Die Gehaltsliste für kleine Unternehmen ist ein stark regulierter Bereich, der von den persönlichen Informationen der Mitarbeiter bis hin zu den gesetzlichen Bestimmungen des Bundes reicht. Dies ist ein Geschäftsbereich, der, wenn er nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird, harte Konsequenzen haben kann. Die Implementierung der besten Software für die Lohnbuchhaltung für Ihre Art von Unternehmen, eine festgelegte Ablaufsequenz für die Lohnabrechnung und das Verständnis der geltenden Abrechnungssteuervorschriften und -regelungen - alles zusammen, um einen erfolgreichen Umgang mit diesem Bereich sicherzustellen, effektiv und effizient. Aktualität und die Einhaltung von Details sind unerlässlich.
Artikel, die Sie benötigen
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Lohnlisten und Veröffentlichungen
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Lohnbuchhaltungssystem
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Payroll Bankkonto
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Gehaltsabrechnungsprüfungen
Zahlungszeitraum bestimmen. Wird Ihre Abrechnung täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich verarbeitet? Entwickeln Sie einen monatlichen Zeitplan und halten Sie sich daran. Verteilen Sie einen Kalender mit dem Enddatum der Zahlungsperiode (Datum, an dem die Mitarbeiter Zeitkarten haben müssen) und dem darauf festgelegten Zahlungsdatum.
Entwicklung interner Gehaltsabrechnungsformulare wie Krankheitsurlaubsanträge, Urlaubsanträge und Abwesenheitsanträge. IRS-Formulare und Publikationen bestellen. Zu den wesentlichen Formularen für die Lohnabrechnung, die Sie vom IRS bestellen können, gehören das Rundschreiben E, eine Publikation, die alles enthält, was der Inhaber eines kleinen Unternehmens über die Lohnabrechnung und die damit verbundenen Steuern wissen muss. jährliche Steuererklärung).
Erwerben Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware, die für Ihre Geschäftsart spezifisch ist. Zum Beispiel: Serviceorientiert, Fertigung, Einzelhandel, Gastgewerbe oder Medizin. Jedes Programm hat Facetten, die auf Ihren Fachbereich ausgerichtet sind, um die Abrechnung so effizient wie möglich zu gestalten.
Eröffnen Sie ein Lohnkonto. Ein spezielles Konto für die Lohnbuchhaltung hilft bei der Buchführung, da die Finanzgeschäfte des Unternehmens von der Lohnbuchhaltung getrennt werden. Es kann auch zur Nachverfolgung der Lohnsteuer verwendet werden. Richten Sie jetzt auch die elektronische Hinterlegung der Lohnsteuer ein.
Bestellen Sie Gehaltsschecks mit dem Namen und der Adresse Ihrer Firma, sobald Sie Ihr Konto für die Gehaltsabrechnung eröffnen. Dies kann durch Ihr Finanzinstitut oder eine externe Quelle erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Schecks Ihrem Buchhaltungssoftwareprogramm entsprechen.
Geben Sie jedem neuen Mitarbeiter einen W-9, bestimmen Sie den Lohnsatz und informieren Sie ihn darüber, wie er seine Stunden zur Abrechnung vorlegen kann. Ist es per Zeitkarte oder Arbeitszeitblatt? Betonen Sie, wie wichtig es ist, die Informationen termingerecht an die Lohnbuchhalter zu übermitteln.
Geben Sie Mitarbeiterdaten ein. Sobald Sie alle Mitarbeiterabrechnungen erhalten haben, geben Sie die Stunden, den Krankenstand, den bezahlten und den unbezahlten Urlaub sowie die Abzüge wie z. B. Kindergeld und Pfändungen in die Lohnbuchhaltungssoftware ein. Es wird ein Abrechnungsbericht geben, der die Informationen zusammenfasst. Überprüfen Sie diese Zahlen noch einmal, um die Richtigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten zu prüfen.
Bestimmen Sie die Lohnsteuer. Sobald alle Ihre Personalabrechnungsdaten eingegeben sind, werden die Lohnsteuern berechnet. Ihre Abrechnungssoftware berechnet diesen Betrag, einschließlich des entsprechenden Anteils des Arbeitgebers für FICA. Überprüfen Sie diese Angaben, indem Sie Ihr Rundschreiben E lesen und den Betrag manuell berechnen.
Gehaltsabrechnungen drucken und verteilen. Beim Drucken Ihrer Abrechnungsschecks werden Transaktionen auf die Abrechnungskonten gebucht. Überprüfen Sie, ob die Informationen richtig gepostet wurden. Geben Sie die Schecks aus, wenn Sie fertig sind.
Lohnsteuer einreichen Um Strafen und potenzielle Zinsen zu vermeiden, wird empfohlen, die Lohnsteuern nach Abschluss der Lohnabrechnung elektronisch an den IRS zu überweisen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat und bei den örtlichen Behörden nach den Einreichungsanforderungen.
Tipps
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Wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen zu klein ist, um ein separates Abrechnungskonto mit separaten Abrechnungsprüfungen zu gewährleisten, verwenden Sie zur Abrechnung Firmenschecks. Schreibe die einbehaltenen Beträge irgendwo auf den Scheck, möglicherweise auf den Scheck.
Warnung
Seien Sie sich der Leichtigkeit bewusst, keine Lohnsteuern zu zahlen, indem Sie kein eigenes Bankkonto einrichten, das speziell für Abrechnungszwecke eingerichtet wurde.
