Ihr Unternehmen ist gewachsen und Sie haben jetzt Kunden und Geschäftspartner auf der ganzen Welt. Bevor Sie beginnen, internationale Geschäftsbriefe zu versenden, erfahren Sie mehr über die Etikette. Wenn Sie entsprechend geschrieben werden, sind Ihre Geschäftsbriefe leicht lesbar und beleidigen Geschäftspartner aus anderen Ländern nicht unbeabsichtigt.
Richtiges Briefformat
Obwohl Sie einige Optionen für das Format Ihres Briefs haben, wird das Blockformat laut Purdue Writing Lab am häufigsten für Geschäftsbriefe verwendet. Durch das Blockformat bleiben alle Zeilen des Geschäftsbriefs linksbündig, wobei zwischen den einzelnen Absätzen eine leere Leerzeile steht.
Elemente eines Geschäftsbriefes
Verwenden Sie eine professionelle Struktur für Ihren internationalen Geschäftsbrief. Geben Sie Ihre Adresse oben auf der Seite und das Datum ein. Geben Sie darunter die vollständige Adresse des Mitarbeiters ein, an den Sie den Brief senden. Vermeiden Sie es, "lieber" als Ihre Anrede zu verwenden, und geben Sie stattdessen den vollständigen Namen des Mitarbeiters ein. Für den Hauptteil des Schreibens bieten drei separate Absätze die beste Lesbarkeit. Beenden Sie den Brief mit einem professionellen Abschluss wie "Aufrichtig" oder "Danke", gefolgt von Ihrem vollständigen Namen.
Umgangssprache und Slang
Vermeiden Sie Umgangssprache und Slang in Ihrem Brief. Während jemand in Ihrer Region möglicherweise Ihre Wort- und Ausdruckswahl versteht, ist dies bei einem internationalen Geschäftsbriefempfänger nicht der Fall. Selbst wenn Sie Ihren Brief in ein englischsprachiges Land senden, kennt der Empfänger möglicherweise keine Ausdrücke wie "wie bei niemandem" oder "Haare des Hundes". Um sicherzustellen, dass der Empfänger Ihren Brief versteht und nicht unbeabsichtigt beleidigt wird, lesen Sie alle Slang-Begriffe durch und entfernen Sie sie.
Sprachwahl
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihren Brief in einer anderen Sprache verfassen müssen. Wenn Sie die Sprache Ihres Empfängers nicht fließend beherrschen, bitten Sie jemanden, der dies tut. Lassen Sie sie Ihren Brief durchlesen und korrigieren Sie eventuelle Fehler. Sie möchten nicht nur professionell in Ihrem Brief klingen, Sie möchten auch verhindern, dass Sie den Empfänger beleidigen, indem Sie versehentlich ein beleidigendes Wort verwenden.
Halten Sie es professionell
Obwohl es akzeptabel ist, eine Zeile Ihres ersten Abschnitts für Höflichkeit zu reservieren, beispielsweise um nach der Familie des Empfängers zu fragen, ist es am besten, den Rest des Briefes professionell zu halten. Gehen Sie auf den Punkt des Briefes und vermeiden Sie es, zu persönlich zu werden.
Internationales Business Lingo
Verwenden Sie beim Schreiben Ihres Briefes internationale Geschäftsjargon, um sicherzustellen, dass der Empfänger alles, was Sie vorschlagen, versteht. Wörter wie "Exportieren", "Subvention", "polyzentrische Besetzung" und "Übersetzungsengagement" werden international verstanden. Konsultieren Sie ein internationales Business-Glossar wie das Global Edge-Glossar für internationale Geschäftsbedingungen oder das Wall Street Journal-Glossar für internationale Geschäfte (siehe Ressourcen).
