Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, müssen Sie Aufzeichnungen führen, um Ihren Unternehmensstatus zu erhalten. Selbst wenn Sie sich entscheiden, Ihr kleines Unternehmen nicht zu integrieren, ist es einfach sinnvoll, Geschäftsunterlagen zu führen. Wenn Sie jemals Ihr Geschäft verkaufen oder verfolgen möchten, was Sie in der Vergangenheit getan haben, benötigen Sie Daten, um darauf Bezug zu nehmen. So führen Sie Aufzeichnungen für ein kleines Unternehmen.
Artikel, die Sie benötigen
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Zwei Dreiringbinder
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Registerkarten für jede Mappe
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Zugang zum Internet
Kaufen Sie zwei Drei-Ring-Ordner und Registerkarten. Sie verwenden eine Mappe für Ihre offiziellen Unterlagen (diejenigen, die das Büro des Staatssekretärs benötigt, um den Unternehmensstatus Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten) und die andere für die täglichen Geschäftsunterlagen.
Ermitteln Sie, welche Aufzeichnungen in der offiziellen Sammelmappe aufbewahrt werden müssen. Auf der Website des US-Außenministers finden Sie eine Liste der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen. Die meisten Staaten verlangen, dass mindestens die folgenden Aufzeichnungen in der offiziellen Sammelmappe aufbewahrt werden: Satzung oder Organisation, Sitzungsprotokoll, Beschlussfassung, Bescheinigungen und das Siegel des Unternehmens.
Bestimmen Sie, welche zusätzlichen Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen. Diese Aufzeichnungen werden in der zweiten Mappe gespeichert. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Datensätze, die in der Datensatzmappe aufbewahrt werden sollten: * Accounting-Datensätze Anträge und Genehmigungen Von der Gesellschaft abgeschlossene Verträge Versicherungspolicen der Gesellschaft Mitgliedschaftszertifikate Namen und Adressen aller Mitglieder oder Aktionäre und deren Interessen Namen der Offiziere Betriebsvereinbarung oder Satzung und Änderungen Aktientransaktionen * Staatliche Einreichungen (z. B. Jahresberichte)
Beschriften Sie die Index-Registerkarten. Erstellen Sie Index-Registerkarten für alle Datensätze, die Sie in den einzelnen Ordnern aufbewahren.
Platzieren Sie die Datensätze hinter den entsprechenden Indexregistern. Durchsuchen Sie alle Ihre Unterlagen und platzieren Sie die Geschäftsdatensätze hinter den entsprechenden Registerkarten. Durch Alphabetisieren der Index-Registerkarten können Sie die benötigten Datensätze leichter finden.
Dokumentieren Sie Geschäftsentscheidungen, sobald sie umgesetzt werden. Erstellen Sie für jede Entscheidung und Transaktion, die Ihr kleines Unternehmen trifft, einen Papierweg. Halten Sie eine schriftliche Aufzeichnung der Geschäftsentscheidungen bereit, sowohl mit Protokollen für offizielle Besprechungen als auch mit einer inoffiziellen Aufzeichnung von Entscheidungen, die in der täglichen Unternehmensführung getroffen werden. Vergewissern Sie sich, dass alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind.
Halten Sie die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand. Das Einrichten der Ordner ist nur der erste Schritt. Sie müssen die Informationen aktuell halten und mindestens drei Jahre lang Mitglieds- oder Aktionärsbeschlüsse vorhalten.
Tipps
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Musterprotokolle und andere Geschäftsunterlagen sind online verfügbar. Sie können auch generische Geschäftsdatensatzvorlagen von verschiedenen Unternehmen erwerben, die auf die Aufnahme neuer Unternehmen spezialisiert sind.
Warnung
Wenn Sie keine ausreichenden Aufzeichnungen für Ihr kleines Unternehmen führen, besteht die Gefahr, dass Ihr Unternehmen seinen Unternehmensstatus verliert.
