Ein Organisationssystem ist ganz einfach, wie ein Unternehmen gegründet wird. Eine gute Organisationsstruktur legt sowohl eine Hierarchie als auch den Kommunikationsfluss in einem Unternehmen fest. Für jedes Unternehmen, egal welcher Größe, ist es wichtig, ein Organisationssystem zu implementieren. Eine klar definierte Organisationsstruktur bietet viele Vorteile, einschließlich verbesserter Effizienz, Produktivität und Entscheidungsfindung. Jede Struktur hat ihre Stärken und Schwächen. Letztendlich hängen diese Vor- und Nachteile von der Art Ihres Unternehmens, Ihrer Branche, der Größe Ihres Unternehmens und anderen Faktoren ab. Es ist wichtig, jedes Organisationssystem in Betracht zu ziehen, bevor Sie sich entscheiden, welches für Ihr Unternehmen das Richtige ist.
Was sind Organisationssysteme?
Ein Organisationssystem ist die Struktur der Organisation einer Organisation. Diese Struktur definiert, wie jede Abteilung eines Unternehmens aufgebaut ist, welche Hierarchie von wem berichtet wird und wie die Kommunikation in der gesamten Organisation fließt. Eine weitere Organisationsstruktur definiert, wie jede Rolle in einer Organisation funktioniert. Mit einer klar definierten Organisationsstruktur wissen alle Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird und an wen sie berichten. Unternehmer sollten lange und gründlich darüber nachdenken, welches System sie wählen sollten, da jedes Unternehmen individuelle Bedürfnisse hat. Eine Organisationsstruktur, die für ein Unternehmen richtig ist, ist für ein anderes nicht richtig.
Beispiele für Organisationssysteme in der Wirtschaft
Es gibt vier Haupttypen von Organisationsstrukturen: funktionale, divisional, Matrix und flach. Jedes System verfügt über einzigartige Funktionen.
Funktionale Organisationsstruktur: Eine funktionale Organisationsstruktur ist eine traditionelle Hierarchie. Viele Unternehmen, insbesondere größere Unternehmen, folgen der funktionalen Struktur. Dieses System umfasst mehrere spezialisierte Bereiche wie Marketing, Finanzen, Vertrieb, Personalwesen und Betrieb. Dann beaufsichtigt ein Senior Manager alle spezialisierten Bereiche. Der Berichtsfluss ist klar. Jeder Mitarbeiter berichtet an seinen Vorgesetzten, einschließlich Abteilungsleiter, die an die Geschäftsführung berichten. Die Geschäftsleitung überwacht die gesamte Struktur. Da das Unternehmen nach wie vor in spezialisierte Bereiche aufgeteilt ist, neigen die Mitarbeiter dazu, sich auch zu spezialisieren. Dies führt zu einem klaren Weg der Förderung und des Wachstums. Die Abteilungen können jedoch Schwierigkeiten haben, miteinander zu kommunizieren. Da alle Abteilungen nach oben berichten, gibt es wenig horizontale Kommunikation zwischen ihnen und lässt nur wenig Raum für ganzheitliches Denken im gesamten Unternehmen, außer auf der obersten Managementebene. Dies macht das funktionale Organisationssystem langsam, um sich an Veränderungen anzupassen.
Bereichsstruktur der Organisation: Eine abteilungsbezogene Organisationsstruktur unterteilt das Geschäft in Teams, basierend auf den Projekten, an denen die Mitarbeiter arbeiten. Dieses System umfasst viele verschiedene Arten von Teams, darunter Rechtsabteilung, Öffentlichkeitsarbeit, Forschung und Geschäftsentwicklung. Des Weiteren werden Teams für bestimmte Projekte erstellt. Zum Beispiel kann ein pharmazeutisches Unternehmen separate Teams haben, die sich auf jedes Medikament konzentrieren, das sie herstellen. Jedes Projektteam verfügt über einen Direktor oder einen Vizepräsidenten und übt eine gewisse Autonomie innerhalb der Organisation aus. Die Struktur der Geschäftsbereiche ermöglicht es den Mitarbeitern, sich mit der Arbeit ihres Teams vertraut zu machen. Divisionen wissen jedoch oft nicht, was andere Teams tun, und kommunizieren nicht miteinander. Mitarbeiter sind möglicherweise nicht in der Lage, bei Bedarf effektiv über Divisionen hinweg zu arbeiten. Letztendlich kann dieses System aufgrund seiner verteilten Struktur schwierig zu verwalten sein.
Matrix Organisationsstruktur: Ein Matrixsystem ist eine Kreuzung zwischen einer Funktionsstruktur und einer Teilstruktur. Aus der Vogelperspektive ist das Unternehmen in einer funktionalen Struktur mit einer traditionellen Hierarchie und speziellen Abteilungen aufgebaut. Wenn Sie diese Abteilungen jedoch aus der Nähe betrachten, sind sie jeweils in einer Abteilungsorganisationsstruktur angeordnet. Dies bedeutet, dass sie in Projekte und kleinere Teams aufgeteilt werden. Der Matrixtyp der Organisationsstruktur ist ziemlich komplex und erfordert viel Planung, ganz zu schweigen von starken Kommunikationssystemen im gesamten Unternehmen. Wenn die Matrixstruktur jedoch gut funktioniert, werden viele Probleme beseitigt, die bei Abteilungen oder nur für funktionale Organisationen auftreten. Kommunikation kann zu den richtigen Personen gelangen, was die Produktivität und das ganzheitliche Denken erhöht. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter mit anderen Abteilungen und Projekten vertraut und fördern die Zusammenarbeit. Nachteil ist, dass die Matrixstruktur für die Mitarbeiter schnell verwirrend wird, wenn zu viele Manager vorhanden sind, und es ist nicht klar, an wen sie sich wenden soll.
Flache Organisationsstruktur: Durch die flache Organisationsstruktur wird ein großer Teil der Hierarchie abgeflacht und den Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit bei ihrer Arbeit ermöglicht. Flache Organisationen werden oft in temporäre Teams aufgeteilt, obwohl sie normalerweise keine formalen Strukturen haben. In einem flachen System gibt es immer noch einige Top-Down-Dynamiken. Oft gibt es zumindest einige leitende Anführer, die das Schiff steuern. Dieses System ist jedoch darauf ausgerichtet, die traditionellen hierarchischen Strukturen von Unternehmen zu stören. Viele Startups und Tech-Unternehmen tendieren zu einer flachen Organisation, da sie Innovation und Mitarbeiterengagement fördern. Man geht davon aus, dass Mitarbeiter, wenn sie nicht mit Bürokratie belastet werden, frei denken und neue, profitable Ideen generieren können. Dies verbessert die Kommunikation zwischen Teams und beseitigt einige Kommunikationsprobleme, die auftreten können, wenn Nachrichten in einer Top-Down-Struktur vorkommen. Leider ist ein flaches System schwierig zu warten, wenn ein Unternehmen wächst, und der Bedarf an strukturierteren Kommunikationssystemen spielt eine Rolle. Darüber hinaus können Mitarbeiter in einer flachen Organisation mit zu vielen verschiedenen Aufgaben überfordert werden und haben nicht viel Raum für Wachstum oder Beförderung.
Warum Unternehmen Organisationssysteme brauchen
Organisationssysteme sind für Unternehmen jeder Größe wichtig. Durch eine solide, klar definierte Struktur werden Verwirrungen beseitigt und einfache Prozesse für die Mitarbeiter festgelegt. Jeder Arbeitnehmer sollte genau wissen, an wen er sich meldet. Ohne eine Hierarchie oder Struktur kann ein Arbeitsplatz chaotisch werden. Mitarbeiter verstehen möglicherweise nicht, wer für was verantwortlich ist, was dazu führt, dass wichtige Dinge durch die Risse fallen. Eine solide Organisationsstruktur rationalisiert ein Unternehmen und hält alle auf derselben Seite.
Ein Organisationssystem versetzt jede Person an den richtigen Ort und kann ihren Teil zum Unternehmen beitragen. Ein System verbessert die allgemeine Effizienz, erhöht die Produktivität und sorgt für Klarheit für alle im Unternehmen. Jede Abteilung kann besser arbeiten, wenn die Rollen klar definiert und die Ziele geteilt werden. Darüber hinaus kann das richtige Organisationssystem die Entscheidungsfindung verbessern, da die Informationen innerhalb der gesamten Organisation fließen. Führungskräfte der obersten Ebene können Informationen aus allen Abteilungen einholen und so mehr über die gesamten Unternehmensabläufe erfahren.
Ein solides Organisationssystem beseitigt viele Geschäftsprobleme, einschließlich Doppelarbeit und Konflikte zwischen Positionen. Wenn ein Unternehmen gut durchdacht ist, hat jeder Mitarbeiter eine bestimmte Rolle, und Rollen überschneiden sich nicht. Es gibt keinen „Runaround“, bei dem niemand sicher ist, wer für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt verantwortlich ist. Dadurch wird die Zusammenarbeit verstärkt und die Mitarbeiter sind stolz auf ihre Arbeit. Arbeitnehmer vermeiden die Frustration, sich ständig verändernde Rollen und Zielpositionen zu haben. Sie können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können.
Wenn Sie das richtige Organisationssystem auswählen, kann Ihr Unternehmen die nächste Stufe erreichen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise produktbasiert ist, ist eine Matrix- oder Bereichsstruktur wahrscheinlich ideal. Dies sind projektbasierte Strukturen, die sich auf spezialisierte Teams konzentrieren. Andererseits können kleine Startups eine flache Struktur in Betracht ziehen, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fähigkeiten und ihr Know-how einzubringen, ohne dass die Hierarchie eingreift.
Beispiele für Unternehmen mit Organisationssystemen
Beispiele für das Funktionssystem: Funktionale Organisationssysteme wurden in der Vergangenheit vom Militär, von Universitäten und Regierungsbehörden verwendet. Im Laufe der Jahre sind funktionale Hierarchien weniger populär geworden, und viele Organisationen haben sich von ihnen entfernt. Sie werden jedoch noch von bestimmten Unternehmen verwendet. Ein Beispiel dafür, wie diese Art von Organisationssystem verwendet werden kann, ist eine traditionelle Fabrikeinstellung. Der Werksleiter beaufsichtigt die verschiedenen Fachbereiche der Fabrik. Jede Abteilung verfügt über einen eigenen Manager, der alle direkt an den verantwortlichen Werksleiter berichtet. Ein anderes Beispiel könnte ein Einzelhandelsgeschäft sein. Ein Geschäftsleiter überwacht die Vorgänge von oben auf die Pyramide. Nachfolgend sind verschiedene Abteilungen aufgeführt. Vielleicht gibt es eine für Inventar, eine für Kundenservice und eine für Marketing und Werbeaktionen. Jeder hat seinen eigenen Vorgesetzten, und alle berichten an den Geschäftsführer.
Beispiele für das Teilungssystem: Divisionssysteme sind bei großen multinationalen Konzernen beliebt. Zum Beispiel hat Johnson & Johnson eine Spartenstruktur. Jede der Marken von Johnson & Johnson arbeitet als eigenes Unternehmen mit eigener Führung und interner Struktur. Alle diese Marken berichten an die Muttergesellschaft. Ein anderes Beispiel für eine gegliederte Organisationsstruktur ist General Electric. Der CEO sitzt an der Spitze und darüber hinaus ist das Unternehmen in verschiedene Gruppen aufgeteilt. Es gibt einige operative Gruppen, beispielsweise für Finanzen, Recht, Öffentlichkeitsarbeit und globale Forschung. Einige Teams widmen sich spezifischen Projekten, darunter Luftfahrt, Energie, Gesundheitswesen und mehr.
Beispiele für das Matrixsystem: Ein Matrix-Organisationssystem ist komplex und wird daher meist von großen, etablierten Unternehmen übernommen. Ein bekanntes Beispiel für eine Matrixfirma ist Starbucks. Das größte Kaffeeunternehmen der Welt nutzt eine funktionale Struktur, um sein Geschäft in verschiedene Bereiche aufzuteilen, darunter Personal, Finanzierung und Marketing. Diese Abteilungen befinden sich in der Unternehmenszentrale der Marke und berichten an die oberen Managementebenen. Die Personalabteilung erstellt beispielsweise Richtlinien, die sich auf alle Starbucks-Standorte auswirken. Als nächstes hat Starbucks für jede geografische Region separate Abteilungen. Diese Regionen umfassen Amerika, China und Asien-Pazifik, Europa, den Nahen Osten, Russland und Afrika. Die Region Americas, die für das Unternehmen am beliebtesten ist, ist weiter in vier kleinere Geschäftsbereiche unterteilt. Starbucks hat auch produktbasierte Bereiche. Beispielsweise gibt es eine Abteilung für Waren wie die Starbucks-Tassen und eine andere für Backwaren. Auf den unteren Ebenen der Organisation verfügt Starbucks über Teams von Mitarbeitern, insbesondere auf Ladenebene. Diese komplexe Matrixstruktur dient dem Kaffeeriesen gut, so dass das Unternehmen tausende Geschäfte im ganzen Land erfolgreich betreiben kann.
Beispiele für das flache System: Flache Systeme sind bei Startups und Tech-Unternehmen beliebt. Ein bekanntes Beispiel für das flache System ist Zappos. Im Jahr 2013 kündigte der CEO des massiven Schuhunternehmens eine neue Managementstruktur namens holacracy an, eine Einrichtung, die die Zusammenarbeit durch den Verzicht auf die Arbeitsplatzhierarchie fördert. Das Unternehmen hat Manager-Titel verboten. Es hätte keine Jobtitel mehr und es würde keine Chefs geben. Jeder Mitarbeiter würde für seine eigene Arbeit verantwortlich sein. Das Unternehmen hoffte, Innovation und Kreation zu fördern, indem die Bürokratie, die mit Hierarchie und Entscheidungsfindung verbunden ist, beseitigt wird. Zappos bemüht sich jedoch, die Abläufe wirklich flach zu halten.
Dies ist ein Kampf vieler großer Unternehmen, die eine flache Struktur implementieren. Viele Startups haben über die Schwierigkeit gesprochen, bei exponentiellem Wachstum eine flache Organisationsstruktur aufrechtzuerhalten. Studien finden, dass Mitarbeiter hierarchische Strukturen als tröstlich und praktisch empfinden. Eine flache Organisationsstruktur ist daher möglicherweise eine gute Option für ein Unternehmen, das sich in einem frühen Stadium befindet, um Innovation und Wachstum zu fördern. Die meisten größeren Unternehmen entfernen sich jedoch von einem flachen System, da deren Verwaltung im Laufe der Zeit umständlich werden kann.
