Das Projektmanagement erfordert an einigen Stellen eine Projektbeschaffung, bei der die Organisation Waren oder Dienstleistungen von Dritten bezieht, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen. Die Beschaffung dieser Waren oder Dienstleistungen bietet mehrere Vorteile gegenüber der Produktion innerhalb der Organisation, wodurch die Projektkosten niedrig gehalten werden und gleichzeitig die gewünschten Unternehmensziele erreicht werden.
Externe Ressourcen
Die Projektbeschaffung beschäftigt sich nicht mit der Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen Ressourcen in der Organisation. Bei der Projektbeschaffung werden stattdessen die erforderlichen Ressourcen gefunden und beschafft, unabhängig davon, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die außerhalb der Organisation vorhanden sind und für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind.
Auslagerung
Während der Begriff für einige bekannt geworden ist, ist Outsourcing ein Instrument der Projektbeschaffung. Eine Organisation kann einfach nicht über die Arbeitskräfte verfügen, um ein Projekt pünktlich abzuschließen, so dass ein plötzlicher Mitarbeiteraufbau erforderlich ist. Anstatt neue Mitarbeiter einzustellen und auszubilden, wird eine Organisation die Arbeit an Dritte auslagern. Die ursprüngliche Organisation kann die ausgelagerte Hilfe so lange wie nötig verwenden und bietet so Flexibilität. Die Organisation muss auch nicht die Kosten für die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern übernehmen, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
Expertenkenntnisse
Durch die Projektbeschaffung kann ein Unternehmen Hilfe aus Quellen einbringen, die mehr Fachwissen in spezialisierten Bereichen besitzen. Es ist für ein Unternehmen möglicherweise nicht praktikabel, beispielsweise eine Gruppe von Statikern einzustellen, insbesondere wenn die Fähigkeiten der Ingenieure nur gelegentlich benötigt werden. Die Projektbeschaffung ermöglicht es der Organisation, bei Abschluss eines Projekts spezielle Fähigkeiten von anderen Organisationen oder Fachleuten einzusetzen. Die ausgelagerte Hilfe kann auch über eine Technologie verfügen, die für die ursprüngliche Organisation nicht praktikabel ist, die jedoch für ein spezielles Projekt erforderlich ist. Diese ausgelagerten Unternehmen können es sich leisten, über die Technologie und spezialisierte Fachkräfte zu verfügen, indem sie mit zahlreichen Organisationen, die ihre Dienste benötigen, einen Vertrag abschließen.
Fokus halten
Durch die Aufrechterhaltung der Ausrichtung einer Organisation oder der im Leitbild der Organisation niedergelegten Ideale sowie der aus dem Leitbild formulierten strategischen Ziele wird sichergestellt, dass sich die Organisation mit ihrem Zweck weiterentwickelt. Um diesen Fokus beizubehalten, muss eine Organisation möglicherweise Waren oder Dienstleistungen von externen Quellen kaufen, anstatt die Waren oder Dienstleistungen selbst herzustellen. Beispielsweise kauft ein Automobilhersteller Reifen von einem Reifenhersteller, anstatt eine eigene Reifenlinie zu bauen, und konzentriert sich stattdessen auf die Produktion der Fahrzeuge.
