So füllen Sie ein Deckblatt aus

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Verglichen mit dem Faxen ist das Versenden per E-Mail eine bequemere Methode, um Informationen von einem Punkt zum anderen zu bekommen.Sie sollten das Faxgerät jedoch noch nicht als wichtiges Office-Tool auslaufen lassen. Sicher, es gibt gelegentlich ein gestautes Gerät, ein Besetztzeichen und eine fehlende Seite, aber Faxgeräte sind nützlich und haben Vorteile: Größere Dokumente können gesendet werden, manche Leute betrachten sie als professionellere Form der Geschäftskommunikation, und signierte Unterschriften auf Faxen sind legitim.

Geben Sie den Namen des Empfängers und des Absenders des Faxes in die Abschnitte An und Ab des Faxdeckblatts ein.

Schreiben Sie Ihre Telefon- und Faxnummern in die entsprechende Fax- und Telefonnummer. Felder. Dies ist hilfreich, wenn der Empfänger anrufen oder zurücksenden muss.

Geben Sie die Gesamtzahl der im Fax enthaltenen Seiten einschließlich des Deckblatts in die Gesamtanzahl ein. von Seiten oder Nr. Abschnitt des Deckblatts. Dadurch wird dem Empfänger mitgeteilt, wie viele Seiten er mit dem Fax erhalten soll.

Schreiben Sie ein bis drei Wörter, in denen der Zweck des Faxes beschrieben wird, in den RE-Abschnitt des Deckblatts. Geben Sie gegebenenfalls eine Referenznummer an.

Füllen Sie das entsprechende Feld aus oder kreisen Sie die entsprechende Wortbeschreibung ein, um die Dringlichkeit des Faxes oder Ihre Antwortwünsche des Empfängers anzuzeigen.

Die meisten Faxe enthalten Antwortbeschreibungen, wie zum Beispiel: Zur Überprüfung (keine Aktion erforderlich), Bitte kommentieren (Antwort erforderlich), Dringend (sofort behandeln), Vertraulich (nur für bestimmte Augen) oder Bitte antworten (Antwort erforderlich).

Schreiben Sie zusätzliche Anmerkungen oder Anweisungen, die der Empfänger lesen soll oder die Sie beachten sollten, in den leeren unteren Bereich (Kommentare) des Faxdeckblatts.

Legen Sie das Datum, an dem Sie das Fax senden, oben auf dem Blatt ein, nachdem Sie das Fax überprüft haben, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Abschnitte des Deckblatts vollständig sind.

Tipps

Drucken Sie deutlich und leserlich, um sicherzustellen, dass das Deckblatt lesbar ist.

Verwenden Sie blaue oder schwarze Tinte, wenn das Deckblatt gescannt oder fotokopiert wird.

Warnung

Senden Sie keine vertraulichen Informationen per Fax. Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, wer am anderen Ende ist.

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