Ein Unternehmen zu gründen oder zu leiten ist ein aufregendes Abenteuer, das eine Vielzahl von Aufgaben mit sich bringt, z. B. die Überwachung des finanziellen Zustands Ihres Unternehmens. Es gibt mehr als einen Ansatz für das Finanzmanagement. Daher ist die Auswahl der richtigen Rechnungslegungsgrundlage für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ein genaues Bild der Finanztrends zu erhalten und Prognosen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Die von Ihnen gewählte Methode der Buchhaltung kann sich auch auf die Liquidität Ihrer Vermögenswerte auswirken. Unabhängig davon, ob Sie einen Buchhalter verwenden oder die Einnahmen und Ausgaben selbst nachverfolgen, wählen Sie nur eine Methode für die Buchhaltung, und halten Sie sich für Konsistenz und Genauigkeit ein.
Grundlagen der Rechnungslegung
Die zwei Arten von Buchhaltung, die die meisten Unternehmen verwenden, sind die Abgrenzungsmethode und die Cash-Basismethode. Einige Unternehmen verwenden die modifizierte Cash-Base-Methode, bei der Grundsätze sowohl der Accrual- als auch der Cash-Base-Methode kombiniert werden.
Während jede Rechnungslegungsmethode Aktiva, Passiva und Eigenkapital aufzeichnet, unterscheiden sie sich zum Zeitpunkt ihrer Erfassung und beeinflussen somit die finanzielle Momentaufnahme eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Die drei Hauptkomponenten der Grundrechnungsformel (die zu jeder Zeit ausgeglichen werden muss) lauten wie folgt:
- Vermögenswerte: Vermögenswerte beziehen sich auf materielle und immaterielle Vermögenswerte eines Unternehmens, wie z. B. Barmittel, Grundstücke, Vorräte, Gebäude, Forderungen, Investitionen und andere finanziell rentable Gegenstände. Aktiva entsprechen Verbindlichkeiten plus Eigenkapital.
- Verbindlichkeiten: Die Verbindlichkeiten beziehen sich auf die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens zur Zahlung seiner Gläubiger für Verbindlichkeiten, angefallene Löhne und Darlehen.
- Eigenkapital: Das Eigenkapital oder das Eigenkapital des Eigentümers bezieht sich auf die verfügbaren Gewinne. Das Eigenkapital zuzüglich der Verbindlichkeiten entspricht den Aktiva.
Rückstellungsmethode der Rechnungslegung
Bei der Abgrenzungsmethode der Buchführung werden die Erträge in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, wenn sie verdient werden, und die entsprechenden Aufwendungen werden bei Eintritt der Ausgaben angeglichen, nicht jedoch bei Zahlung der Rechnungen. Die periodengerechte Rechnungslegung führt zu einer Gewinn- und Verlustrechnung, die eine genaue Darstellung der Rentabilität Ihres Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum darstellt. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter am 15. Dezember einen großen Verkauf abschließt, aber nicht erwartet, dass er bis zum 15. Januar des nächsten Kalenderjahres eine Zahlung erhalten wird, erfasst die Abgrenzungsmethode den Verkauf als Umsatz im Dezember.
Wenn für ein großes Projekt in diesem Monat Material bestellt werden muss, erfasst die Abrechnungsmethode der Rechnungslegung die Rechnung als Aufwand, anstatt auf die Zahlung zu warten. Diese Methode hilft dabei, den Überblick über das Geld zu behalten, das Sie zur Bezahlung der Rechnung benötigen. Es hilft auch, Fehler zu vermeiden, wenn Sie versehentlich etwas kaufen, das bereits für einen anderen Zweck bestimmt ist.
Wenn Ausgaben aufgrund von Einnahmen anfallen, wie zum Beispiel Lieferungen, die für die Installation von Möbeln benötigt werden, die ein Kunde bestellt hat, werden diese Ausgaben mit den Einnahmen abgeglichen und nicht gesondert aufgeführt, um ein angemessenes Bild darüber zu erhalten, welches Kapital nach Abschluss des Projekts verfügbar ist. Dies ist praktisch, da dadurch sowohl die Aktiva als auch die Verbindlichkeiten nicht aufgebläht werden. Dies kann passieren, wenn sie separat erfasst werden. Die Nachverfolgung der Gewinnmargen wird dadurch einfach und schnell, da Erträge und Ausgaben für dasselbe Projekt zusammen erfasst werden.
Die Aufrechterhaltung einer breiten und langfristigen Finanzperspektive ist zwar hilfreich für die betriebliche Rechnungslegung, die Methode der Abgrenzung ist jedoch nicht ohne Nachteile. Die periodengerechte Rechnungslegung erfordert mehr Schätzung und Schät- zungen als die Kassenbuchhaltung, bei der nur die Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden, wenn sie anfallen. Zum Beispiel ist es möglich, das Einkommen zu zählen, bevor es tatsächlich auf Ihrem Bankkonto ist, und es dann auszugeben, um ein neues Geschäft in die roten Zahlen zu bringen oder sogar Insolvenz anzutreten.
Die Abgrenzungsmethode nimmt auch mehr Zeit in Anspruch und wird am besten von einem professionellen Wirtschaftsprüfer beaufsichtigt, der die Ins und Outs der korrekten Anwendung der Abgrenzungsmethode kennt. Ein klebriger Bereich der Buchhaltung, der den Profis am besten überlassen bleibt, ist die Schätzung uneinbringlicher Forderungen oder Einkünfte, die wahrscheinlich nicht durchkommen werden. Während Ihr Unternehmen wahrscheinlich hauptsächlich zuverlässige Kunden hat, die ihre Rechnungen umgehend bezahlen, wird es diejenigen geben, die ihre Rechnungen verspätet oder gar nicht bezahlen. Ein professioneller Buchhalter weiß, wie er diese Verluste einschätzen kann, um Ihnen ein relativ genaues Bild der finanziellen Lage Ihres Unternehmens zu geben.
Cash-Basis der Buchhaltung
Die Bargeldbasis der Buchhaltung erfasst die Einnahmen, wenn Geld eingeht, und die Ausgaben, wenn sie bezahlt werden. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Unternehmen kauft 75 Conduit-Einheiten für ein bevorstehendes Bauprojekt, aber die Rechnung wird erst einen Monat nach Erhalt der Ware eingehen. Ihr Bankkonto ist etwas schmal, und Sie müssen nach Erhalt der Rechnung eine weitere Woche warten, um die Rechnung zu bezahlen. Sie erfassen die Kosten erst dann, wenn Ihr Unternehmen das Conduit möglicherweise bereits im Bauprojekt platziert hat. Für ein kleines Unternehmen kann es sich wie eine Erleichterung anfühlen, wenn keine Ausgaben erfasst werden müssen, bis es bezahlt ist. Es kann jedoch auch dazu führen, dass Sie versehentlich Ihr Budget überschreiten und das Geld, das Sie einem Gläubiger nicht schulden, nicht rechtzeitig zahlen kann.
Die gleichen Grundsätze gelten für die Einnahmen. Sie schließen beispielsweise einen Vertrag mit einem neuen Kunden ab, der sich verpflichtet, Ihr Unternehmen nach Abschluss eines Großprojekts mehrere Tausend US-Dollar zu zahlen, was einige Monate in Anspruch nehmen wird. In der Zwischenzeit muss Ihr Unternehmen Material kaufen und die Arbeit abschließen, was eine Ausgabe darstellt. Über die Bargeldbasis der Buchhaltung stehen Ihnen nur die Beträge zur Verfügung, die sich aktuell auf Ihrem Bankkonto befinden, um Verbrauchsmaterialien zu kaufen. Während Sie mit der Bank nicht versehentlich rote Zahlen schreiben, haben Sie nach Abschluss des Projekts in zwei Monaten ein überhöhtes Bild der Ausgaben und ein überhöhtes Bild Ihres Einkommens. Dies führt dazu, dass Barauszeichnungen für Ihr Unternehmen ungenau und unzuverlässig sind.
Die Bilanzierungsmethode auf Cash-Basis ist zwar auf der Langstrecke nicht so genau wie die Abgrenzungsbasis, ein Vorteil besteht jedoch darin, dass sie nicht so viel Spielraum benötigt wie die Abgrenzungsbasis. Die von der Abgrenzungsgrundlage geforderte Schätzung wird am sichersten von einem Unternehmen verwendet, das profitabel ist und genügend finanziellen Hebel hat, um die Ausgaben zu decken, bevor die Erträge erzielt werden. Ihr Unternehmen kann mit der Rechnungslegungsmethode auf Cash-Basis beginnen und dann mit Hilfe eines professionellen Wirtschaftsprüfers mit der Erhöhung Ihres Eigenkapitals zur Abgrenzungsbasis wechseln.
Modifizierte Bargeldbasis der Rechnungslegung
Die modifizierte Bargeldbasis der Rechnungslegung kombiniert die Stärken der Abgrenzung und der Bargeldbasis der Buchhaltung. Bei dieser Methode wird das Einkommen so dokumentiert, wie es nach der Accrual-Methode erzielt wird. Gleichzeitig werden die Aufwendungen bei der Zahlung wie in der Rechnungslegungsmethode dokumentiert. Obwohl die modifizierte Bargeldmethode nicht den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen oder GAAP entspricht, glauben einige Unternehmer, dass sie die besten der beiden wichtigsten Rechnungslegungsmethoden zusammenbringt.
Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag für den Bau eines Hauses im Oktober abschließen, das im Januar fertiggestellt wird, werden die Einnahmen im Oktober verbucht. Die Baumaterialien, die zur Fertigstellung des Projekts gekauft werden, werden schrittweise während des gesamten Projekts erfasst.Auf diese Weise werden die Einnahmen und Verkäufe Ihres Unternehmens genau erfasst, und die Flexibilität, Vermögenswerte während des Bauprozesses so lange wie möglich flüssig zu halten. Folglich kann die modifizierte Bargeldbasis der Buchhaltung für einige kleine Unternehmen hilfreich sein, bei denen große Projekte eingehen, ohne dass das große Bankkonto übereinstimmt.
Der bedeutendste Nachteil der modifizierten Rechnungslegungsmethode auf Cash-Basis ist, wenn ein externer Vertreter oder Prüfer die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens überprüft. Da diese Methode nicht GAAP-konform ist, müssen Sie alle Ihre Datensätze entweder in die Cash-Basismethode oder in die Accrual-Basismethode der Rechnungslegung umwandeln. Diese Mehrarbeit würde Ihre Organisation langfristig Zeit und Geld kosten.
