Verlassen Sie sich nicht auf Telefonanrufe, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie mit dem Kundendienst, Versicherungen, Unternehmen oder anderen Personen über ein wichtiges Thema telefonieren, müssen Sie ein Bestätigungsschreiben hinterlegen, um eine schriftliche Aufzeichnung für die zukünftige Verwendung zu erstellen.
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Ein Bestätigungsschreiben ist eine Möglichkeit, ein Telefongespräch schriftlich festzuhalten, das später verwendet werden kann, um zu beweisen, was besprochen wurde. Das Bestätigungsschreiben erfüllt drei Dinge: 1) hilft den Parteien, die Verantwortlichkeiten zu verfolgen; 2) teilt dem Adressaten mit, dass das Gespräch nicht vergessen wird; und 3) kann als Beweismittel in Gerichtsverfahren zum Nachweis Ihrer Version von Ereignissen verwendet werden.
Planen Sie Ihren Brief vor dem Telefongespräch, indem Sie eine Checkliste mit den zu besprechenden Dingen erstellen. Bestimmen Sie für jedes Diskussionselement, wer verantwortlich ist und wann das Element ausgeführt wird. Wenn es Eventualitäten gibt, identifizieren Sie diese.
Schreiben Sie nach dem Telefongespräch Ihren Brief. Fügen Sie ein Datum, den Adressaten und eine Betreffzeile ein. Schreiben Sie den Brief klar und knapp. Der Brief sollte sachlich und genau sein. Lassen Sie Kommentare, Spekulationen und Emotionen aus. Verwenden Sie in der Regel keine Ausrufezeichen. Versuchen Sie nicht, einzuschüchtern oder zu schikanieren. Denken Sie daran, dass der Brief möglicherweise vor einem Richter oder einer Jury vorgelesen wird, und Sie möchten nicht als unangenehm oder unvernünftig wirken.
Beginnen Sie den Brief mit "Dieser Brief bestätigt unser Telefongespräch am Datum bezüglich ___"Beschreiben Sie dann genau, was besprochen wurde, indem Sie angeben, wer was gesagt hat. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle wichtigen Informationen enthalten, einschließlich wer für den Aktionsgegenstand verantwortlich ist, wann er abgeschlossen werden soll, und eventuelle Eventualitäten. Schließen Sie den Brief mit" Bitte informieren Sie mich so bald wie möglich schriftlich, wenn die oben beschriebenen Angaben unrichtig sind. "Dann unterschreiben Sie den Brief.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des unterzeichneten Briefes erstellen und aufbewahren, und senden Sie ihn dann per E-Mail. Wenn der Inhalt des Schreibens kritisch ist und Sie Grund zu der Annahme haben, dass der Empfänger den Erhalt des Schreibens ablehnen kann, senden Sie den Brief per Einschreiben. Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers haben, ist die E-Mail in Ordnung.
