Wenn Ihr Unternehmen expandiert und erfolgreicher wird, kann das Papierablagesystem mühsam und unpraktisch werden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Firmeninhaber für eine Datenbank. Obwohl Datenbanken dazu beitragen, dass Organisationen reibungsloser laufen, sind sie nicht fehlerfrei. Das Entwerfen einer Datenbank kann teuer und zeitaufwändig sein. Technische Probleme können zu erheblichen Schäden führen. Außerdem muss ein Unternehmen Zeit darauf verwenden, Mitarbeiter für die Verwendung der neuen Datenbank zu schulen.
Zeitraubendes Design
Das Konvertieren von Papierdateien in ein elektronisches Datenbanksystem kann komplex, schwierig und zeitaufwändig sein. Beim Umschalten auf eine Datenbank müssen mehrere Schritte befolgt werden. Der Projektleiter muss den Zweck der Datenbank bestimmen und alle Informationen sammeln, die organisiert werden müssen. Der Datenbankentwickler muss die erforderlichen Tabellen erstellen, um die Informationen aufzuteilen, die Primärschlüssel anzugeben, Tabellenbeziehungen einzurichten, den Entwurf zu verfeinern und Normalisierungsregeln anzuwenden, die das Aufrechterhalten redundanter Informationen an mehreren Stellen verhindern. Je nach Skill-Level kann das Entwerfen der Datenbank mehrere Tage bis mehrere Wochen dauern.
Technische Probleme
Gelegentlich kann es zu Fehlern in der Datenbank kommen, die praktisch alle darin enthaltenen Informationen beschädigen. Im Gegensatz zu Papierdateien kann ein Fehler in der Datenbank einen Dominoeffekt haben. Kleine Fehler können dazu führen, dass das System grundlegend überarbeitet wird. Regelmäßige Backups sind wichtig, um das potenzielle Risiko zu begrenzen.
Teuer
Das Konvertieren in eine Datenbank kann sehr teuer sein. Für den Unternehmer fallen mehrere Kosten an. Je komplizierter das Datenbankdesign ist, desto mehr kostet es. Das Unternehmen muss ein Softwarepaket erwerben, das maximale Flexibilität für die kundenspezifische Datenbank bietet und Wachstum ermöglicht. In vielen Fällen muss der Geschäftsinhaber einen Fachmann einstellen, um sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wird. Sie muss genug in die Planung der Datenbankstruktur investieren, um die beste Leistung sicherzustellen.
Schulung erforderlich
Das Konvertieren in eine Datenbank bedeutet, dass der Geschäftsinhaber Mitarbeiter für die Verwendung der neuen Software schulen muss. Die Mitarbeiter müssen sich für die Schulung Zeit nehmen, um sich von ihren normalen Arbeitsfunktionen zu lösen. Der Geschäftsinhaber muss möglicherweise auch Ausbilder einstellen, um die Schulungen zu leiten. Einige Mitarbeiter sind möglicherweise resistent gegen die neue Technologie. Schulungen können mehrere Stunden bis zu mehreren Tagen dauern, und die vollständige Übernahme der Technologie kann viel länger dauern. Abhängig davon, wie lange es dauert, bis Mitarbeiter lernen, wie man mit dem System navigiert, können Schulungen und die Einführung die Produktivität beeinträchtigen.
