Wenn eine interne Untersuchung zu Disziplinar- oder Gerichtsverfahren führt, müssen Sie einen Untersuchungsbericht schreiben, um Ihren Fall zu stützen. Eine klare und sachliche Darstellung der Ergebnisse kann einen unbestreitbaren Rekord aufstellen, während ein schlecht geschriebener Bericht das Potenzial hat, Ihren Fall zu schwächen. Jeder Unternehmer sollte wissen, was in einen Untersuchungsbericht aufgenommen werden soll und in welchem Format er verwendet werden soll.
Die Grundlagen
Ein Untersuchungsbericht dient dazu, Fakten zu liefern und manchmal Empfehlungen zu geben, die auf Fakten und der Art der Vorwürfe basieren. Prägnanz und Objektivität sind ebenso wichtig wie genaue Informationen, um Glaubwürdigkeit herzustellen. Ein formaler Gliederungsbericht, der in der ersten Person verfasst ist, erhöht ebenfalls die Glaubwürdigkeit. Bei umfangreichen Berichten können ein Inhaltsverzeichnis und nummerierte Seiten das Auffinden bestimmter Informationen erheblich erleichtern. Das Einschließen eines Deckblatts, selbst für einen kurzen Bericht, ist wichtig für den Datenschutz.
Sektionen öffnen
Der erste Abschnitt des Berichts sollte grundlegende Informationen enthalten, z. B. die Namen des Absenders und des Empfängers sowie eine Themenzeile, in der der Untersuchungsgegenstand angegeben wird. Identifizieren Sie im zweiten Abschnitt den Beschwerdeführer, beschreiben Sie den Vorwurf oder die Vorwürfe, geben Sie das Start- und Enddatum der Untersuchung an und ermitteln Sie die Informationsquellen und Nachweise, die zur Durchführung der Untersuchung oder zur Erstellung des Berichts verwendet werden. Listen mit Aufzählungszeichen sind hilfreich, um Informationen in diesem Abschnitt besser lesbar zu machen.
Untersuchungsergebnisse und Befunde
Aktuelle Tatsachenfeststellungen in einer Liste mit Aufzählungszeichen, in narrativen Absätzen oder in einer Kombination aus beiden. Die Ergebnisse sollten jeden Schritt der Untersuchung in chronologischer Reihenfolge beschreiben und möglichst Datum und Uhrzeit enthalten. Obwohl Sie unterstützende Beweise in den Befundabschnitt aufnehmen können, ist das Referenzieren und Anhängen von Beweisen als Ausstellungsstücke am Ende des Berichts oft die bessere Wahl, da der Berichtsfluss dadurch nicht unterbrochen wird. Dazu gehören Zeugenaussagen, Fotos, Videos, E-Mails, Dokumente und gescannte Dateien.
Fazit
Beenden Sie den Bericht mit einem oder mehreren narrativen Absätzen, in denen Sie die Untersuchung zusammenfassen und gegebenenfalls empfehlen, wie Sie vorgehen sollen. Eine Zusammenfassung sollte eine Erklärung der Verstöße enthalten und so viele Informationen enthalten, dass der Leser versteht, was die Untersuchung begründet hat, ohne den gesamten Bericht zu lesen. Empfehlungen sollten umsetzbare Schritte sein, die der Schwere der Behauptung, den vorgelegten Nachweisen, den rechtlichen Auswirkungen und Ihrem Verhaltenskodex oder den Verhaltensregeln Ihrer Mitarbeiter entsprechen.
