Wie man ein Kircheninventar führt

Inventar für religiöse Organisationen kann sowohl physische Gegenstände als auch Fähigkeiten von Mitgliedern der Gemeinde sein, die ihre Zeit spenden möchten. Diejenigen, die bereit sind, ihre Zeit und ihr Fachwissen zu spenden, sollten zur Rechenschaft gezogen werden, damit sie richtig zum Nutzen der Kirche eingesetzt werden können. Physische Kirchengüter sollten schriftlich dokumentiert werden, wobei die Dokumente an mehreren Orten sicher aufbewahrt werden. Mehrere Personen können bei der Vorbereitung eines ersten Kircheninventars behilflich sein, aber die Wartung und sichere Aufbewahrung sollte einem Beauftragten zugewiesen werden. Die Erfassung des anfänglichen Inventars kann bis zu einer Woche dauern, und der jährliche Abgleich des Inventars sollte nicht länger als ein oder zwei Tage dauern. Dieses Projekt erfordert Aufmerksamkeit zum Detail.

Artikel, die Sie benötigen

Tabellenkalkulationsprogramm
Internet
Drucker / Kopierer
Zwischenablage
Bleistift
Etiketten

Inventar der physischen Gegenstände

Besorgen Sie sich ein fertiges Kircheninventarformular aus dem Internet oder erstellen Sie Ihr eigenes mit Hilfe einer Spreadsheet-Software. Fügen Sie oben im Formular den Namen und die Leerzeichen Ihrer Organisation für Blattnummer und Standortnamen ein. Erstellen Sie darunter Spalten mit dem Titel "Seriennummer", "Elementbeschreibung", "Erfassungsdatum", "Anfangswert" und "Behalten / Entsorgen". Drucken Sie genügend Kopien des Formulars aus, die in jedem Kirchenraum verwendet werden können, und fügen Sie es in eine Zwischenablage ein.

Unterscheiden Sie zwischen Verbrauchsmaterial und Ausrüstung, und notieren Sie einen Dollarbetrag, der die Differenz quantifiziert. Zum Beispiel werden Artikel mit einem Preis von unter 500 USD als Vorräte betrachtet, wohingegen Artikel mit einem Preis von über 500 USD als Ausrüstungsgegenstände gelten. Aus Kostengründen sollten Geräte inventarisiert werden, während Vorräte nicht benötigt werden.

Erstellen Sie mit einer Tabellenkalkulationssoftware eine fortlaufende Liste von Seriennummern, und drucken Sie die Nummern jeweils auf 1-Zoll-Etiketten. Das erste Mal, wenn Inventar genommen wird, sollten Seriennummern im Jahr-Monat-eindeutigen Zahlenformat vorliegen. Die eindeutige Nummer ändert sich fortlaufend. Beispiel: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Beginnen Sie in einem Raum und identifizieren Sie alle Elemente, die als Ausrüstung gelten. Bringen Sie nach dem Identifizieren ein Seriennummernetikett an der Unterseite jedes Elements an, damit Artikel nachverfolgt werden können.

Notieren Sie die Blattnummer und den Raumnamen anhand der Inventarformulare in einer Zwischenablage. Erfassen Sie für jeden Artikel, dem eine Seriennummer zugewiesen wurde, Daten in alle Felder des Bestandsformulars.

Das Beschreibungsfeld sollte eine Übersicht über die Position haben. Das Serienfeld sollte die Nummer enthalten, die Sie am unteren Rand des Elements angebracht haben. Bei der Erfassung der ersten Bestandsinformationen stehen das Erfassungsdatum und der Anfangswert möglicherweise nicht zur Verfügung. Wenn ja, füllen Sie das Formular entsprechend aus. Wenn dies nicht der Fall ist, schreiben Sie das aktuelle Datum in das Datums-Erfassungsfeld und schätzen Sie den Wert. Wenn ein Artikel aufbewahrt wird, setzen Sie einfach einen Haken in das Feld. Wenn es entsorgt wird, notieren Sie das Datum der Entsorgung.

Gehen Sie von Raum zu Raum und wiederholen Sie die Schritte 4 und 5. Denken Sie daran, die Blattnummer und den Namen des Raums oben auf jedem Blatt zu notieren, wenn Sie den Standort ändern.

Erstellen Sie einzelne Kopien der ausgefüllten Bestandsformulare. Legen Sie je ein Exemplar in aufeinanderfolgender Reihenfolge nach Blattnummer in ein Heft mit drei Ringen. Legen Sie eine Mappe an einem sicheren, externen Standort und die andere vor Ort in einem Verwaltungsbüro ab. Befolgen Sie mindestens einmal im Jahr die Inventurverfahren.

Inventar der Fertigkeitssätze

Besorgen Sie sich ein fertiges Formular für kirchliche Freiwillige aus dem Internet oder erstellen Sie Ihr eigenes Formular mit einer Tabellenkalkulationssoftware. Geben Sie Felder für "Name", "Adresse", "Telefonnummer", "E-Mail-Adresse", "Verfügbare Tage" und "Verfügbare Stunden pro Woche" ein. Listen Sie in einer Spalte auf der Seite die erforderlichen Fertigkeiten oder Rollen und Anweisungen für Freiwillige auf, um interessierende Bereiche, wie Busfahrer, freiwilligen Helfer für Essensdienste, Aktivitätenkoordination und Sachbearbeiter für Lebensmittelkellereien, einzukreisen.

Verteilen Sie das Formular während der Sonntagsschule oder eines Gottesdienstes oder senden Sie es per E-Mail mit der Bitte um Rückgabe an einen bestimmten Ort an oder vor einem bestimmten Datum.

Legen Sie die Formulare in eine Sammelmappe mit drei Ringen ein oder erstellen Sie zur einfacheren Verwendung eine digitale Datenbank mit den persönlichen Informationen und Interessen der Freiwilligen. Auf diese Weise kann ein direkter Kontakt mit interessierten Mitgliedern der Gemeinde hergestellt werden, und die Verwaltungsmitarbeiter können die für die Kirche verfügbaren Ressourcen genau einsehen.

Verteilen Sie neue freiwillige Formulare spätestens einmal im Jahr. Wenn für die Person, die sie zuvor im Vorjahr ausgefüllt hatte, keine aktualisierten Formulare zurückgesandt werden, wenden Sie sich an den Telefonanruf, um zu bestimmen, ob sie noch Zeit in den zuvor genannten Bereichen spenden möchten und entsprechend Änderungen vornehmen möchten.

Tipps

Ein dritter Punkt der Verwahrung ist die Umwandlung von Inventardaten in eine digitale Kalkulationstabelle.

Durch das Hinzufügen neuer Gegenstände zum Bestand wird sichergestellt, dass das Erfassungsdatum und der Anfangswert ordnungsgemäß erfasst werden.

Überarbeiten Sie das Freiwilligenformular jährlich, um neue Fähigkeiten oder Positionen aufzunehmen.