Vertragsverwaltung bezieht sich auf ein System, das Organisationen verwenden, um Beziehungen mit anderen Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen anbieten, zu überwachen. Jede Agentur geht das Vertragsmanagement anders an. Beispielsweise müssen die Verwaltungssysteme der Regierungsbehörden den geltenden Regeln und Gesetzen entsprechen. Private Unternehmen und gemeinnützige Organisationen genießen mehr Flexibilität.
Wert
Ein vorrangiges Ziel des Vertragsmanagements ist der Wertbegriff. Eine Organisation wird sich an das Vertragsmanagement wenden, wenn sie der Meinung ist, dass ein externer Anbieter besser für die Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung geeignet ist. Der Wert muss nicht nur in den Köpfen der Organisation, sondern auch in den Augen von Kunden und Aktionären bestehen. Vertragspartner, die keinen ausreichenden Wert anbieten, können ihre Verträge möglicherweise nicht verlängern. Für einige Vertragsverwaltungsabteilungen wird der Wert als Qualität im Verhältnis zu den Kosten gemessen.
Produktivität
Das Konzept der Vertragsproduktivität bezieht sich auf den Wertbegriff. Eine Organisation prüft, wie viel (in numerischer Form) der Auftragnehmer produzieren kann oder wie viele Kunden er bedienen kann. Wenn die Produktivität hoch ist, ist es vorteilhaft, mit dem Auftragnehmer weiterzuarbeiten. Wenn die Produktivität niedriger als erwartet ist, ist es vorteilhaft, Vertragsbedingungen zu verwenden, um den Auftragnehmer zu ermutigen, die Produktivität zu steigern oder einen anderen Auftragnehmer so schnell wie möglich zu finden.
Beachtung
Die Einhaltung von Verträgen ist unerlässlich. Eine Organisation kann zwar davon ausgehen, dass sie vom Auftragnehmer einen guten Wert erhält - und zwar durch Messung der Produktivität, der Qualität und anderer Faktoren -, sie muss jedoch auch die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Ein Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass jeder Auftragnehmer all seine Versprechen im Rahmen eines gesetzlichen Vertrags einhält, z. B. die Bereitstellung angemessener Unterlagen, das Einhalten von Fristen, das Nachweisen von Verantwortlichkeit, das Berichten von Finanzdaten und das Einhalten von Vorschriften. Wenn eine Organisation sich nicht auf ein Vertragsverwaltungssystem oder ein Vertragsbüro verlassen kann, um die Einhaltung durch die Vertragsnehmer sicherzustellen, erreicht sie nicht ihre Hauptziele des Vertragsmanagements.
