recherchieren, Rohdaten sammeln und persönliche Beobachtungen vornehmen - organisiert die Berichterstellung die Daten in einer Weise, dass Sie die vorhandene Situation einschätzen, Risiken erkennen und Probleme erkennen können, die Einfluss darauf haben Chancen.
Format und Stimme
Die meisten Leute verwenden einen Due-Diligence-Bericht als Hintergrundmaterial während der Vertrags- oder Preisverhandlungen oder als Informationsquelle für die Erstellung einer Angebotsdarstellung. Unabhängig von dem Zweck besteht ein Großteil der von Ihnen in einen Due-Diligence-Bericht aufgenommenen Informationen aus vertraulichen Informationen. Neben dem Schreiben für die Zielgruppe und der Fokussierung auf die Ziele enthalten Sie nur die relevantesten oder wichtigsten Informationen. Verwenden Sie eine formale Stimme und präsentieren Sie Fakten anhand von objektivem, unvoreingenommenem Schreiben und trennen Sie die Berichtsinformationen anhand von Buchstaben oder Ziffern in verschiedene Abschnitte.
Ziele und Zusammenfassung
Erläutern Sie Ihre Gründe für die Durchführung der Due Diligence im Abschnitt Ziele. Obwohl die Zusammenfassung unmittelbar nach den Berichtszielen kommt - und vor dem Körper -, schreiben Sie die Zusammenfassung zuletzt. Der Grund ist, dass sich Leser - meistens Führungskräfte des Unternehmens -, die an diesem Abschnitt interessiert sind, möglicherweise nicht die Zeit nehmen, um den vollständigen Bericht zu lesen. Sie müssen die Zusammenfassung so strukturieren, dass sie wie ein Bericht in Miniaturgröße angezeigt wird, aber gleichzeitig die Länge proportional zum Rest des Berichts bleibt.
Wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen
Michael Sisco, Schriftsteller und unabhängiger IT-Berater, erklärt in einem Artikel auf der TechRepublic-Website, dass sich die wichtigsten Ergebnisse auf Artikel konzentrieren sollten, die den Preis oder den laufenden Betrieb des Unternehmens beeinflussen. Wenn Sie beispielsweise einen Due-Diligence-Bericht zur Verwendung für eine Outsourcing-Vertragspräsentation schreiben, schließen Sie Fragen ein, die Ihren Preis und Ihre Position unterstützen, wie z. B. Ausfall von Betriebsabläufen, die auf Produktivität und Leistungsprobleme hinweisen. Dazu gehören Kostenquoten, die Aufschluss darüber geben, wie viel das Unternehmen derzeit für den internen Betrieb eines Dienstes ausgibt, und Risiken identifizieren, beispielsweise die Notwendigkeit, noch mehr Geld zu investieren, um alte oder veraltete Geräte aufzurüsten oder zu ersetzen. Heben Sie im Abschnitt mit den Empfehlungen die Hebelmöglichkeiten hervor. Umfassen Sie die Implementierungskosten, geben Sie einen Return on Investment Ratio an und geben Sie einen Zeitrahmen für die Realisierung von Einsparungen oder Vorteilen für jede Gelegenheit.
