Erfolgreiche Empfangsmitarbeiter sind in der Lage, mehrere Aufgaben elegant zu erledigen und Gästen, Besuchern und potenziellen Mitarbeitern einen positiven ersten Eindruck von ihrem Unternehmen zu vermitteln. Unabhängig davon, ob Sie in einem kleinen Dienstleistungsunternehmen oder in einem großen multinationalen Unternehmen arbeiten, können die richtigen organisatorischen Fähigkeiten der Schlüssel zum Erhalt einer effektiven Rezeption sein. Die besten Ideen für die Organisation der Rezeptionisten vereinfachen Routineaufgaben und machen die Gastfreundschaft effektiver.
Kurzanleitungen
Erstellen Sie Kurzanleitungen für Routineinformationen wie häufig angerufene Nummern, Büronummern und Telefonerweiterungslisten. Laminieren Sie diese Führungen, um sie leicht handhaben und schnell nachschlagen zu können. Legen Sie diese Handbücher in einer organisierten Datei ab, wenn sie nicht aktiv verwendet werden. Erwägen Sie auf Anfrage zusätzliche Exemplare dieser Anleitungen. Diese Anleitungen machen Sie effizienter und können Routineaufgaben wie das Weiterleiten von Anrufen beschleunigen.
Wichtige Termine
Erstellen Sie eine Liste der erwarteten Besucher für den Tag nach Termin. Geben Sie den Namen der Person an und wen Sie bei ihrer Ankunft benachrichtigen sollten. Mit dieser Liste können Sie Ihre Begrüßungsaussagen für Besucher anpassen. Wenn zum Beispiel ein Gast ankommt, können Sie sagen: "Willkommen, Mr. Smith. Frau Epps freut sich über Ihr Treffen." Bei dieser Art der Begrüßung fühlt sich ein Gast willkommener und kann zur Verbesserung der Ergebnisse seines Meetings beitragen. Diese maßgeschneiderte Begrüßung ist besonders für Mitarbeitergespräche hilfreich. Wenn sich ein potenzieller Mitarbeiter willkommen fühlt, wird er sich für sein Vorstellungsgespräch wohler fühlen und die Arbeit für das Unternehmen günstiger sehen.
Umlaufzeitplan brechen
Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Backup verfügen, um Ihre Pflichten zu erfüllen, wenn Sie in den Pausen sind oder krank sind. Machen Sie "Spickzettel", die die grundlegenden Aufgaben und Funktionen beschreiben, die jedem erteilt werden können, der für Sie ausfüllt. Erstellen Sie einen formellen Zeitplan, der die Erfassungspflichten zwischen verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens steuert. Durch dieses Rotationssystem erhalten Sie mehr Kontakt zu verschiedenen Bereichen des Unternehmens, sodass Sie in Zukunft leichter Fragen stellen können.
Unternehmen Sammelalben
Erstellen Sie ein Unternehmens-Sammelalbum, in dem positive Nachrichten und Unternehmensaktivitäten hervorgehoben werden. Fertigen Sie diese Bücher nach Ausfallzeiten und legen Sie sie in Ihrem Wartebereich ab, damit die Besucher sie überprüfen können. Diese Bücher bieten den Besuchern eine konstruktive Möglichkeit, die Zeit zu verbringen, während sie auf ihren Termin warten, und können ihnen dabei helfen, sich gleichzeitig mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen. Wenn Sie Ihre Gäste beschäftigen, können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben und Telefongespräche richten, was Ihre Organisationseffizienz erhöht.
Erfrischungen
Halten Sie Erfrischungen an Ihrer Rezeption bereit. Installieren Sie einen kleinen Kühlschrank, um kalte Getränke unter Ihrem Schreibtisch oder im Wartebereich zu lagern. Halten Sie eine Kaffeemaschine mit einer Tasse sowie Standard-Kaffeeprodukte wie Zucker und Sahne bereit. Stellen Sie ein Tablett mit Backwaren auf Ihre Rezeption oder eine Schüssel mit harten Bonbons. Wenn diese Erfrischungen geschlossen werden, können Sie den Gästen Ihres Unternehmens einen warmen Empfang bieten, ohne den Empfangsbereich verlassen zu müssen.
