Wenn Sie einen Geschäftsbrief senden, sind Sie am sichersten, wenn Sie sich an ein herkömmliches Standardformat halten. Die Purdue University schlägt vor, dass Sie mit Ihrem eigenen Namen und Ihrer eigenen Adresse beginnen - es sei denn, es steht im Briefkopf - und dann mit dem Datum darunter. Schreiben Sie darunter den Namen und die Adresse des Empfängers und dann die Anrede. Wenn Sie viele Briefe senden, können Sie Zeit sparen, indem Sie eine Vorlage in Ihrem Computer einrichten.
Überprüfen Sie Ihre Fakten
Sie gewinnen keine Kunden oder beeinflussen keine Menschen, wenn Sie die grundlegenden Fakten falsch verstehen. Das Emily Post Institute sagt, Sie sollten sich des Namens und der Adresse des Empfängers sowie des genauen Namens ihres Unternehmens sicher sein, bevor Sie den Brief abschicken. Wenn der Name des Empfängers geschlechtsneutral ist, z. B. Pat oder Sam, sollten Sie herausfinden, ob Sie an einen Mann oder eine Frau schreiben. Wenn Sie den Brief schreiben, Korrekturlesen, um zu bestätigen, dass Sie alles richtig geschrieben haben.
Schreiben an Fremde
Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht gut kennen, z. B. einen potenziellen Kunden, halten Sie die Dinge mit Frau, Herrn oder Dr. Wenn Sie das Geschlecht nicht kennen, gehen Sie mit "Dear Pat Smith" auf Nummer sicher. Wenn Sie nur einen Titel wie Vertriebsleiter haben, ist "Sehr geehrter Vertriebsleiter" akzeptabel. Das Magazin Inc. sagt jedoch, dass dies vorzuziehen ist, wenn Sie den richtigen Namen herausfinden können. Wenn es sich um jemanden handelt, den Sie getroffen haben, kann "Lieber Pat" akzeptabel sein.
Halten Sie es kurz
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, halten Sie ihn kurz. Wenn Sie eine Verbindung haben - Sie haben sich bei der Handelskammer getroffen, ein Kollege hat sie empfohlen -, möchten Sie vielleicht auf die Xerox-Notizen auf ihrer Website hinweisen. Dann kommen Sie zum Punkt des Briefes, der für den Empfänger enthalten ist. Wenn es sich beispielsweise um einen Verkaufsbrief handelt, möchten Sie die Vorteile des Kaufens bei Ihnen ansprechen. Gehen Sie nicht wie eine E-Mail-Explosion vor - auch wenn Sie ein Dutzend ähnlicher Briefe versenden, machen Sie es so individuell wie möglich.
Wörter sorgfältig auswählen
Wenn Sie an jemanden in Ihrem Unternehmen schreiben, hängt Ihre Wahl der Anrede möglicherweise nicht nur davon ab, ob Sie sie getroffen haben, sondern auch, ob es sich um Ihren Vorgesetzten, den CEO oder einen Ihrer Untergebenen handelt. Die Public World-Beratungsfirma sagt, dass Sie Ihre Worte sorgfältig auswählen sollten, um zu vermeiden, dass etwas zurückkommt, das Ihre Karriere beeinträchtigt. Selbst wenn Sie über ein Problem sprechen oder ein Warnschreiben senden, halten Sie einen moderaten, höflichen Ton an - schreiben Sie nicht, wenn Sie wütend sind.Nehmen Sie an, dass das, was Sie sagen, nicht geheim bleibt, da dies oft nicht der Fall ist.
