Die Verbindlichkeiten eines kleinen Büros sind ein kurzfristiges Haftungskonto, das sich aus Schuldverschreibungen zusammensetzt, die innerhalb der nächsten 12 Monate zu zahlen sind. Es ist wichtig, dass die Dokumente, die diese Schuldenpositionen unterstützen, so organisiert werden, dass die Zahlungen für diese Verpflichtungen rechtzeitig erfolgen. Durch die rechtzeitige Zahlung der Verbindlichkeiten werden die Kreditwürdigkeit der Organisation aufrechterhalten und gute und stabile Beziehungen zu Gläubigern und Lieferanten sichergestellt.
Erhalten Sie die erhaltenen Rechnungen mit ihrer Bestellung und dem Empfangs- oder Serviceabschlussdokument. Eine gültige und zahlbare Rechnung liegt vor, wenn eine genehmigte Bestellung erstellt wurde und Artikel in der Bestellung eingegangen sind oder Dienstleistungen erbracht wurden. Erstellen Sie Ordner nach Anbieternamen, um nicht übereinstimmende Bestellungen, Dokumente und andere unterstützende Dokumente zu erhalten.
Unterlagen der Kreditoren nach Zahlungsdatum Nachdem Rechnungen mit Belegen abgeglichen wurden, überprüfen Sie das Fälligkeitsdatum und legen Sie ein Zahlungsdatum für die Rechnung fest. Ordnen Sie die Rechnungen in Ordnern an, die jeden Tag des Monats darstellen. Wenn Sie das Zahlungsdatum für die Rechnung festgelegt haben, legen Sie es unter diesem Tag ab. Ein Akkordeon-Ordner, der nicht viel Platz beansprucht, kann zur Organisation der Dokumente verwendet werden. Jede Registerkarte kann einen Tag des Monats darstellen. Wenn ein Akkordeonordner zu klein ist, sollten Sie Hängemappen verwenden, die mehr Platz für Papierkram bieten. Weisen Sie jedem Ordner oder jeder Datei nur den Tag des Monats zu. Wenn der aktuelle Monat endet, können Sie diese Dateien für den nächsten Monat wiederverwenden.
Fügen Sie in Ihren Tagesplan eine Überprüfung der Kreditorenliste des betreffenden Tages ein. Wenn unter diesem Tag Rechnungen eingereicht werden, geben Sie eine Zahlung für die Rechnung aus und kennzeichnen Sie sie als bezahlt. Die Rechnung muss das Zahlungsdatum, die Schecknummer oder die Transaktions-ID, bei elektronischer Zahlung, den bezahlten Betrag und die Identifikation der Person, die die Zahlung verarbeitet hat, notieren.
Legen Sie bezahlte Rechnungen in Dateien ab, die für jeden Lieferanten oder Zahlungsempfänger erstellt wurden. Die Datei des Verkäufers sollte alle bezahlten Rechnungen seit Beginn der Buchhaltung oder des Zeitraums von 12 Monaten enthalten. Die Dokumente in dieser Datei unterstützen die Zahlungen an den Lieferanten. Wenn ein Problem bei einer Zahlung auftritt oder ein Anspruch des Verkäufers nicht eingegangen ist, kann diese Dokumentation den Zeitpunkt des Abschlusses der Zahlung und die Zahlung der Artikel, die bezahlt oder nicht bezahlt wurden, unterstützen.
