Unternehmen haben heute das Glück, über viele Tools zu verfügen, die eine effektive Kommunikation erleichtern. Von Messaging-Apps über Videoanrufe bis hin zu Online-Plattformen für die Teamzusammenarbeit gibt es unzählige Möglichkeiten, mit Kollegen, Kunden, Partnern und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Zwar gibt es mehrere unterschiedliche Kommunikationssysteme, die Unternehmen in ihre täglichen Abläufe integrieren können, die Qualitäten einer effektiven Kommunikation sind jedoch unabhängig von der verwendeten Plattform immer noch erforderlich.
Hören Sie aufmerksam auf die Unterhaltung
Zuhören ist ein Schlüsselelement für eine effektive Kommunikation. In der Wirtschaft ist es wichtig, aktives Zuhören zu üben, was bedeutet, dass man sich bemüht, zu hören und zu verstehen, was jemand zu Ihnen sagt. Wenn ein Kollege mit Ihnen über ein Problem mit einem Kunden spricht, ist es wichtig, die Details zu verstehen, bevor Sie mit einer Lösung beginnen.
Die Leute reden nicht gern mit jemandem, der sich nicht die Zeit nimmt, um zu hören, was er zu sagen hat. Um Ihrem Kollegen zu zeigen, dass Sie gerade aktiv sind, können Sie Teile der Konversation wiederholen oder umformulieren, um Ihr Verständnis der Situation beim Kunden zu demonstrieren. Fragen zu stellen, um Details zu klären, ist auch eine Möglichkeit, aktiv zuzuhören und ein umfassendes Verständnis für das Gesamtbild zu erlangen.
Kenne deine Zuhörer
Das Modifizieren der Nachricht basierend auf dem Publikum ist ein Kriterium für eine effektive Kommunikation. Was Sie zu einer Person sagen müssen, ist aufgrund ihrer Rolle in der Organisation und ihrer Kenntnis des Themas für eine andere Person nicht richtig. Um Ihre Botschaft effektiv vermitteln zu können, müssen Sie Ihre Sprache, Ihren Ton und das Medium so anpassen, dass sie für Ihr Publikum geeignet ist.
Beispielsweise kann sich die Art und Weise, wie Sie mit einer Führungskraft in Ihrem Unternehmen sprechen, von der Art und Weise unterscheiden, in der Sie mit einem Kollegen sprechen, auch wenn der Inhalt Ihrer Nachricht derselbe ist. Einige Menschen verwenden eine formellere Sprache mit Vorgesetzten, während sie mit Kollegen Geschäftssprache verwenden. Die Kultur Ihres Unternehmens beeinflusst auch die Art und Weise, wie Sie mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren.
Seien Sie knapp, vollständig und richtig
Eine prägnante, auf den Punkt kommende Kommunikation hilft, Wiederholungen und Frustrationen zu vermeiden. Durch das Entfernen unnötiger Details aus der Kommunikation können Sie die Gefahr von Missverständnissen verringern. Heutzutage ist die Aufmerksamkeit der Menschen gering, daher ist es effektiver, Ihre Nachricht in zehn Minuten zu übermitteln, als 30 Minuten. Wenn Sie beispielsweise mit einem Kunden über eine Verkaufschance sprechen, zeigen Sie ihm, dass Sie seine Zeit respektieren, indem Sie Ihre Präsentation so kurz wie möglich halten.
Eine effektive Kommunikation ist zwar kurz und prägnant, muss aber auch vollständig sein. Dies bedeutet, dass die Nachricht alle relevanten Fakten enthalten und logisch organisiert sein muss, damit sie leicht zu verfolgen ist. Je nachdem, mit wem Sie sprechen, können Sie bestimmte Aspekte ihres Wissens annehmen, während Sie Details angeben, die sie möglicherweise nicht kennen. Die volle Bedeutung der Nachricht zu liefern, ist der Schlüssel zur effektiven Kommunikation. Wenn Sie beispielsweise mit einem neuen Geschäftspartner zusammenarbeiten und über den Einkauf von Verbrauchsmaterialien beraten, ist es wichtig, dass Sie ihm alle Spezifikationen des benötigten Materials zur Verfügung stellen. Ohne diese wertvollen Informationen bereitzustellen, kann der Lieferant möglicherweise nicht die richtigen Teile liefern, was zu Frustration, Verzögerungen und schlechten Beziehungen führen kann.
Die Fakten so zu präsentieren, wie sie sind, ohne sie zu überschätzen, ist eine der Qualitäten guter Kommunikationsfähigkeiten und vermeidet Mehrdeutigkeit und Verwirrung. Wenn Sie sich mit einer Beschwerde befassen, die ein Kunde beispielsweise mit einem Mitarbeiter hat, müssen Sie von beiden Seiten Feedback erhalten, um das Problem zu verstehen.
Fügen Sie Feedback in die Nachricht ein
Effektive Kommunikation beinhaltet das Geben und Empfangen von zeitnahem Feedback. Feedback hilft Ihnen und der Person, mit der Sie kommunizieren, anzuzeigen, ob die Nachricht korrekt gesendet und empfangen wurde. Wenn das Feedback vollständig außerhalb der Basis ist, kann dies bedeuten, dass Sie nicht effektiv kommuniziert haben oder dass der Empfänger Ihre Bedeutung nicht vollständig verstanden hat.
In einer geschäftlichen Umgebung ist Feedback wichtig, wenn Sie in einem Team arbeiten. Wenn Sie sich beispielsweise in einer Führungsposition befinden, müssen Sie Ihren Mitarbeitern konstruktives Feedback zu ihrer Leistung, ihrer Rolle und ihren Kommunikationsfähigkeiten mit Kunden geben. Zum Feedback gehört auch das Lob, das die Moral des Unternehmens und die Kameradschaft steigern kann.
Effektive Kommunikation erfordert nicht nur Feedback, sondern auch den Empfang. Konstruktives Feedback ist hilfreich, um Ihre Arbeitsleistung zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise während eines unternehmensweiten Meetings eine Rede halten möchten, sollten Sie unbedingt die wichtigsten Mitarbeiter Ihrer Mitarbeiter nach der Rede um Feedback bitten. Anhand des Feedbacks erfahren Sie, ob Ihre Rede effektiv war, um Ihre Botschaft zu vermitteln, und zeigen Ihnen, ob Ihre Mitarbeiter die wichtigsten Punkte verstanden haben, die Sie kommunizieren wollten. Ihr Feedback zeigt Ihnen auch Bereiche, in denen Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern müssen. Wenn beispielsweise die Kritik lautete, dass die Rede zu lang war, wissen Sie, dass Sie beim nächsten Mal daran arbeiten können, Ihre Kommunikation präziser zu fassen.
Zeigen Sie Respekt in Ihrem Gespräch
Respekt gegenüber den Menschen zu haben, mit denen Sie kommunizieren, ist ein wichtiges Kriterium für eine effektive Kommunikation. Die Menschen sind motivierter, sich mit Ihnen zu beschäftigen, wenn Sie ihnen und ihren Ideen Respekt entgegenbringen. Wenn Sie zum Beispiel zum ersten Mal einen Interessenten treffen, können Sie Respekt zeigen, indem Sie ihn mit seinem Namen ansprechen, wodurch er sich geschätzt fühlt. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, über ihr Geschäft zu lesen und sich in Ihrem Gespräch mit ihnen zu befassen, zeigen Sie deutlich, dass Sie Ihre Perspektive respektieren.
Wenn Sie telefonisch mit einem Geschäftspartner sprechen, zeigen Sie Ihren Respekt, indem Sie sich auf das Gespräch konzentrieren. Anstatt Ihre E-Mails abzurufen oder im Internet zu surfen, während Sie telefonieren, ist es eine respektvolle Angelegenheit, während des Telefonanrufs mit ihnen in Kontakt zu bleiben.
Nehmen Sie sich bei der Kommunikation per E-Mail mit Kollegen einige Minuten Zeit, um Ihre Nachricht zu korrigieren, sodass Tippfehler, Rechtschreibfehler oder grammatikalische Fehler vermieden werden. Sie zeigen Respekt, indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Botschaft sorgfältig aufzubauen.
Vergessen Sie nicht die nonverbale Kommunikation
Die Wörter, die wir zum Kommunizieren verwenden, machen weniger als 10 Prozent der Nachrichten aus, die wir übermitteln. Dies bedeutet, dass nonverbale Signale für eine effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung sind. Der Ton Ihrer Stimme zeigt, wie Sie sich bei der Kommunikation fühlen. Wenn Sie beispielsweise freundlich sein wollen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Ton freundlich ist.
Ihre Handgesten, Ihre Haltung und Ihre Körpersprache helfen, die Bedeutung Ihrer Worte zu vermitteln. Wenn Sie Ihre Arme verschränken, signalisieren Sie, dass Sie defensiv oder geschlossen sind, während Sie Augenkontakt herstellen, dass Sie eine Verbindung herstellen möchten.
Achten Sie auf die nonverbalen Signale, die von der Person übermittelt werden, mit der Sie sprechen. Ihre Haltung, ihr Ton und ihre Körpersprache werden Ihnen zeigen, wie sie sich fühlen, was Sie sagen, und sie können die Art und Weise der Kommunikation mit ihnen bestimmen.
Anforderungen an ein gutes Kommunikationssystem
Ein gutes Kommunikationssystem erfordert, dass Sie das richtige Kommunikationssystem für die jeweilige Aufgabe auswählen. Bei so vielen verfügbaren Optionen, wie Telefon, Messaging, E-Mail und persönlich, müssen Sie das Medium auswählen, das am besten zum jeweiligen Gesprächsthema passt. Zum Beispiel würden Sie Ihrem Chef keine SMS senden, um von Ihrer Position zurückzutreten oder um eine Erhöhung zu bitten. Diese wichtigen Gespräche sollten persönlich stattfinden. Ebenso benötigen Sie kein persönliches Meeting für kleinere geschäftliche Probleme, das per E-Mail übermittelt werden kann, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
